Fluxograma: O que é e como usar?

Índice

Fluxograma é uma ferramenta que pode ser utilizada tanto no ambiente profissional, para otimizar a gestão de um negócio, quanto na vida pessoal para documentar, estudar ou realizar um planejamento.

Ela permite que o leitor tenha uma projeção visual de cada etapa do seu projeto, através de símbolos indicativos que criam um aspecto gráfico. 

O fluxograma também é uma das 7 principais ferramentas da qualidade, e é amplamente utilizado para melhoria de desenvolvimento de processos tornando-os mais qualificados. 

Por isso, se você quer saber mais sobre essa ferramenta, como ela pode ajudar você a entregar processos mais eficientes para os seus colaboradores continue a leitura desse artigo para ter acesso a essas e outras informações.

O que é um fluxograma?

O fluxograma é uma ferramenta que permite a visualização gráfica de diferentes etapas de um processo. 

E esse é o ponto chave em utilizar essa ferramenta, ter a visibilidade de um processo a nível global para poder avaliá-lo. 

Em um fluxograma cada passo ou etapa de um projeto, ou processo, é representado por símbolos, formas geométricas, que possuem um significado e descrições próprias.

Esses símbolos são parte importante da estrutura de um fluxograma, pois representam os materiais, serviços, etapas e recursos envolvidos.

Geralmente os símbolos em um fluxograma são ligados por setas que irão indicar em qual direção deve ser feita a leitura, ou seja, apontam a direção do fluxo de atividades.

Além da melhor visibilidade, de um processo, uma outra vantagem de utilizar o fluxograma é que ele pode ser atualizado a qualquer momento, e essa atualização será rapidamente compreendida pelos membros de uma equipe.

Por exemplo, se você delegou tarefas, a uma equipe percebeu que precisa incluir tarefas a mais para melhorar o desenvolvimento de um processo, basta incluí-las através dos e sua descrição dentro do fluxograma.

Dessa forma, a sua equipe saberá em que parte do processo e  qual tarefa devem realizar sem precisar de maiores detalhes, e isso é o que permite que a ferramenta seja tão popular, nos seus mais diversos usos.

Os fluxogramas ainda podem receber classificações, que são necessárias para diferenciá-los e definir suas aplicações.  

Além do fluxograma, existem outras ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar o desempenho de processos dentro da sua empresa.

Por isso, é importante que você conheça quais são essas ferramentas e como você pode incorporá-las ao seu planejamento estratégico.

Se você ainda não sabe como começar, não se preocupe, pois no próximo tópico veremos alguns cursos para que você possa atualizar o seus conhecimentos e melhorar suas habilidades de gestão estratégica.

Cursos para otimizar a gestão do seu negócio

Quem está interessado em conhecer mais sobre fluxogramas, geralmente está interessado em tornar os processos dentro da própria empresa mais eficientes e rápidos.

Existem outras ferramentas que podem ser utilizadas para alcançar esse objetivo, e é interessante se manter atualizado e conhecê-las.

Elas podem ser bastante úteis no ambiente profissional, e podem te ajudar a conseguir aquela tão sonhada promoção. 

Visando ampliar os seus conhecimentos, separamos três cursos incríveis que irão explicar o funcionamento de algumas das ferramentas mais utilizadas no ambiente corporativo, entre elas o fluxograma.

1. 50 Ferramentas de Gestão

O curso 50 ferramentas de gestão é um curso básico, mas ele abrange todas as ferramentas que você precisa conhecer para melhorar a gestão do seu negócio.

Nesse curso você terá acesso a diversas ferramentas gerenciais e administrativas criadas no Excel, entre elas o fluxograma, 5W2H, Funil de vendas, KPI e outras.\ \ Através do conhecimento dessas ferramentas você poderá atuar na padronização de processos, melhorar a sua resolução de problemas, fazer análises gráficas, tomar decisões mais assertivas para a sua empresa e muito mais.

São apenas 4 horas de videoaulas, no entanto, o que torna o curso ainda mais completo é a disponibilização de mais de 160 materiais para Download.  

O acesso ao curso é vitalício e após a conclusão você terá o certificado para adicionar todo o conhecimento que você adquiriu com o curso ao seu currículo profissional.

O curso já formou mais de 800 alunos e está dividido em blocos para que você possa encontrar as ferramentas que precisa mais rapidamente.

2. Masterclass: 10 Ferramentas de Gestão e Produtividade

Você deseja melhorar a produtividade e ainda não conhece quais são as ferramentas que podem contribuir para que você alcance esse objetivo? 

No curso as 10 ferramentas de gestão e produtividade, você terá conhecimento sobre essas ferramentas e sua aplicação. 

Esse conhecimento permitirá que você avalie estrategicamente o seu mercado de atuação e os seus concorrentes, melhore a maneira que você realiza a sua gestão tempo, além da aplicação de soluções práticas para melhorar e impactar positivamente o desenvolvimento da sua empresa.

É um curso com mais de 2 horas de videoaulas e 13 recursos para download e certificado de conclusão ao final do curso.

O curso 10 ferramentas de gestão e produtividade já formou mais de 300 alunos e é uma ótima oportunidade para quem deseja aprimorar os seus conhecimentos em gestão empresarial.

3. As 7 Ferramentas da Qualidade- Aprenda com exemplos práticos

No início do artigo, mencionamos que o fluxograma faz parte de uma das 7 ferramentas da qualidade.

Essas ferramentas são utilizadas para que você possa identificar os principais gargalos no seu negócio.

No curso as 7 Ferramentas da qualidade, você conhecerá cada ferramenta e como ela pode ser aplicada ao seu negócio.

As ferramentas que você vai conhecer no curso são:

  • Folha de verificação 
  • Diagrama de Ishikawa
  • Fluxograma
  • Histograma
  • Diagrama de dispersão
  • Diagrama de Pareto
  • Carta de controle

É um curso com 3 horas de videoaula, acesso vitalício, 18 recursos para download e certificado de conclusão.

Quando é necessário fazer o uso de um fluxograma?

No ambiente profissional, o fluxograma é utilizado quando você deseja alcançar mais eficiência, ou então desenvolver um padrão para a realização de tarefas.

Ele pode ser aplicado tanto em um projeto específico quanto em tarefas mais rotineiras do cotidiano. 

A partir da utilização do fluxograma você deixa evidente para os membros de uma equipe quais são as tarefas, as etapas ou processos que eles devem cumprir.

É uma maneira de estabelecer uma comunicação clara com o colaborador. Conheça outros situações em que é possível fazer uso do fluxograma:

  • Deseja mostrar relação e responsabilidade entre as atividades envolvidas
  • Deseja demonstrar para a sua equipe quais são os caminhos que um processo precisa percorrer
  • Quer Identificar quais são os gargalos presentes em um processo ou na execução de um projeto
  • Deseja minimizar os custos e reduzir o tempo em que um projeto leva para ser executado

Como você pode ver, o fluxograma possui ampla aplicabilidade, além de ser uma ferramenta simples e que pode fazer toda a diferença na comunicação da sua empresa.

Conheça os principais símbolos de um fluxograma

Antes de abordarmos como você pode fazer o seu próprio fluxograma, é necessário conhecer os principais elementos gráficos que fazem parte do fluxograma.

Existem mais elementos do que aqueles que iremos apresentar aqui, mas saiba que você não precisa utilizar todos e nem conhecer todos.

O mais importante na construção de um fluxograma é que ele faça sentido para você e para quem irá interpretá-lo. 

Portanto, o seu foco deve ser em conhecer aqueles símbolos que serão úteis para simplificar os processos da sua empresa.

Você pode conhecer os principais símbolos na imagem abaixo. 

Símbolos aplicados ao fluxograma

Os tipos de fluxograma

O fluxograma pode ser dividido em classes, e o mais utilizado nas empresas é o fluxograma de processos.

Mas nada impede que você faça uso das outras classes desde que a função do fluxograma vá de encontro com o seu objetivo.

Conheça quais são os principais tipos de fluxogramas que podem ser utilizados:

Diagrama de blocos

É o fluxograma mais conhecido e também o mais simples, provavelmente você já fez uso desse tipo de fluxograma em algum momento da vida, ou pode ter tido contato com ele através de materiais informativos.

Esse tipo de fluxograma é formado por uma sequência de blocos linear, onde em cada bloco está representada uma atividade por sequência. Atenção, pois essa sequência de blocos não envolve tomadas de decisão.

Esse tipo de fluxograma pode ser considerado também um checklist gráfico, e portanto, ele é muito utilizado quando se deseja oferecer instruções de trabalho.  

Exemplo de fluxograma diagrama de blocos

Fluxograma de processos simples

Esse tipo de fluxograma permite uma visualização simplificada de um processo do seu início ao fim, com base em cada etapa ou tarefa componente. 

Nesse fluxograma são incluídos alguns pontos de decisão, onde você deve determinar qual é a pergunta e quais caminhos seguir diante das respostas disponíveis para essa pergunta. 

Exemplo de fluxograma de processos simples

Fluxograma funcional

O fluxograma funcional mostra uma sequência de tarefas e atividades que são separadas pelas áreas em que ele ocorre, ou também pelas pessoas que irão executar cada tarefa. 

Ele não está restrito a uma única tarefa, por isso através desse fluxograma é possível identificar os gargalos dentro de um processo completo.

Exemplo de fluxograma funcional

Fluxograma vertical

O fluxograma vertical também pode ser conhecido como o diagrama de processo.

Ele é amplamente utilizado em processos de melhoria, pois ele permite que sejam visualizados as relações entre as atividades, os pontos de decisão, inspeção, loops e retrabalho.

Nesse fluxograma, os símbolos são dispostos em uma coluna vertical, e são seguidos de uma coluna que descreve o quais são as ações e ao longo do fluxograma você traça uma linha que vai ligar esses pontos dando sentido lógico ao gráfico.

Exemplo de fluxograma vertical

Como fazer um fluxograma?

Depois de conhecer as categorias de fluxograma e os principais símbolos que podem compor o seu fluxograma, vamos aprender como fazer um fluxograma.

Confira a seguir o passo a passo:

Escolha a ferramenta mais adequada

O primeiro passo para começar a elaborar o seu fluxograma é definir qual ferramenta você utilizará para criá-lo. 

Do contrário do que muitas pessoas pensam, não é necessário usar ferramentas robustas, ele pode até mesmo ser realizado à mão, embora seja um pouco mais trabalhoso.

Mas você também pode optar pelo uso de algumas ferramentas que já incluem esses símbolos em seu conteúdo, e que tornam mais prática a elaboração do seu fluxograma.

E existem uma infinidade de ferramentas disponíveis no mercado, para elaborar o seu fluxograma é possível utilizar :

  • Papel e caneta
  • Quadros brancos
  • Ferramentas do pacote office (Word e o Powerpoint)
  • Ferramentas de Design (Canva)
  • Ou ferramentas próprias (Draw.io)

Mais importante do que um desenho bonito, é manter o seu fluxograma organizado de maneira que ele faça sentido para quem fará o uso dessa ferramenta. 

Você também pode procurar por tutoriais no Youtube aplicados a elaboração de fluxograma na ferramenta da sua escolha.

A escolha da ferramenta é bastante pessoal, e irá depender dos seus recursos disponíveis. Você pode optar por usar o Canva, por exemplo.

Ela é uma ferramenta que facilita o seu trabalho, pois possui alguns modelos de fluxogramas prontos, basta editá-los, incluir ou excluir elementos.

Templates de fluxograma do Canva

Ou então montar o seu do zero, de forma personalizada. Por ser uma ferramenta de edição de recursos gráficos, você pode montar o seu fluxograma online rapidamente selecionando os elementos que a própria plataforma disponibiliza. 

E o melhor de tudo é deixá-lo com um uma aparência mais profissional para apresentar para a sua equipe.

Exemplo de como fazer um fluxograma no Canva

Para utilizar o Canva basta selecionar os elementos no menu lateral e arrastar. Viu? Fácil e prático.

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Determine o processo

Depois de definir a ferramenta é hora de realizar um mapeamento completo do processo que você deseja representar no fluxograma. 

Um bom caminho para começar a definir é traçar aquele projeto que pode ser considerado o mais problemático para sua empresa, ou aqueles mais complexos.

Algumas perguntas podem te ajudar a definir: 

  • Qual é o processo que os colaboradores encontram mais dificuldade?

  • O que esse processo inicia?

  • Quais são as etapas desse processo? Faça um mapeamento de cada etapa, do início ao fim, pense em cada atividade detalhadamente e como ela é desempenhada.

Lembre-se que é importante detalhar o processo como ele  realmente ocorre dentro da sua empresa e não como ele deveria ocorrer.

Pois apenas dessa forma você será capaz de identificar quais são os pontos que devem ser melhorados. 

Veja o exemplo, atendimento sac online:

  • Cliente atendido por chatbot
  • Buscar registro do cliente
  • Verificar histórico de compras
  • Verificar o último produto adquirido
  • Problema do cliente não solucionado
  • Contatar o cliente

Lembre-se que esse é apenas um exemplo resumido de fluxograma, e nem sempre ele será linear, podendo até mesmo ser mais complexo e envolver mais tarefas. 

O importante é desenhá-lo como ele realmente ocorre. 

Monte o seu fluxograma

Agora que você já listou as principais atividades que irá incluir no seu fluxograma é hora de desenhá-lo.

Mantenha em mente que o fluxograma é uma representação gráfica e que você deve utilizar preferencialmente os símbolos apresentados para cada função. 

Entretanto, se não for possível você pode criar a própria simbologia da sua empresa, mas é importante que haja uma padronização, pois todos os fluxogramas devem seguir a mesma linha. 

Revise o seu fluxograma depois de terminá-lo

Outro passo que é muito importante, depois de terminar o seu fluxograma revise cada uma das etapas para ter certeza de que você esqueceu de nenhuma etapa e nem atividade.

Percorra cada etapa com as equipes responsáveis pelo desenvolvimento de cada etapa do processo e peça feedbacks.

Nessa etapa também você será capaz de identificar onde estão os gargalos, portanto é imprescindível que a sua equipe esteja reunida para avaliar o que deve ser feito.

Evite os principais erros na construção do seu fluxograma

Construir um fluxograma pode ser um pouco trabalhoso de início, pois você pode ficar perdido, mas não se preocupe, pois com as dicas que separamos pra você essa tarefa ficará mais fácil. 

Dê atenção extrema aos ícones

Não dar atenção aos ícones na hora de construir o seu fluxograma, pode dificultar a compreensão do mesmo, lembre-se que é fundamental que ele seja compreendido universalmente.

Se possível, sempre identifique a flecha em um único, apenas quando há momentos de decisão que ela pode seguir por outros caminhos.

Também é importante dar atenção ao tamanho dos ícones, opte por exibi-los sempre do mesmo tamanho, para deixar a leitura mais fácil e harmoniosa. 

Uma opção que também tem grande impacto na visibilidade é fazer a mudança de cores para representar a diferença entre os tipos de ícones.

Estabeleça ligação correta entre as atividades

Importantíssimo para que você estabeleça a ligação correta entre os elementos, no sentido, direção e qual caminho a sua equipe terá que percorrer. 

Lembre-se que o caminho deve ser representado por flechas que irão ligar os ícones, não existem caminhos sem saída no fluxograma, ou seja a etapa final não deve se conectar com nenhuma outra.

O leitor deve ser capaz de encontrar facilmente qual é o próximo segmento. Atente-se para não realizar a conexão errada, pois ela pode gerar um loop infinito e consequentemente uma atividade sem fim. 

Atente-se ao tamanho do seu fluxograma

É uma etapa muito importante, mas muitas pessoas não a levam em consideração.

Se você estiver montando um fluxograma em um papel ou quadro, você deve se atentar ao espaço a ser preenchido.

Um fluxograma muito grande em um espaço pequeno pode causar confusão na visualização, leitura e também na compreensão. 

Por isso, depois de elaborar a sua lista de processos, analise o tamanho aproximado para o seu fluxograma. 

Pronto para fazer o seu fluxograma?

Depois de conhecer todas as informações que apresentamos nesse artigo sobre fluxograma, você já deve imaginar que as outras ferramentas também devem ser tão úteis quanto. 

Portanto, não deixe de conhecer as outras ferramentas e sua aplicabilidade, é possível até fazer o uso de mais de uma ferramenta em um mesmo projeto. 

Dê um passo adiante na sua carreira profissional e mostre que você tem condições de ir além. 

Bons estudos!

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