Home office: o que é, como trabalhar e quais ferramentas?

Tire todas as suas dúvidas sobre como trabalhar em casa

Trabalhar home office é o desejo de muitos brasileiros, mas em alguns momentos como durante a pandemia do Coronavírus (Covid-19), trabalhar em casa pode deixar de ser uma opção de estilo de vida para se tornar a única forma de manter seu negócio em momentos difíceis.

É verdade que diversos tipos de negócios podem ter dificuldade em migrar de canais físicos para o ambiente home office e, realisticamente, algumas profissões realmente podem ser incapazes de se ajustar.

Seja porque você gostaria de começar a fazer isso ou pela necessidade de migrar toda sua equipe para trabalhar em casa, neste artigo abordamos tudo o que você precisa saber sobre home office, o que é, como funciona e quais ferramentas podem ajudá-lo.

Inclusive, grande parte da equipe da JivoChat no mundo inteiro trabalha dessa forma desde sempre e, por isso, sabemos bem como ajudá-lo a atingir este objetivo e amenizar a transição do escritório para a sua casa.

O que é Home Office? Como funciona?

O termo pode ser traduzido diretamente do inglês para “escritório em casa” e, como já indica, trata exatamente sobre pessoas que conseguem, sem sair de casa ou de seu ambiente fora do escritório, executar tudo que precisam para manter seu negócio funcionando.

No mundo, milhões de pessoas já trabalham home office e já podemos encontrar diversas empresas que gerenciam sua equipe inteira ou parte dela à distância, como é o caso da própria JivoChat.

De acordo com uma pesquisa realizada pela OWL Labs a respeito de estatísticas do trabalho remoto, o home office é uma tendência que continua crescendo nos últimos anos e, inclusive, 56% das empresas apresentam possibilidades de trabalho remoto.

É verdade que algumas funções e cargos sejam mais adequadas para este tipo de abordagem, como freelancers, redatores, programadores, operadores de suporte e demais posições que atuam principalmente no ambiente digital.

Entretanto, em meio à situações adversas como a pandemia do Covid-19, diversos negócios tiveram de se ajustar dentro de um pequeno intervalo de tempo para se manterem em meio à ordens de quarentena e distanciamento social, como por exemplo donos de ecommerces e lojas no varejo, restaurantes, personal trainers e até mesmo professores, escolas e universidades.

Para estes cargos, trabalhar em casa pode ser um tanto desafiador, especialmente no que diz respeito a manter sua produtividade em meio à tantas distrações. Mas não se preocupe, é possível superar esta transição.

Trabalhar em casa

Dicas para trabalhar home office

Existem diversas metodologias, boas práticas e estratégias que você pode seguir para manter um bom nível de produtividade e fazer com que seu trabalho realmente renda mesmo enquanto estiver em home office.

Confira 10 das principais dicas antes de começar. Mas fique atento: você também precisará de ferramentas capazes de auxiliá-lo neste processo - apresentamos diversas ferramentas para home office mais abaixo neste artigo.

1. Estabeleça seu espaço de trabalho

O primeiro passo para começar a trabalhar dessa forma é estabelecer exatamente qual será o seu espaço de trabalho, ou seja, seu “escritório caseiro”.

Este local deve ter acomodamentos projetados para suportar suas atividades, como por exemplo uma mesa para seu notebook ou computador e conexão à internet.

Se possível, evite que seu local de trabalho fique em áreas comuns em sua residência, como na sala onde está localizada a televisão, a cozinha ou outros ambientes que sejam frequentemente usados por outras pessoas com quem mora - caso não more sozinho.

Mesmo que more sozinho, escolher um local de trabalho longe das distrações é uma dica extremamente valiosa para ajudá-lo a manter-se focado.

2. Tenha uma conexão estável

Pode parecer uma dica óbvia, mas a verdade é que para fazer o home office funcionar, você precisa de uma boa conexão à internet, tanto para acessar ferramentas necessárias para executar suas atividades, quanto para manter-se conectado à outros integrantes de sua equipe.

Uma conexão instável fará com que você perca valiosos minutos ou até mesmo horas de trabalho e, além disso, irá quebrar sua concentração e acabar frustrando-o.

3. Prepare todos os equipamentos e ferramentas que precisará

Antes de começar a trabalhar fora do escritório de sua empresa, certifique-se que possui todos os equipamentos e ferramentas necessários para a execução de suas atividades e tarefas.

Para isso, basta se perguntar sobre o que é essencial para fazer seu trabalho acontecer. Você precisa de um computador ou smartphone para acessar seus sistemas? Precisa de uma câmera para transmitir suas aulas? Precisa de um microfone para participar de teleconferências?

Considere tudo isso e prepare seu ambiente para que não tenha dificuldades ou empecilhos durante sua jornada de trabalho.

4. Organize seu horário de trabalho

Mesmo que esteja trabalhando em casa, é crucial ter uma jornada de trabalho bem definida - assim como existe para escritórios de empresas. Portanto, defina seu horário de início, pausa e término.

A vantagem aqui é poder escolher exatamente quando você deseja começar e terminar, entretanto, é importante não cair na tentação de parar de trabalhar mais cedo do que deveria.

Além disso, caso você trabalhe com uma equipe, certifique-se de estabelecer um horário de trabalho que funcione para todos os integrantes e deixe-os cientes sobre sua própria disponibilidade.

Caso contrário, você se verá conversando com sua equipe e trabalhando o dia inteiro, algo que irá afetar negativamente sua produtividade.

Organize seu horário de trabalho home office

5. Converse sobre home office com as pessoas com quem mora

As chances são que você não mora sozinho e divide a residência com outras pessoas, sejam estas seus pais, cônjuge, filhos, colegas de trabalho, etc.

Ao começar a trabalhar dessa forma, é importante conversar com as outras pessoas para que estas comecem a se treinar a respeitar seu horário de trabalho.

O começo pode ser desafiador, mas mantenha a calma e continue se treinando a não perder o foco nas atividades e tarefas que deve executar diariamente.

Para casos não urgentes, a resposta “Estou trabalhando” deve gradativamente ser aceita pelos outros residentes em seu home office. Caso isso seja difícil para a sua realidade, não se preocupe, confira nossas próximas dicas.

6. Evite distrações

Familiares e filhos são distrações difíceis de evitar, mas como mencionamos acima, é possível criar um ambiente de trabalho dentro de sua casa - mesmo que isso leve tempo.

Entretanto, estas não são as únicas distrações com as quais você deve tomar cuidado. Como você está em casa e sem supervisão, não é difícil cair na tentação de perder vários minutos em atividades não produtivas.

Portanto, durante seu horário de trabalho, evite ao máximo:

O problema em questão é que sua casa também é seu local de descanso e, por isso, é importante se esforçar para não deixar que todas as distrações a seu alcance atrapalhem seu desempenho.

7. Crie disciplina para trabalhar sozinho

Você possivelmente já deve ter ouvido que trabalhar em casa “não é para todos”. Há certa verdade nessa afirmação, mas isso não significa que você não posse se treinar para conseguir manter um excelente desempenho no home office.

Entretanto, não espere que isso aconteça da noite para o dia. Com o tempo, se discipline a manter sua rotina para que possa trabalhar sozinho de forma consistente todos os dias.

Caso contrário, você acabará por se frustrar não apenas com os resultados negativos, mas também com seu próprio desempenho.

8. Faça pausas e organize seus intervalos

Já falamos sobre como é importante ter uma jornada de trabalho bem definida e, na verdade, isso também inclui determinar exatamente quais serão suas pausas, como por exemplo para almoçar, fazer alongamentos, etc.

Para isso, indicamos que use metodologias como a Técnica Pomodoro, que envolve dividir seu trabalho em ciclos de 25 minutos, com descansos de 5 minutos entre cada ciclo e, ao término de 4 ciclos, uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.

Técnica Pomodoro

Mas fique atento: para que a Técnica Pomodoro funcione, é necessário garantir que você não seja interrompido e se mantenha inteiramente focado durante cada ciclo de 25 minutos.

9. Mantenha a boa postura

Pode parecer uma dica boba, mas a verdade é que manter uma boa postura faz toda a diferença em seu desempenho.

Evite trabalhar deitado em seu sofá ou cama, por exemplo. Além da má postura ser extremamente prejudicial à sua saúde, ela é capaz de afetar negativamente seus resultados.

Além disso, evite trabalhar de pijama. Inicialmente pode parecer uma excelente vantagem não precisar trocar de roupa após acordar para começar as suas atividades, mas a verdade é que a forma como você se comporta e se veste têm grande impacto em seu desempenho.

10. Foque nos benefícios

Seja por necessidade ou por opção, trabalhar em casa não precisa ser uma tarefa árdua, frustrante e cansativa.

Foque nos benefícios de poder continuar executando suas atividades através do home office e lembre-se que isso é algo que pode ajudá-lo a manter seu negócio vivo mesmo durante situações adversas, como a própria pandemia do coronavírus.

Melhores ferramentas para Home Office

Agora que você já sabe o que é home office e aprendeu as melhores boas práticas para manter um bom nível de desempenho e ser produtivo sem sair de casa, precisará de ferramentas capazes de dar suporte ao seu negócio.

O tipo de ferramenta ideal para a sua empresa dependerá de sua área de atuação, mas neste artigo vamos listar soluções gerais que podem ser aplicadas a essencialmente qualquer tipo de negócio - especialmente relacionadas à organização e administração de sua equipe de trabalho.

Dividimos as ferramentas de acordo com suas funções para que possa encontrar alternativas ideais de acordo com a sua realidade, confira:

Atendimento ao cliente

1. JivoChat

Ser capaz de manter o contato com seus clientes é crucial, mas esta tarefa pode ser desafiadora para empresas acostumadas a receber clientes dentro da loja física ou em suas agências e escritórios.

Para este fim, não se esqueça que você pode instalar o JivoChat gratuitamente na página de seu negócio para conversar com clientes em tempo real através do chat online, além de poder integrá-lo à outros canais como as redes sociais, email, telefone e callback.

Além disso, você também pode aproveitar o Jivo para manter todos seus operadores e representantes conectados e otimizar o acesso à informação, como histórico de atendimento, compartilhamento de arquivos, transferência de chamados e chats, etc.

Estamos prontos para ajudá-lo a trabalhar home office e não perder vendas e oportunidades de negócios devido à comunicação com clientes!

JivoChat

Confira outras ferramentas que podem ajudá-lo a migrar para home office:

Comunicação com a equipe

Além de atender seus clientes, você certamente precisa ter uma ferramenta de comunicação interna com a qual poderá manter o contato com outros integrantes de seu time.

2. Slack

O Slack é uma ferramenta muito popular para comunicação de equipes. Ele é gratuito e permite que você crie facilmente um servidor para sua empresa, convide todos os colaboradores e organize diferentes canais de comunicação dentro da ferramenta.

Dessa forma, fica fácil separar setores e manter o contato com todos os integrantes de sua equipe de onde estiver, seja no computador ou em dispositivos móveis - através do app mobile.

Slack

3. Skype

O Skype também pode ser uma excelente opção, especialmente para equipes menores. Além de permitir que você crie conversas em grupo, é possível realizar ligações, teleconferências e até mesmo videoconferências com a ferramenta.

A solução da microsoft é gratuita e para acessá-lo basta acessar a página e fazer seu cadastro.

Skype

4. Zoom

Se você precisa de uma ferramenta para realizar teleconferências ou videoconferências enquanto estiver trabalhando em home office, o Zoom é considerado a melhor opção para isso.

Além de ser extremamente leve, o Zoom te permite compartilhar a tela de seu computador com outros integrantes na mesma sala de conferência.

Zoom

5. Google Hangouts

O Google Hangouts é outra excelente opção para teleconferências. Ele também é gratuito e pode ser acessado facilmente a partir de seu email no Gmail.

No Hangouts, você poderá fazer ligações, enviar mensagens de texto e compartilhar documentos facilmente - especialmente através da Google Suite.

Google Hangouts

Compartilhamento de documentos e arquivos

Para que possa trabalhar em equipe via home office, você precisará ser capaz de compartilhar documentos, arquivos, imagens e outros tipos de materiais online com facilidade e, além disso, fazer com que arquivos sejam facilmente acessíveis para aqueles que precisam usá-los.

5. Google Drive

Indicamos primeiramente o Google Drive, que te permite criar e compartilhar facilmente documentos de texto, planilhas de excel, imagens, vídeos e essencialmente qualquer outro tipo de arquivo.

Google Drive

6. Dropbox

Como uma ótima alternativa ao Google Drive, e sendo mais indicado para quem não precisa criar documentos digitais mas está em busca de uma forma prática de compartilhá-los com toda a equipe, também vale a pena conferir como o Dropbox pode ajudá-lo.

Dropbox

Gerenciamento de projetos e equipe

Gerenciar o trabalho de sua equipe pode ser desafiador quando você não é capaz de fazer reuniões presenciais devido à ordens de distanciamento social e quarentena. Felizmente, existem alternativas que podem ajudá-lo.

7. Trello

O Trello é uma das melhores ferramentas para gerência de projetos. Nela, você pode facilmente organizar e rastrear tanto suas próprias atividades, quanto delegar tarefas para outros integrantes de sua equipe.

Ele é uma excelente forma de mensurar o desempenho do trabalho home office, além de ser gratuito e contar com uma interface simples e extremamente intuitiva.

Trello

8. Asana

Para equipes maiores e negócios mais robustos, recomendamos o Asana. Nele é possível delimitar setores, fazer controle de acesso, agendar, delegar e rastrear tarefas e criar um cronograma de atividades para toda sua equipe.

Asana

Gestão de relacionamento com clientes

Além de acompanhar o trabalho de sua equipe através de uma ferramenta de gestão de projetos, é importante não deixar de gerenciar cada etapa do relacionamento com os clientes em seu negócio.

Por isso, considere também usar uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar seu pipeline de vendas e ter uma visão clara de todas as oportunidades abertas com seus clientes.

9. Freshsales

O Freshsales oferece funcionalidades para que você possa acompanhar oportunidades geradas através de canais de atendimento, assim como recursos para qualificação de leads e insights sobre novas oportunidades.

Freshsales

10. Ploomes

Já o Ploomes te oferece uma visão 360º de todos os leads e clientes cadastrados em sua base, além de te permitir construir seu próprio funil de vendas dentro da ferramenta. Ele também conta com automação de vendas para melhorar o desempenho de sua equipe - o que pode ser extremamente útil para o trabalho home office.

Ploomes

Está preparado para trabalhar home office?

Esperamos que este artigo tenha ajudado a entender tudo sobre o que é home office e conhecer ferramentas que podem ajudar em seu próprio dia a dia - especialmente durante um período de quarentena.

Trabalhar em casa pode ser realmente desafiador para aqueles que estão acostumados a manter o contato humano, mas felizmente existem inúmeras ferramentas gratuitas que podem ajudá-lo.

Recomendamos que leia também nosso artigo com as melhores ferramentas de vendas online com soluções capazes de ajudá-lo a vender de qualquer lugar - desde que esteja conectado à internet.

Por fim, não se esqueça: o JivoChat está pronto para ajudá-lo a conquistar cada vez mais clientes através dos canais digitais.

2020/03/24

Se você curtiu esse artigo você também pode gostar desses ...

Dicas para ecommerce, conversão e suporte