Como finalizar um email profissional: 14 Dicas e exemplos

atualizado 1 de julho de 2024
Tempo de leitura17 minutos
Eduardo S.
Eduardo S.
Redator

O e-mail é uma das ferramentas de comunicação mais importantes no ambiente corporativo. Saber como finalizar um email profissionalmente é crucial, pois transmite profissionalismo, causa uma boa impressão e facilita a continuidade da conversa.

A maneira como você encerra um email depende do contexto, mas uma conclusão bem elaborada demonstra respeito pelo destinatário e ajuda a manter uma imagem profissional. Um fechamento adequado simplifica a comunicação e estabelece uma base sólida para futuras interações.

Portanto, é fundamental ajustar sua mensagem e linguagem ao público-alvo. Enquanto não há regras rígidas para um email informal entre amigos, os emails formais exigem atenção especial à forma de escrita.

Antes de finalizar um email profissional, é importante garantir que ele esteja preparado para gerar resultados positivos para a sua empresa.

Se você está em dúvida sobre como finalizar um e-mail de trabalho, este artigo é ideal para você! Confira formas de finalizar um email e dicas sobre como redigir uma mensagem de maneira profissional.

Importância de email bem estruturado

É quase impossível mensurar a quantidade de informações que circulam pelo mundo a cada segundo. Vivemos na era da informação, onde compartilhá-las se tornou uma parte cotidiana de nossas vidas.

Atualmente, ninguém adquire um produto ou serviço sem antes buscar o máximo de informações sobre ele.

Quando se trata de redes sociais, a linguagem usada é uma. Contudo, ao escrever um e-mail, é fundamental estruturá-lo corretamente. A linguagem deve ser ajustada de acordo com o seu público. Não adianta usar uma linguagem muito formal se seu público é composto majoritariamente por jovens.

Da mesma forma, usar termos técnicos para explicar um software a um público leigo é ineficaz. Portanto, é essencial saber utilizar o marketing nas redes sociais. Independentemente de quem seja seu público e da linguagem que você adotar, é crucial escrever corretamente e tornar sua escrita atrativa.

Isso se aplica a todo o marketing digital, inclusive aos e-mails. Uma vírgula fora de lugar pode alterar completamente o sentido de uma frase. Por isso, preste muita atenção à sua escrita para estruturar um e-mail impecável.

Seus e-mails precisam ser bem escritos, pois é através deles que você comunicará informações ao seu público. A escrita na internet é fria, sem gestos e expressões, então você precisa compensar essa falta de calor humano.

Lembre-se de que uma brincadeira escrita pode ser interpretada como ofensiva. Portanto, concentre-se em ser leve, agradável e memorável.

Foto de um notebook em cima da mesa e duas mãos femininas usando as teclas

Por que é importante saber como finalizar um email?

A maneira como encerrar um email tem um impacto significativo na recepção e resposta da sua mensagem pelo destinatário. Escolher as palavras e o tom correto é essencial, pois esses elementos podem influenciar a rapidez e a probabilidade de uma resposta.

Para comunicações rápidas no ambiente de trabalho, uma despedida formal pode não ser necessária. Em alguns casos, um simples "Ok" pode ser suficiente.

No entanto, exceto em situações específicas, é crucial mostrar profissionalismo, cordialidade e objetividade.

Assim como no mundo real, onde você não se despede de colegas ou clientes sem seguir certas normas de etiqueta, como trocar cartões de visita, apertar mãos, prometer um retorno sobre a conversa ou se despedir cordialmente, a mesma cortesia deve ser aplicada ao e-mail.

Após abordar o assunto principal, finalize sua mensagem de forma semelhante a uma conversa face a face. Isso pode incluir expressões como "fico à disposição" ou "agradeço pelo seu tempo".Finalizar um e-mail de maneira clara e amigável aumenta as chances de obter uma resposta rápida.

Principais etapas de um email profissional

Criado no final do século XIX, ao contrário do que muitos acreditam, existem algumas etapas essenciais que devem estar presentes em um e-mail, conhecidas como AIDA, um acrônimo para "atenção", "interesse", "desejo" e "ação". Este modelo é amplamente utilizado no marketing.

Recomendo que você siga esse processo desde o momento em que o seu público toma conhecimento da sua marca. Todas essas etapas têm um objetivo comum: vender.

E como toda venda é o resultado de um bom plano de marketing, o modelo AIDA precisa ser implementado conforme a realidade de cada empresa.

Este modelo serve para ajudar a desenvolver um caminho que faça com que o público perceba positivamente a decisão de tomar uma ação.

Em outras palavras, ele é um guia que visa orientar o seu consumidor desde o reconhecimento da sua marca até a tomada de decisão – neste caso, a compra.

Atenção

Na primeira etapa do modelo AIDA, o objetivo é captar a atenção do seu público. Sua audiência precisa conhecer você e sua marca pessoal, e estar ciente de que sua empresa está ativa no mercado.

Há diversas maneiras de atrair a atenção, mas aqui vamos nos concentrar no envio de e-mails. O primeiro passo é encontrar uma forma de captar imediatamente a atenção, ou seja, criar e-mails com assuntos que gerem cliques.

Seu destinatário precisa ter um motivo convincente para abrir o e-mail. Caso contrário, ele pode simplesmente movê-lo para a lixeira sem hesitar. Quando o possível cliente abrir seu e-mail, é essencial que ele sinta vontade de ler o conteúdo para entender do que se trata.

Portanto, escreva um conteúdo atrativo. Faça com que ele seja o mais interessante possível para quem o abriu.

Interesse

Se você conseguiu superar a primeira etapa, isso significa que capturou a atenção do seu destinatário. Agora, no estágio correspondente à letra "I" do acrônimo AIDA, é crucial despertar o interesse da pessoa.

Ao abrir seu e-mail, garanta que você está oferecendo o melhor conteúdo possível para o leitor. Isso é vital, pois muitas pessoas perdem o interesse rapidamente e fecham o e-mail.

Explique claramente o que você está oferecendo e quais passos o destinatário deve seguir para adquirir seu produto ou serviço. Destaque todos os benefícios que ele obterá ao fazer a aquisição.

Não se esqueça de caprichar tanto no conteúdo quanto no visual do e-mail. As pessoas tendem a prestar mais atenção quando o corpo do e-mail inclui imagens atraentes.

Desejo

Se você conseguiu levar seus destinatários até esse ponto, parabéns! Isso significa que você executou as duas etapas anteriores com maestria.

Nesta fase, é crucial fazer com que o seu leitor sinta um forte desejo de adquirir o que a sua marca oferece. Esse desejo é fundamental para influenciar a decisão final do seu lead e permitir que a sua empresa o eduque.

Seu conteúdo precisa ser claro e conciso, repleto de informações relevantes e diretas ao ponto. Ninguém quer abrir um e-mail e encontrar um texto enorme, a menos que seja de alguém conhecido. Portanto, seja específico sobre o que você está oferecendo ao seu lead.

Ação

A ação é a etapa final do acrônimo AIDA. Embora seja a última etapa, ela é crucial e não deve ser subestimada. Muitas pessoas chegam até aqui e desistem na hora de completar a ação, ou call to action (CTA).

Ao chegar na "ação", você já conseguiu chamar a atenção, despertar o interesse e gerar desejo no seu leitor por seu produto ou serviço.

Agora, é hora de concluir o processo. Uma ótima maneira de fazer isso é usando chamadas eficazes, ou seja, aplicando técnicas para criar CTAs perfeitos.

Com uma boa estratégia de email marketing, você pode mostrar ao seu leitor como o seu preço é atrativo, fazendo-o sentir-se valorizado.

Mostre ao seu cliente o quanto ele é importante para a sua empresa. Esse deve ser o principal motivo para você ter enviado o e-mail.

Foto de uma pessoa usando um computador e ícones de email na tela

Como finalizar um email: 14 Dicas

Finalizar um email pode ser uma tarefa desafiadora. É essencial conhecer seu destinatário para ajustar a linguagem adequada.

Se estiver respondendo ao seu chefe, por exemplo, a linguagem deve ser mais formal. Porém, ao enviar um email para um público jovem, uma abordagem mais informal é mais adequada.

Independentemente da situação, é crucial entender os elementos essenciais para concluir um email de maneira eficaz.

1. Tenha um objetivo claro

Ao decidir como finalizar um email ou mesmo ao redigir toda a mensagem, o primeiro passo é ter um objetivo claro.

As pessoas têm rotinas cada vez mais dinâmicas, recebendo milhares de mensagens diariamente.

Portanto, ao escrever sua comunicação por email, tenha um objetivo bem definido, que deve ser entendido em poucas linhas.

2. Conheça seu público

Outro ponto fundamental ao finalizar um email é ter informações que ajudem a definir o perfil do seu público-alvo.

Com isso, você saberá quais palavras usar na redação do email e como direcionar o leitor para a ação desejada.

3. Envie emails claros

Emails claros sempre possuem um propósito definido.

Antes de redigir um novo email, reserve alguns momentos para refletir sobre o motivo de enviar a mensagem e o que você espera do destinatário.

Se não conseguir responder a essas perguntas, então, não envie o email.

Escrever um email sem clareza sobre seu objetivo apenas desperdiça o seu tempo e o do seu leitor. Além disso, dificulta a comunicação clara e direta.

Pergunte-se também: este email é realmente necessário?

Enviar emails necessários e com propósito demonstra respeito e consideração pelo seu público.

4. Defina um bom assunto para o email

O assunto do seu email é crucial para que seu público decida abrir a mensagem. Se o assunto for genérico, seus destinatários não se sentirão motivados a abrir e ler o email.

Não é apenas o conteúdo que importa; o assunto do email também é vital! É a partir dele que seu público-alvo se identificará de imediato com você e com o que você oferece.

Inclua no assunto do email o que seu produto faz, seus benefícios e a transformação que ele proporciona. Assim, você gera uma conexão imediata com sua audiência.

5. Utilize uma linguagem adequada

Um email pode ser considerado um tipo de documento, o que significa que você deve ajustar o tom e a linguagem conforme o público que vai recebê-lo.

Se o seu público está inserido no ambiente corporativo, recomendo usar uma linguagem formal.

No entanto, se você tem uma relação mais próxima com o destinatário, pode optar por uma linguagem um pouco mais leve e descontraída.

Sempre mantenha a autenticidade na sua escrita. Não exagere ou floreie demais, seja sempre você mesmo.

6. Atenção com as fontes e a tipografia

Se você deseja destacar algum ponto específico, usar caixa alta pode ser uma opção, mas sugiro evitá-la. Utilize outras técnicas de formatação, como itálico, negrito ou destaque de fundo, para tornar a mensagem mais compreensível.

Isso ajuda a evitar que o destinatário interprete o uso de caixa alta como gritaria.

Cuidado para não exagerar na formatação, pois isso pode ter um efeito contrário ao desejado.

Também é importante prestar atenção ao tipo e tamanho da fonte que você usa. Evite fontes difíceis de ler ou muito pequenas.

Pense em como você se sentiria ao receber um email com letras pequenas ou extravagantes – provavelmente, você nem leria.

Considere dois pontos antes de escolher a tipografia adequada:

  1. Sistema Operacional do Destinatário: Se ele estiver usando uma versão recente do sistema operacional ou do pacote MS Office, ele verá a fonte corretamente. Caso contrário, o texto pode ser renderizado com fontes equivalentes, o que pode alterar o layout.
  2. Experiência do Leitor: Algumas fontes proporcionam uma melhor experiência de leitura. Opte por fontes básicas como Times New Roman, Georgia, Arial, Verdana e Calibri.

7. Revise sua mensagem

Nunca envie um email incompleto. Não deixe nada subentendido – seja claro e direto.

Garanta que sua mensagem tenha início, meio e fim. Seus emails devem ser bem estruturados e fazer sentido para quem lê.

Não deixe faltar nenhuma peça do quebra-cabeça; seja direto e complete todas as informações necessárias para que o email seja o mais completo possível.

8. Informe sobre os arquivos em anexo

Se você estiver enviando um arquivo em anexo, é provável que ele seja importante para a compreensão da mensagem.

Certifique-se de informar o destinatário sobre o anexo para otimizar a comunicação e evitar desentendimentos.

9. Suavize as informações negativas

Ninguém gosta de receber más notícias. Portanto, se o email tratar de um assunto negativo, tente suavizar o impacto.

Uma simples frase, como "continuo à disposição para ajudar em qualquer situação", pode não resolver tudo, mas ajuda a amenizar o tom do email.

10. Escolha uma despedida adequada

Ao finalizar um email, inclua uma despedida que seja adequada ao restante da mensagem.

Existem muitas opções, que variam entre termos formais, neutros e informais. Aqui estão algumas sugestões:

  • Abraços
  • Agradeço a atenção
  • Atenciosamente
  • Até a próxima
  • Com os melhores cumprimentos
  • Cordialmente
  • Desde já, muito obrigado(a)
  • Grato(a)
  • Saudações
  • Sempre às ordens

Você também pode finalizar um email de outras maneiras:

  • Palavras de Encerramento: As palavras finais são importantes. Evite ser muito informal ou familiar. Termos como "Atenciosamente" ou "Com os melhores cumprimentos" são seguros para emails de negócios.
  • Assinatura: Use seu primeiro e último nome ao assinar um email. Isso deixa claro quem você é.
  • Título e Empresa: Em emails formais enviados em nome da empresa, inclua seu título e o nome da organização.
  • Informações de Contato: Adicione seus contatos, como redes sociais ou número de telefone. Em pedidos de trabalho, inclua suas informações do LinkedIn.
  • Link para o site da empresa: Se você tiver um site, inclua um link na assinatura do email.
  • Foto: É aceitável incluir uma foto na assinatura, mas nunca substitua o texto do seu nome por uma imagem.

11. Indique os próximos passos

Quando o assunto é email marketing, é bastante comum terminar a mensagem com um call to action (CTA). Isso ajuda o leitor a entender exatamente o que você espera que ele faça e qual deve ser o próximo passo.

Mesmo que seu caso não seja um pedido de ação direta, finalize seu email deixando claro qual retorno você espera. Confirmar uma reunião? Receber uma ligação? Obter feedback sobre um documento? Vender um produto? Escreva isso claramente.

O importante é que não restem dúvidas sobre o que você espera.

12. Adicione uma assinatura

Não se esqueça de incluir uma assinatura no seu email. Ela deve conter:

  • Nome
  • Cargo
  • Nome da empresa
  • Telefone
  • Site
  • E qualquer outra informação relevante.

Se o destinatário tiver alguma dúvida sobre o conteúdo do email, ele terá todas as informações necessárias para entrar em contato com você.

Evite usar logotipos grandes ou fotos, pois isso pode poluir o visual do seu email e até ser bloqueado pelo servidor como medida preventiva.

13. Envie um Email de Teste

Antes de enviar seu email para a lista final, envie um email de teste para você mesmo. Isso garante que todas as informações foram inseridas corretamente e permite que você avalie a mensagem final.

14. Verifique seu email com frequência

Após enviar o email para seu público, é importante verificar sua caixa de entrada regularmente. Muitas pessoas podem querer se comunicar diretamente com você para tirar dúvidas antes de adquirir seu produto ou serviço. Responda rapidamente, ou o leitor pode acabar comprando do seu concorrente.

Exemplos de como finalizar um email

Agora, vamos entender como aplicar essas sugestões na prática? Apresentamos alguns exemplos de saudações finais para e-mails que podem ser úteis ao finalizar diferentes tipos de mensagens.

Vamos lá.

1. Formal

Antes de abordarmos esses exemplos, é importante ressaltar que nem sempre é recomendável usar uma linguagem muito formal na redação de um e-mail, especialmente se você deseja se aproximar do leitor.

No entanto, em algumas situações, como em ambientes corporativos, é necessário manter um tom mais sério.

Se a situação exigir formalidade, mantenha o tom do início ao fim.

Você pode finalizar o e-mail das seguintes maneiras:

  • Coloco-me à sua disposição para esclarecimentos.
  • Aguardo sua resposta.
  • Não hesite em contatar-me.
  • Atenciosamente.
  • Cordialmente.
  • Com os melhores cumprimentos.
  • Qualquer dúvida, estou à disposição.
  • Sempre às ordens.

Entre todos os exemplos, talvez "Atenciosamente" seja o mais indicado, por não ser nem muito formal nem informal.

Você pode incluir seu nome, cargo e formas de contato. Por exemplo:

"Atenciosamente,

Nome Sobrenome

Analista de Marketing da empresa X

nome@exemplo.com.br

(XX)9.9999 – XXXX".

2. Agradecendo

Seja em uma linguagem formal ou informal, agradecer é sempre sinal de educação e respeito por alguém que se dispôs a ler o seu e-mail.

Aqui estão alguns exemplos que você pode usar:

  • Grato(a).
  • Obrigado(a).
  • Agradeço desde já pela sua atenção.
  • Obrigado(a) pela sua ajuda com esta questão.
  • Obrigado(a) pelo seu tempo.

3. Orçamento

Evite excessos e seja didático e objetivo sobre o assunto. Tratar de orçamentos por e-mail é uma maneira eficaz de deixar tudo registrado para evitar problemas futuros.

Depois de detalhar os serviços propostos, siga diretamente para os valores, prazos e condições de pagamento.

Em seguida, finalize indicando que aguarda uma resposta e está à disposição para esclarecimentos adicionais.

Exemplo:

"Com isso, gostaria de saber se está de acordo com o orçamento. Estou à disposição para sugestões ou quaisquer dúvidas relacionadas ao valor proposto.

Atenciosamente / Abraços

Assinatura."

4. Casual

Finalizar um e-mail de forma casual é mais fácil e natural para muitas pessoas, pois é o tipo de linguagem usada no dia a dia.

No entanto, é importante lembrar que, mesmo em um contexto casual, é preciso manter a profissionalidade.

Portanto, você pode encerrar o e-mail das seguintes formas:

  • Até breve.
  • Até à próxima.
  • Abraços.
  • Tenha uma ótima semana.
  • Tenha um bom dia.
  • Aguardo notícias.
  • Tchau.

5. Em Inglês

Escrever em inglês pode ser um desafio, mas é essencial para uma boa comunicação global e pode ser um diferencial no mercado de trabalho.

Aqui estão algumas saudações finais em inglês que você pode usar:

  • Best regards/wishes.
  • Kind regards/wishes.
  • Confidently yours.
  • With Anticipation.
  • Yours respectfully/sincerely/truly.
  • Respectfully yours.

Observação: expressões como "Respectfully yours" são consideradas extremamente formais e devem ser usadas apenas quando a ocasião exigir.

Para e-mails informais em inglês, você pode usar:

  • Greetings to you all.
  • Thank you.
  • Write soon.
  • Wishing you the best.
  • Take care.
  • Until next time.
  • Hugs (use apenas em casos de maior intimidade, pois em inglês, "hugs" é usado de forma mais restrita do que em português).
  • Be good.
  • Best wishes.
  • Cheers (também indica proximidade e é geralmente usado para amigos e familiares).

Notícias desagradáveis

É verdade que receber informações negativas não é agradável, concorda? Por isso, se você precisa dar uma notícia ruim por e-mail, é importante suavizar o impacto dessa informação. Você pode usar frases como:

"Estou disponível para ajudar em qualquer situação."

Embora não resolva todos os problemas, essa frase demonstra sua disponibilidade para ajudar.

Outros exemplos de como finalizar um email

Para ajudar ainda mais, listamos abaixo 30 exemplos de frases e palavras para finalizar um e-mail, adequadas para diferentes tons e públicos:

  1. Agradeço pela atenção. Estou à disposição.
  2. Estou disponível para esclarecer mais sobre nossos produtos/serviços.
  3. Entre em contato para mais informações, se necessário.
  4. Se tiver dúvidas sobre o produto, estou à disposição.
  5. Aguardo sua resposta.
  6. Agradeço antecipadamente pela atenção.
  7. Com os melhores cumprimentos.
  8. Desde já, agradeço a consideração.
  9. Como posso ajudar mais?
  10. Espero ouvir de você em breve.
  11. Obrigado pela oportunidade.
  12. Tenha uma excelente semana.
  13. Cordialmente.
  14. Aguardo ansiosamente sua resposta.
  15. Sinta-se à vontade para me contatar.
  16. Atenciosamente.
  17. Sinceramente.
  18. Com os melhores cumprimentos.
  19. Até logo.
  20. Agradeço pelo apoio.
  21. Aguardo por novidades.
  22. Um abraço.
  23. Tenha um bom dia.
  24. Até breve.
  25. Estamos sempre à disposição.
  26. Foi um prazer falar com você; me contate para mais informações.
  27. Estou disponível para dúvidas e sugestões.
  28. Estou à disposição para qualquer necessidade futura.
  29. Agradeço por entrar em contato.
  30. Tenha um ótimo dia e contate-me sempre que precisar.

Gatilhos mentais para encerrar um email

Os gatilhos mentais são princípios psicológicos que podem influenciar alguém a concordar em fazer uma ação que você solicitou. Eles são como "botões" pré-programados que, quando acionados, desencadeiam uma série de comportamentos. Utilizar gatilhos mentais pode ser eficaz ao finalizar um e-mail.

Aqui estão alguns dos principais que você pode usar:

Prestígio

"Eu tenho (um resultado) e posso mostrar como você pode alcançá-lo também!"

Os compradores precisam acreditar que você pode ajudá-los a aumentar seu status. Por exemplo, se você vende viagens, mostre como seu público pode ganhar prestígio usando o que você oferece.

Empoderamento

"Você tem o que é necessário para usar todas as funcionalidades do (produto/serviço) e alcançar seus objetivos."

Os leitores precisam se sentir capazes de alcançar seus resultados. Mostre que seu produto foi feito especialmente para eles.

Valorização

"(Seu produto/serviço) não só permite que você faça (características A, B e C) mais rápido, mas também oferece outros benefícios, como..."

Destaque as características e benefícios do seu produto, especialmente se estiver competindo com produtos superiores.

Visualização

"Imagine como sua vida mudará quando você aumentar sua (o que o cliente quer melhorar) em menos tempo. Como você se sentirá tendo mais (resultado que seu produto oferece) e mais tempo para se dedicar ao que realmente gosta?"

Ajude seu público a visualizar como será sua vida após adquirir seu produto.

Conexão

"Você sabia que eu também...?"

Mostre que você entende o que seu cliente está passando. As pessoas gostam de comprar de quem se identificam.

Esses gatilhos podem ser mais eficazes quando baseados em uma conexão real, como interesses comuns. Se você identificar pontos em comum com sua audiência, use isso para criar uma conexão.

Aprendeu como finalizar um email?

É crucial saber como encerrar um e-mail para obter sucesso no e-mail marketing. Um e-mail bem estruturado cria uma conexão mais forte com seu público.

Esperamos que este texto tenha sido útil para compreender como finalizar um e-mail profissionalmente. É fundamental manter uma postura respeitosa e profissional, independentemente do contexto ou destinatário.

Se você planeja incluir e-mails em suas estratégias de marketing, não deixe de ler nosso artigo completo sobre as melhores ferramentas de e-mail marketing disponíveis no mercado.

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