Como criar um e-mail profissional [Guia Completo]

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Mesmo com a popularização de aplicativos de mensagens instantâneas como o WhatsApp e outras redes sociais, o e-mail continua sendo um canal de comunicação muito utilizado e se faz necessário em diversos momentos.

Basicamente qualquer local onde você precise fazer um cadastro na internet, é necessário preencher uma conta de e-mail válida. Além disso, os e-mails funcionam como um dos canais de comunicação mais importantes para profissionais e empresas.

Seja para comunicação interna entre funcionários de uma empresa, falar com clientes ou entrar em contato com fornecedores. Os e-mails profissionais continuam sendo fundamentais para qualquer negócio ou empresa.

Dessa forma, se você está precisando ter um e-mail profissional, seja para você ou para sua empresa, não se preocupe. Neste artigo iremos te mostrar como criar um email profissional de forma bem fácil. Confira!

O que é e-mail profissional?

O e-mail profissional é um serviço de e-mail, geralmente pago, pois utiliza um domínio personalizado. Diferente de e-mails pessoais que terminam com nome do provedor, como “@gmail.com”, o e-mail profissional termina com um endereço próprio da empresa.

Dessa maneira, um exemplo de e-mail profissional seria: “seunome@suaempresa.com”. Se sua empresa é composta por diversos setores, é possível criar vários usuários utilizando o mesmo endereço.

Com vários usuários, cada setor da empresa fica responsável por responder os e-mails do seu departamento. Dessa forma, aumenta a produtividade no dia a dia, agilizando o processo de respostas.

Ilustração de uma pessoa enviando e-mail para diversas pessoas

Além disso, muitos provedores incluem outras ferramentas para e-mail profissional, podendo se desdobrar em um compromisso na agenda, documento de texto, planilhas, apresentações, entre outros.

Por que criar um e-mail profissional?

Utilizar um e-mail profissional significa que você irá apresentar sua empresa ou negócio de uma forma mais profissional. Seus clientes irão enxergar dessa forma. Utilizar um e-mail profissional faz com que sua empresa seja mais organizada e consolidada.

Isso faz com que tenha uma impressão mais positiva e construa uma reputação inicial mais favorável. Além disso, criar um e-mail profissional transparece maior credibilidade e confiança para seu público.

Dessa forma seus clientes começam a se sentir mais confortáveis em receber notificações, novidades em promoção ou contatos mais personalizados através do seu e-mail, sem considerar que esses e-mails marketing sejam práticas tóxicas ou de spam.

Além disso, criar um e-mail profissional para sua empresa ajuda na criação de uma identidade própria. Com uma identidade consolidada também auxilia na organização de e-mails para cada setor da sua empresa, como já falamos.

Como criar um email profissional?

Agora que você já conhece melhor o que é um email profissional, preparamos alguns passos para você entender como criar um email profissional para sua empresa sem muitos problemas. Confira!

1. Registre um domínio

O primeiro passo de como criar um email profissional é registrar um domínio. O domínio é fundamental para criação de sites e de e-mails profissionais. Como falamos, procure colocar o nome da sua empresa como o nome do seu domínio.

Isso facilita na hora de identificar que estão falando diretamente com sua marca através do e-mail. Caso você seja um profissional autônomo, você pode utilizar seu próprio nome, por exemplo.

Ao escolher o domínio, será necessário também escolher uma extensão. Existem diversas e as mais comuns dentro do Brasil são “.com” e “.com.br”. Mas também pode utilizar de acordo com seu nicho, como por exemplo “.adv.br” caso você seja advogado.

Ilustração de um notebook com um e-mail aberto na tela

É possível fazer o registro de domínio através de um serviço de hospedagem, ou então pelo próprio provedor de email que queira utilizar.

2. Escolha um provedor de email

Para criar um email profissional, também é necessário escolher qual será o seu provedor de email. Na internet você consegue encontrar diversas opções, desde gratuitos, até provedores mais robustos para atender grandes empresas.

Mas antes de escolher o provedor ideal, você precisa entender quais são as principais demandas da sua empresa. Como por exemplo, quantos endereços de e-mail, espaço de armazenamento e funcionalidades do provedor.

3. Configure o seu email

Após escolher o serviço de e-mail profissional, é necessário configurá-lo. Para que ele possa enviar e receber e-mails é necessário conectar a empresa escolhida.

Mas caso tenha escolhido serviço de e-mail e domínio na mesma empresa, talvez essa etapa seja desnecessária. Geralmente, essas instruções completas são enviadas ao contratar um provedor.

Além disso, em algumas situações, o provedor pode solicitar uma verificação de domínio para comprovar que você realmente é o administrador e evitar qualquer tipo de fraude ou golpe.

Utilizar um domínio com provedor e-mail ou de hospedagem?

Muitas empresas que fornecem o serviço de e-mail profissional também fazem o registro do domínio. Talvez seja conveniente registar o domínio no provedor de e-mail profissional. Mas é importante analisar o preço do registro de domínio em outras empresas.

Algumas empresas costumam oferecer descontos no domínio quando você contrata junto com outros serviços. Entretanto, há empresas que cobram um preço bem mais do que o oferecido no início do contrato na hora da renovação.

Provedor de e-mail

Como falamos, uma das etapas que você tem que passar para aprender como criar um e-mail profissional é escolhendo um provedor de e-mail. Por isso, separamos algumas das melhores opções do mercado.

Provavelmente você pode estar se perguntando se criar um email profissional é algo muito caro, que serve apenas para algumas empresas. É possível criar um e-mail profissional gratuitamente.

Dessa forma, você consegue ter um e-mail com @seudominio.com sem pagar nada pelo serviço de e-mail. Entretanto, existe um custo em relação ao registro de domínio. Para criar um email profissional é necessário ter um domínio registrado, mas não costuma ser caro.

1. Zoho Mail

A primeira opção de provedor para você criar um e-mail profissional gratuitamente é o Zoho Mail. Zoho é uma empresa Indiana que oferece serviços semelhantes ao Google Workspace, antigo G Suíte.

A empresa conta com milhares de clientes pelo mundo. Dentre os serviços oferecidos pela Zoho, é possível criar até 5 contas de e-mail dentro do mesmo domínio, cada uma delas com até 5 GB de espaço de armazenamento.

A versão gratuita do Zoho Mail possui outras limitações, como a impossibilidade de utilizar programas de e-mail externos, como o Outlook. Mas eles possuem seu próprio aplicativo, disponível para Android e iOS, além de poder ser acessado por qualquer navegador.

2. Google Workspace

O Google Workspace, antigamente conhecido como G Suite, é o pacote de aplicativos e serviços online da Google para empresas. É um suite de aplicativos focado na produtividade de empresas e equipes.

Com o Workspace você consegue criar seu e-mail profissional com domínio personalizado e o logotipo da empresa. A ferramenta também oferece comunicação instantânea e reuniões via Google Meet e Google Chat.

Além de armazenamento de arquivos online e offline pelo Google Drive. Também os aplicativos office para edição de textos, planilhas e apresentações.

O Google Workspace também permite controlar permissões de usuários, de maneira que os administradores definam acessos por serviços, diretórios ou até mesmo documentos.

Aprendeu como criar email profissional?

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a criar um e-mail profissional para sua empresa ou negócio e transmitir mais profissionalismo e confiança para seus clientes.

Se você está começando um negócio ou montando sua empresa, talvez seja importante conhecer o WhatsApp Business para ter um canal empresarial de comunicação através do WhatsApp.

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