Cronograma: O que é e como usar?

Índice

O cronograma é uma ferramenta fundamental para qualquer pessoa que busca iniciar uma atividade e cumpri-la dentro de um prazo, seja ela pessoal ou profissional.

No ambiente de trabalho ela é ainda mais utilizada, pois todos os membros de uma equipe precisam estar cientes que as atividades possuem prazo para serem concluídas, para não prejudicar o prazo final a entrega de projetos ou serviços. 

Se você já se sentiu perdido durante a execução de algum projeto e não conseguiu cumprir o prazo de entrega é porque provavelmente você não fez um cronograma. 

Sim! Criar um cronograma vai te ajudar a saber quais são as tarefas que você deve priorizar para que você possa  alcançar seus objetivos e completar todas as suas tarefas no prazo. 

Portanto, não deixe de continuar a leitura desse artigo, pois apresentaremos tudo que você precisa saber para criar o seu próprio para uso pessoal cronograma ou um cronograma para melhorar a gestão de tempo da sua equipe. 

O que é um cronograma?

O cronograma é uma ferramenta de gestão, planejamento e de gerenciamento de tempo que permite que você organize as suas atividades através de uma representação gráfica ou visual.

O significado da palavra cronograma é de origem grega, “Kronos” significa tempo e “gramma” refere-se a escrita ou desenho. 

Quando representado graficamente, é muito utilizado  por meio do diagrama de Gantt, e quando representado visualmente ele pode ser construído dos mais diversos formatos como no papel, em uma planilha ou até em softwares especializados.

O importante é que o seu cronograma seja um facilitador para que você, ou os envolvidos, consigam visualizar quais são as suas prioridades para cumpri-las dentro do prazo estabelecido.

Quais são os objetivos de um cronograma?

Entenda quais são os objetivos em utilizar um cronograma e como ele pode ser um facilitador para que você consiga cumprir as suas tarefas nos prazos determinados. 

Identificar tarefas sequenciadas

No ambiente de trabalho, principalmente, você deve cumprir um número determinado de tarefas para que você possa desempenhar a sua função com êxito dentro da empresa, certo?

É através de um cronograma que você consegue identificar quais são as tarefas sequenciadas, ou seja, o cronograma facilita a compreensão de qual ordem as tarefas devem ser realizadas. 

E além disso, ele também funciona como um guia para você saiba quais foram as tarefas que já cumpriu e quais ainda deve cumprir. 

Saber o prazo de entrega de cada tarefa

Através dessa ferramenta é possível criar um planejamento que te permita cumprir as tarefas e entregá-las no tempo e no prazo determinado individualmente para cada tarefa. 

Dessa forma, o cronograma é uma ferramenta organizacional que permite ter uma visão individual e também global do seu projeto. Permitindo que toda a equipe esteja ciente dos prazos, e de suas prioridades. 

Auxiliar no planejamento estratégico da sua empresa

Se você é um gestor, sabe que deve cumprir prazos para a entrega de um projeto e ele só será concluído se todos os envolvidos entregarem suas atividades dentro do prazo. 

Para que isso seja possível é preciso determinar um período de tempo em que cada atividade deve ser concluída para que você e os membros da equipe possam ter resultados ao colocar em prática o seu plano de ação.

Por isso, o cronograma é uma ferramenta essencial e que deve fazer parte da gestão estratégica e organizacional da sua empresa, e ele pode ser aplicado a todos os tipos de empresa.

Se você quer aprimorar as suas habilidades e atualizar o seu currículo conhecendo os principais instrumentos da gestão estratégica no seu negócio e como fazer um cronograma focado no seu planejamento estratégico,  não deixe de conferir o curso de Gestão Estratégica Organizacional.

Deixar evidente os atrasos

Ninguém gosta de receber um trabalho atrasado ou fora de prazo, não é mesmo? O prazo existe porque normalmente há uma cadeia de processos que não podem ser atrasados  por descumprimento de prazo. 

E estar fora de prazo com certeza prejudicará toda uma cadeia de atividades que precisam ser concluídas para que um projeto seja entregue.

Até mesmo se você tiver um projeto de estudos para uma prova específica, ou um concurso, por exemplo. 

Você sabe que precisa estudar determinados conteúdos em um tempo específico, para conseguir contemplar o conteúdo totalmente. 

A importância do cronograma e da gestão de tempo

Você já sabe que a importância do cronograma é justamente permitir que você visualize os prazos individuais de cada tarefa, possa manter um planejamento claro e objetivo para que ele possa ser concluído dentro do prazo final.

O cronograma é uma das ferramentas utilizadas para que você consiga fazer a sua gestão de tempo. 

A gestão de tempo é fundamental para qualquer atividade que você deseja desempenhar, pois assim como o cronograma, ela permite que consiga entregar as suas tarefas dentro do prazo, melhorar a sua capacidade de ser produtivo e o seu rendimento. 

Para a vida pessoal, enxergar essa melhora tem muitos efeitos positivos no seu bem-estar e também na sua saúde mental.

No ambiente corporativo, alcançar metas e desenvolver projetos dentro dos prazos é fundamental para tornar o ambiente de trabalho mais leve e agradável para os membros de uma equipe.

Para aprender mais sobre o conceito,  os benefícios da gestão de tempo, quais são as outras ferramentas que você pode utilizar para ser ainda mais eficiente e produtivo na sua vida pessoal e profissional conheça o curso Gestão de Tempo - como aumentar sua produtividade .

Esse curso é voltado para quem deseja se tornar mais produtivo, diminuir o nível de estresse durante a execução das tarefas e aprender a como liderar e treinar outras pessoas para fazer a sua gestão de tempo mais eficiente.

Mais de 5.000 alunos já tiveram a possibilidade de melhorar a sua gestão de tempo e também se tornar pessoas mais organizadas, produtivas e satisfeitas profissionalmente.

São 16 aulas no total organizadas em quatro grandes blocos: conceitos sobre o tempo como recurso, aspectos fisiológicos da gestão de tempo, técnicas e ferramentas práticas e mentalidade da melhoria contínua para melhor uso do tempo.

O curso ainda inclui um certificado de conclusão e você pode adicioná-lo ao seu currículo profissional.

Conquiste uma melhor qualidade de vida e exercite a sua inteligência emocional ao aprender como gerenciar o seu tempo nas atividades do seu dia a dia.

Como criar um cronograma 

Pronto para conhecer as etapas que são necessárias para a criação do seu cronograma? Esse é o tema que iremos abordar neste tópico.

A construção de um cronograma pode ser simples ou mais complexa, tudo depende da dificuldade na execução e quantidade de atividades que estarão incluídas no seu cronograma.

Defina o escopo do projeto

Para qual atividade você está criando o seu cronograma? 

Defina qual é essa atividade e comece a escrever cada tarefa que deve ser desempenhada, seja ela profissional ou pessoal. 

Perceba que algumas vezes, algumas atividades estarão relacionadas entre si, ou seja uma atividade só vai poder ser executada e outra atividade já foi concluída anteriormente.

Já abordamos esse assunto quando mencionamos as tarefas ou atividades sequenciais, lembra.

É importante marcá-las e ou relacioná-las, enquanto você estiver fazendo o rascunho do seu cronograma, para não esquecer que uma delas deve ter prioridade sobre a outra. 

Dê prioridades as tarefas mais complexas

Ok, você listou todas as tarefas que estão envolvidas no seu projeto, agora é hora de observar o processo como um todo e também olhar para o seu prazo final para o cumprimento dessas atividades.

Atenção!! É muito importante que você avalie quais atividades devem ser mantidas como prioridade, ou seja, devem ser realizadas antes das demais, e também o quão complexa é cada atividade. 

Priorize as tarefas mais complexas, pois geralmente essas tarefas costumam a tomar mais tempo e são justamente aquelas que as pessoas tendem procrastinar mais para fazê-las, pois sabem que são mais difíceis.

Ou seja, coloque-as em primeiro lugar, pois priorizar essas tarefas contribuirá para que você consiga fazer um cronograma mais eficiente. 

Defina os prazos de cada atividade

Agora que você já sabe quais são as atividades que devem ser priorizadas, olhe para o prazo final do seu projeto.

Sempre pensando no prazo final e de quão complexo é a execução de cada atividade, defina datas de entrega ou finalização que sejam realistas e que estejam dentro da data limite.

Essa etapa vai garantir que o projeto seja concluído de maneira eficiente, o ideal é organizar as tarefas em ordem cronológica de execução.

Aproveite também para atribuir as atividades a cada um dos responsáveis que estão mais aptos a cumpri-las

Monte o seu cronograma

Depois de construir algo semelhante ao rascunho de um cronograma, basta transferi-lo para a ferramenta que você irá utilizar. 

Existem diversas ferramentas para você criar o seu cronograma, desde as mais simples que permitem que você crie cronogramas como fluxos de trabalho, fluxogramas e até as mais complexas que envolvem a criação de gráficos.

Iremos apresentar algumas dessas ferramentas mais adiante nesse artigo, mas saiba que esse passo na criação do seu cronograma é muito importante.

Algumas coisas que você deve levar em consideração antes de escolher a sua ferramenta são:

  • A quantidade de atividades que serão exibidas no seu cronograma
  • Se outras pessoas terão acesso e farão uso do seu cronograma 
  • Se a ferramenta é adequada para o cronograma que você está criando

Por exemplo, digamos que você gerencia uma equipe e quer fazer um cronograma de tarefas para essa equipe, você até pode utilizar a ferramenta mais simples, como papel e caneta, para fazer um cronograma de determinado projeto.

Entretanto, você deve analisar que terá que fazer cópias desse cronograma para cada membro da sua equipe, e atualmente existem outras ferramentas que facilitam o compartilhamento de arquivos, facilitando o acesso da sua equipe e que podem ser modificadas em tempo real.

Ou se você estiver fazendo um cronograma de estudos, muitas pessoas gostam de ter um arquivo impresso, então um calendário impresso pode ser uma boa opção para esse tipo de atividade.

Por isso, para escolher a ferramenta do seu cronograma, é preciso entender se ela é realmente viável e capaz de facilitar ou alcançar todos os envolvidos.

Ferramentas para você criar o seu cronograma

Depois de rascunhar o seu cronograma e organizar cada tarefa é preciso transferir para uma ferramenta que irá ajudá-lo a ter melhor visibilidade do seu cronograma.

Separamos algumas ferramentas que podem ser utilizadas para fazer um cronograma, ou pelo menos a gestão do seu cronograma.

1. MS Project

Lembra quando mencionamos que o cronograma podia ser exibido através do diagrama de Gantt? 

O MS Project é uma ferramenta que possibilita que você crie um gráfico de Gantt para visualizar as suas atividades em cronogramas.

O diagrama de Gantt funciona da seguinte maneira, as tarefas são representadas através de barras coloridas.

Para cada profissional do time envolvido no projeto há uma descrição das responsabilidades e prazo de execução. Assim, a equipe se ajuda e cumpre o tempo conforme previsto.

Os custos, o consumo do tempo e dos recursos utilizados são mensurados e visualizados através do diagrama de Gantt. 

Para criar o diagrama de Gantt no MS Project, você só precisa definir as datas de início e duração de cada atividade, o programa irá gerar o seu gráfico automaticamente. 

Entretanto, é preciso conhecer o processo de análise das dependências, restrições entre tarefas, sequenciamentos, durações e recursos atribuídos.

A vantagem é que aprendendo a usar o MS Project não irá utilizá-lo  apenas para fazer um cronograma, mas também planejar recursos e fazer planejamento de projetos com essa ferramenta.

Se você quiser conhecer quais são as funções desempenhadas pelo MS project e como essa ferramenta pode melhorar as suas habilidades de gerenciamento e liderança, conheça o curso Ms Project COMPLETO + CERTIFICADO - Básico e Avançado .

Neste curso você vai ter uma aula sobre o diagrama de Gantt e ainda vai aprender a como dar os primeiros passos nessa ferramenta indo do básico ao avançado, podendo garantir um certificado para melhorar o seu currículo profissional.

Exemplo de gráfico de gantt para cronogramas

2. Canva

Se você deseja criar um cronograma mais visual e tradicional como um calendário de atividades, o Canva é uma ferramenta  ideal para você construir o seu calendário.

Através do Canva você pode criar o seu plano de estudos, planejadores, agenda, calendários e o próprio gráfico de Gantt.

Ele é uma ferramenta focada em elementos gráficos, pois é uma ferramenta de Design, que deixará o seu cronograma com aspecto profissional e ideal para apresentar para a sua equipe. 

Ao utilizar o Canva você não precisa criar os templates e layouts do Zero, o próprio Canva possui uma infinidade de templates que você pode utilizar e editar da maneira que você quiser.

Templates de cronogramas do Canva

É muito fácil montar o seu cronograma no Canva, e com a versão premium você pode compartilhá-lo online com os membros da sua equipe, e pode utilizar essa ferramenta no seu celular. 

Crie imagens profissionais gratuitamente com o Canva

3.  Trello  

Se você pretende acompanhar o desenvolvimento das atividades de uma equipe e deseja que eles tenham acesso ao prazo e qual atividade devem cumprir, é melhor utilizar uma ferramenta própria para isso. 

Existem algumas opções de ferramentas que permite que você crie workflows para  facilitar o gerenciamento de equipe disponíveis no mercado.

Elas facilitam o acesso de todos os integrantes da equipe ao cronograma, além disso você pode acompanhar quais tarefas estão em execução, quais estão em andamento e quais estão atrasadas.

O Trello proporciona uma boa visualização das tarefas, que estão dispostas em cards, nos quais é possível inserir checklists, comentários, anexos, datas de agendamento, entre outros. 

Os cards podem ser organizados em “a fazer”, “fazendo” e “feito”, mas é possível renomear as listas de acordo com as necessidades do seu projeto. 

E você ainda pode aplicar uma metodologia de gerenciamento de tempo ao utilizar essas ferramentas, o método Kanban.

A Kanban é um método visual e simples de gerenciamento de projetos e fluxos de processos e que facilita na hora de ordenar e organizar as atividades. 

Se quiser aprender como utilizar esse método em conjunto com o Trello no curso Kanban com Kanban com o Trello - Pare de Só Começar e Comece a Terminar .

4. Excel

O Excel é uma ferramenta básica e que permite que você construa o gráfico de Gantt ou optar apenas por montar uma tabela no modelo checklist, que é uma das 7 ferramentas da qualidade.

A vantagem é que você pode montar desde tabelas de atividades mais simples com data de início e de término, até tabelas mais robustas e detalhadas.

No Excel você também pode encontrar alguns modelos de calendários prontos com aplicabilidade em diferentes usos. 

Exemplo de cronograma no Excel

Como fazer um gerenciamento de cronograma?

Agora que você já sabe como montar o seu cronograma desde os mais simples para uso pessoal até os mais complexos é necessário saber como fazer o gerenciamento do seu cronograma. 

O  gerenciamento de cronograma, nada mais é do que revisar o seu cronograma para saber se é necessário realizar alterações para incentivar hábitos que sejam mais produtivos.

Confira as nossas dicas de como fazer um bom gerenciamento de cronograma:

Faça controle de prazos

Seja qual for a ferramenta que você escolheu para construir o seu cronograma é importante que você realize um controle rígido dos prazos e de quais pessoas da sua equipe estão entregando todas as atividades.

Dessa maneira, você pode encontrar formas de mitigar possíveis atrasos e demoras que podem decorrer de falhas durante processos.

Lembre-se que imprevistos podem acontecer e que ninguém está livre mesmo com um cronograma bem estruturado.

Mantenha a qualidade

Muitas vezes é um desafio fazer uma tarefa que possui um prazo definido e na pressa de concluí-lo pode resultar em uma qualidade um pouco pobre ou abaixo do esperado. 

Portanto, é imprescindível ter a certeza de que os colaboradores estão mantendo a qualidade do seu serviço diante do prazo determinado.

Isso ajuda para que você possa perceber o tempo que cada atividade leva para ser concluída e dessa forma você pode adequar o seu cronograma. 

É importante também organizar reuniões com os seus colaboradores após a conclusão de um plano de ação para pedir feedback sobre o cronograma estabelecido. 

Não sobrecarregue o seu cronograma

O cronograma deve ser breve e sucinto para facilitar o entendimento de todos os envolvidos, então você não deve enchê-lo com informações.

Exiba o prazo de início e finalização de cada uma das atividades e faça um resumo breve do que deve ser feito.

Utilize demais recursos para apoiar o seu cronograma, algumas das ferramentas que apresentamos nesse artigo possuem diversos recursos que facilitam a comunicação.

Explore o potencial de diferentes ferramentas, e aprenda a gerir a sua equipe e gerenciar o tempo dos seus funcionários com mais eficiência e agilidade.

Pronto para fazer o seu cronograma e organizar suas tarefas?

Nesse artigo você aprendeu como fazer um cronograma e também a importância de utilizá-lo para gerenciar sua equipe.

Não deixe de conhecer outras metodologias e estudar como tornar o seu planejamento mais rápido e eficiente. 

Bons estudos!

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