5W2H: O que é e como aplicar?

Índice

A 5W2H é uma ferramenta amplamente utilizada na gestão empresarial de empresas de grande porte até empresas pequenas.

A sua aplicação é prática e bastante ampla, o que faz com que ela seja uma ótima opção para aquelas empresas que desejam melhorar o seu planejamento estratégico, tático e operacional.

A grande vantagem em utilizá-la é a sua flexibilidade, pois ela pode ser utilizada em conjunto com outras ferramentas e estratégias que permitem otimizar o desenvolvimento dos seus projetos.

Para que você que possa conhecer mais sobre 5WH2, descobrir quais são as suas aplicações e como você pode melhorar a gestão da sua empresa através dessa ferramenta, para alcançar seus objetivos e metas, elaboramos um artigo cheio de informações.  

O que é 5W2H?

5W2H é uma ferramenta utilizada para quem busca simplificar a definição e execução das atividades, quando essas atividades exigem a necessidade de elaboração de um plano de ação.  

A aplicação dessa ferramenta permite fazer um checklist de tarefas onde serão definidos prazos, responsabilidades e quem são as pessoas responsáveis para atuar na mitigação do problema encontrado.

A sigla 5W2H é a própria chave para o uso da ferramenta, é através dela que você identifica quais são as 7 diretrizes principais que devem ser  seguidas. 

Pois, cada letra encontrada nessa sigla possui um significado diferente e que serão traduzidas nas perguntas principais que permitem a aplicação da ferramenta.

Se você olhar para a sigla 5W2H o que significa que você já deve ter percebido, a sigla é composta por 5 letras W e 2 letras H. 

Os 5Ws da sigla significam:

  • What: o que será feito?
  • Why: por que precisa ser realizado?
  • Who: quem irá realizar a ação?
  • Where: onde será implementado?
  • When: quando deverá ser feito?

Já os 2Hs da sigla significam: 

  • How: como será conduzido?
  • How much: quanto custará esse projeto?

Ou seja, responder essas 7 perguntas de maneira realista e aplicada a uma meta ou objetivo ou a resolução de um problema, permite que você possa visualizar cada etapa do seu projeto. 

Mas nem sempre traçar objetivos ou encontrar a solução para um problema vai depender do uso de apenas do uso de uma ferramenta ou metodologia. 

E o ideal é buscar conhecer outras ferramentas que possam te auxiliar na gestão empresarial, mas se você não sabe ainda por onde começar, não se preocupe.

No próximo tópico, apresentaremos cursos focados na gestão empresarial para que você possa aprender a utilizar a 5W2H e outras ferramentas.

Cursos para aprender a utilizar a ferramenta 5W2H

Para fazer uma boa gestão empresarial é necessário conhecer as demais estratégias disponíveis no mercado.

Por isso, selecionamos 3 cursos onde você poderá aprofundar os seus conhecimentos sobre principais ferramentas e estratégias de gestão, incluindo a ferramenta 5W2H.

50 Ferramentas de Gestão  

O curso 50 Ferramentas de Gestão é um curso que objetiva apresentar para você quais são as principais ferramentas utilizadas no mundo corporativo.

Além da ferramenta 5W2H, você terá a oportunidade de conhecer ferramentas como o diagrama de Ishikawa, Pareto, método PDCA, matriz SWOT, gráficos, histogramas e muitas outras, afinal são 50.

O curso ainda trabalha com uma abordagem bastante organizada e está dividido em blocos para que você possa ser mais objetivo e encontrar o que você deseja mais rapidamente. 

São 4 horas de videoaulas e mais de 150 recursos para Download. Ao final do curso você adquire um certificado de conclusão desse curso que já formou mais de 800 alunos. 

Não perca a oportunidade de ficar por dentro das melhores ferramentas para que você possa saber quais estão disponíveis e aplicá-las quando for necessário.

Gestão Estratégica Organizacional

Esse curso é bastante completo, pois através dele você poderá adquirir conhecimento das principais ações estratégicas que devem ser consideradas na hora de realizar um planejamento estratégico.

Você também será apresentado aos conceitos de gestão estratégica, planejamento estratégico, BSC e alinhamento estratégico.

É um curso com 40 horas de conteúdo em videoaulas onde você seguirá um programa de estudos e no final do curso você terá a experiência de assistir como é realizada uma consultoria de planejamento estratégico com base em um case real.

Ao concluir o curso você terá habilidades suficientes para elaborar um planejamento estratégico objetivo e eficaz.

Masterclass: 10 Ferramentas de Gestão e Produtividade

Ao contrário do curso anterior, esse curso possui uma abordagem mais focada e apresenta 10 ferramentas de gestão para que você possa aplicá-las ao seu negócio.

Além disso, é um curso que visa te ensinar como avaliar os seus principais concorrentes no mercado,  criar estratégias para aplicar na sua empresa, potencializar as suas estratégias e melhorar os processos organizacionais da sua empresa.

É um curso que conta com mais de 2 horas em vídeo, 13 recursos para download e certificado de conclusão.

Com esse curso você vai aprender a ter uma visão mais amplificada do processo gerencial e poder aplicá-lo ao seu negócio.

Qual a origem da ferramenta 5W2H?

Embora o modelo 5W2H seja amplamente aplicado e também muito estudado, não se sabe ao certo quem foi o criador dessa ferramenta.

Entretanto, podemos afirmar que ela teve sua origem no Japão, e muitas pessoas apontam que essa ferramenta tem uma forte ligação com o modelo Toyotismo.

Pois, esse modelo apresentou um aumento na produtividade e permitiu que a Toyota evitasse o desperdício de bens materiais como era observado no Fordismo.

Relatos dizem que os funcionários começaram a aplicar a ferramenta 5W2H para melhorar a cadeia de produção e minimizar os erros, encontrando uma maneira ágil de produzir automóveis. 

Qual a importância de utilizar a ferramenta 5W2H?

Quando bem aplicada a um projeto, a ferramenta se torna um facilitador, pois permite que você e a sua equipe tenham maior visibilidade sobre o projeto ou plano de ação.

Assim, seus objetivos ou problemas podem ser compreendidos pelo ponto de vista de diferentes pessoas.

Ocorre melhoria na comunicação entre os envolvidos no projeto que permite que todos possam encontrar estratégias e soluções para o alcance dos objetivos, e consequentemente a tomada de decisão pode se tornar mais assertiva.

De uma maneira geral,  ao incorporar a ferramenta 5W2H a cultura organizacional da sua empresa pode trazer benefícios a longo prazo.

Imagem vetorizada de um homem correndo em direção a uma bandeira

 Benefícios em utilizar 5W2H

Como mencionamos no tópico anterior, utilizar a ferramenta 5W2H pode conferir benefícios a sua empresa a longo prazo, e se você está curioso para saber quais são esses benefícios, iremos apresentá-los a seguir. 

Aplicabilidade em diferentes cenários

A ferramenta 5W2H pode ser aplicada em uma infinidade de cenários, e também em diferentes times ou equipes, o que torna o uso dessa ferramenta praticamente universal.

Além disso, ela é uma ferramenta que permite reinvenção, então você pode adequá-la à situação que você achar necessário.

Não importa se você quer elaborar um plano de ação ou resolver um problema no seu time de marketing, no seu time de atendimento sac ou então na equipe de vendas.

Ela vai funcionar da mesma forma, permitindo que suas equipes possam agilizar o desenvolvimento da estratégia.

Mantém sua equipe alinhada 

Com essa ferramenta as equipes podem manter uma autogestão, pois ela funciona como um checklist para que cada membro saiba qual é efetivamente a sua contribuição na execução do seu plano de ação. 

Dessa forma, ela proporciona clareza direcionamento e agilidade para as equipes que estão envolvidas nesse processo. 

Possui baixo custo de aplicação

O custo de aplicação dessa técnica é quase nulo, os gatos estarão envolvidos diretamente com as estratégias que você irá aplicar para alcançar os seus objetivos.

Para utilizar a ferramenta 5W2H não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro investimento. 

Dessa maneira, é possível reproduzi-la quantas vezes forem necessárias, além da possibilidade de aplicá-la em diversos setores, como já mencionado. 

Ela também atua como um redutor de custos, uma vez que ela permite que você seja mais assertivo nas suas estratégias, e por isso você pode eliminar o custo que seriam recorrentes de tentativas falhas no seu planejamento.

Pode ser combinado a outras ferramentas

Embora a utilização da ferramenta 5W2H seja bastante ampla, existem outras ferramentas disponíveis no mercado, como já mencionamos e até apresentamos nos cursos acima.

Se você aprender a combinar as ferramentas certas e alinhá-las com o seu objetivo é bem provável que uma ferramenta potencialize o uso da outra.

Você pode combiná-la com ferramentas de análise da qualidade como o diagrama de Ishikawa, ou até mesmo ferramentas que são mais aplicadas a marketing e a área administrativa.

Aprenda a fazer seu plano de ação 5W2H

Para que você possa elaborar o seu plano de ação 5W2H, montamos passo-a-passo de todas as etapas fundamentais para que você possa elaborá-lo estrategicamente. 

Defina o seu objetivo

O primeiro passo, antes de começar a utilizar a ferramenta e aplicá-la ao seu negócio, é definir o seu objetivo ou o problema que você pretende resolver com ela.

Faça uma avaliação sobre o seu empreendimento, e se possível uma lista que permita você a observar quais são as suas prioridades.

Você pode utilizar ferramentas que te ajudem a definir um objetivo, ou então pode utilizar o seu próprio método para fazê-lo.

Lembre-se que isso não precisa ser feito individualmente e você pode conversar com as equipes de cada setor a fim de identificar o que deve ser priorizado. 

E as reuniões devem ocorrer em diversas etapas de um planejamento 5W2H. 

Escolha uma ferramenta para a construção do seu plano de ação 5W2H

Não é preciso utilizar ferramentas complexas, você pode montar o seu 5W2H utilizando apenas caneta e um quadro branco.

Você pode também utilizar folha de papel, planilhas, como o google docs ou o Excel, mas se precisar de algo mais elaborado, também pode utilizar programas de edição com recursos mais robustos, como o Canva.

O Canva permite que você faça criações mais profissionais para apresentá-las a sua equipe ou para os seus superiores. 

E a vantagem de utilizar o Canva é que você pode compartilhar o arquivo para que ele possa ser editado em conjunto com a sua equipe,  assim facilita para que eles tenham acesso e possam definir qual é o próximo passo.

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Monte o seu plano de ação 5W2H

Com tudo definido, agora iremos responder aquelas perguntas que apresentamos no primeiro tópico e estão representadas na sigla 5W2H.

Portanto veja o roteiro que preparamos e irão te nortear na hora de responder as perguntas:

  • What (O quê?): O que será feito e qual é o objetivo do seu projeto? Aqui você detalhou qual o problema precisa ser resolvido ou qual a meta você deseja alcançar. Lembre-se de ser claro, e definir um objetivo que seja realista e tangível. 
  • Why (Por quê?): Nessa fase você irá especificar com argumentos sólidos o porquê você deseja alcançar a mata ou resolver aquele problema, e identificar o porque vale a pena investir em uma solução para o problema ou objetivo apresentado. 
  • Where (Onde?): O local onde as ações serão executadas, qual é o local envolvido, ou em qual setor o problema ou objetivo contempla? Seja o mais detalhado possível para facilitar o entendimento e compreensão de todos. 
  • When (Quando?): O quando é onde você informará desde quando o problema foi constatado e qual é o prazo de resolução ou atingimento da meta determinada. É um cronograma de entrega do seu projeto. 
  • Who (Quem?): Nessa etapa você irá designar os responsáveis pelo projeto, desde os coordenadores até quem serão os responsáveis por executá-lo, e determinar a quais atividades cada pessoa envolvida ficará responsável.
  • How (Como?): Aqui serão determinados quais são os passos, etapas e atividades que deverão ser realizadas para que você e sua equipe consigam alcançar o objetivo. Nessa etapa também é importante ser detalhista e você pode utilizar ferramentas como o fluxograma para facilitar a visualização de cada etapa.  
  • How much (Quanto?): Nesse tópico você deve preencher qual será o investimento necessário para que o projeto possa ser executado e concluído. Desde o gasto com equipamentos, mão de obra e outros materiais. 

Imagem de um exemplo de tabela de plano de ação 5W2H

Mantenha o seu plano de ação 5W2H sobre constante análise

É importante depois da construção do seu projeto 5W2H que você mantenha ele sobre constante reavaliação.

É possível que você e sua equipe se deparem com problemas e que vão demandar alterações no que já estava definido.

Então é importante mantê-lo sempre atualizado, realizar reuniões com todos os membros envolvidos a fim de não prejudicar o desenvolvimento do projeto e permitir que todos permaneçam informados sobre as modificações. 

Esteja aberto a receber feedbacks

Por mais que você esteja à frente de um projeto, lembre-se que é sempre bom escutar e levar em consideração o que os membros da sua equipe tem a dizer. 

Escute os mais experientes e dê oportunidade para os mais jovens expressarem suas ideias e compartilharem suas opiniões.

Torne o processo mais dinâmico onde todos sabem que podem tomar iniciativa.

Exemplos de 5W2H 

Agora que você já tem um passo a passo de como elaborar o seu planejamento, vamos te apresentar um exemplo prático que pode ser aplicado a uma empresa. 

Exemplo 1

Melhorar o serviço de atendimento ao cliente da empresa

  • What: Capacitar a equipe de atendimento ao cliente do JivoChat
  • Why: Para melhorar os indicadores de satisfação e aumentar os índices de fidelização de clientes
  • When: No segundo semestre do ano 2022
  • Who: Chefe da equipe
  • Where: online através da plataforma Google Meet
  • How: Oferecendo cursos de capacitação com duração de um semestre para a equipe de atendimento
  • How much: R$ 4 mil 

Exemplo 2

Investir em relacionamento com o público através de campanhas de marketing

  • What: Realização de campanhas de marketing com o foco em relacionamento com o público
  • Why: Melhorar a imagem da empresa e fidelizar mais clientes
  • When: De janeiro até fevereiro
  • Who: Equipe de marketing
  • Where: Departamento de marketing
  • How: contratação de agências de marketing digital para dar suporte a equipe de marketing durante a elaboração das campanhas
  • How much: R$ 10 mil 

Exemplo 3

Melhorar a gestão de estoque da empresa

  • What: Realizar novas conferências de estoque com o objetivo de verificar quais são os produtos principais
  • Why: Alcançar melhor rentabilidade, evitar a aquisição de produtos que não saem do estoque.
  • When: novembro até dezembro
  • Who: Equipe de gestão e armazenamento
  • Where: Estoque da empresa
  • How: Utilizar a Curva ABC para verificar a demanda dos produtos 
  • How much: Não há custos envolvidos. 

Faça uso de 5W2H e das outras ferramentas de gestão 

Agora que você já sabe como aplicar o modelo 5W2H e que ele é compatível com outras ferramentas disponíveis, basta aprender a utilizá-las e tornar os seus projetos dentro da empresa cada vez mais eficientes.

Não esqueça de se manter atualizado e buscar conhecimento em cursos, palestras e documentários sobre gestão estratégica e empresarial. 

Bons estudos!

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