O que é a Nota Fiscal Eletrônica e como emitir

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Negócios de qualquer tamanho e setores precisam fazer a prestação de contas e manter o pagamento de seus impostos em dia, a não ser que contem com alguma condição especial que os isente desta tarefa. 

Já se está obrigação for algo necessário, mas não esteja sendo cumprida, as multas e seus juros podem comprometer o futuro de um negócio. É por isso que entender o que é a nota fiscal eletrônica, como ela funciona e como emitir é importante para qualquer empreendedor. 

A modernização deste documento com sua versão eletrônica garante mais agilidade aos negócios ao diminuir a burocracia por trás de processos, tornando mais fácil a administração de um empreendimento.

Confira o nosso artigo e entenda o que é a NF-e, para que ela serve, como fazer sua emissão e ferramentas que podem ajudar neste trabalho. Vamos lá?

O que é Nota Fiscal? 

A Nota Fiscal (abreviada como NF) é um documento com valor oficial que registra as vendas de uma empresa. 

Sua função é registrar a venda e compra de produtos e serviços, transferências de bens, devoluções de mercadorias e outras operações. É uma forma de oficializar essas transações, criando um histórico que pode ser consultado pelo emissor, pelo cliente e pelo Fisco.

Isso assegura que a relação entre clientes e negócios esteja protegida, garantindo o direito das duas partes. Já a falta de emissão da Nota Fiscal pode ser considerada sonegação fiscal.

Portanto, dizer de forma resumida que a NF é a comprovação tributária de uma atividade prestada por uma pessoa jurídica. 

A emissão de uma NF para o cliente é sempre necessária quando seu negócio recebe um pagamento. Da mesma forma, a emissão de uma nota fiscal de serviço também se faz necessária sendo este o enquadramento da negociação.

Porém, antes da emissão, os consumidores têm o direito de não fornecer suas informações pessoais. Contudo, isso não significa que a empresa está isenta da responsabilidade de registrar a venda. Então, a Nota Fiscal deverá ser emitida sem as informações do cliente, se possível. 

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? 

Já a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital deste documento que tem como objetivo formalizar a venda de serviços e produtos tanto no ambiente físico, quanto no ambiente digital. 

A versão eletrônica do documento está em vigor no Brasil desde 2006 e proporciona mais agilidade aos negócios e substitui a grande quantidade de papel necessário para emitir notas manualmente. 

A emissão eletrônica da nota torna os processos fiscais mais rápidos e práticos, afinal, tudo pode ser feito pela internet. Além disso, os sistemas ERP (sistemas para gerenciamento de recursos empresariais) podem ser utilizados para tornar a emissão destes documentos ainda mais fácil.

Para que serve a Nota Fiscal Eletrônica?

Assim como a nota tradicional, a Nota Fiscal Eletrônica formaliza transações de vendas que envolvem produtos ou serviços, compradores e órgãos públicos. Tudo isso de uma maneira prática, online e segura. 

A NF-e também vale como recibo, sendo usada no recolhimento de impostos. Além disso, é uma forma digital de manter sua empresa legalizada. Confira a seguir alguns dos principais benefícios da versão digital das Notas Fiscais: 

  • Torna os processos fiscais mais seguros a partir da validação de documentos.
  • Diminui a chance de erros em processos que antigamente eram manuais.
  • Pode aumentar a produtividade de uma empresa a partir da automação.
  • Reduz os custos com papel impresso e armazenamento.
  • Otimiza o tempo de colaboradores que podem dedicar sua atenção a tarefas mais importantes, enquanto as operações são automatizadas. 

mão clicando em uma nota fiscal eletrônica

Quem precisa emitir NFe?

Toda empresa deve emitir a Nota Fiscal para a prestação de serviços ou venda de produtos, caso contrário, a falta deste documento será entendida pelos órgãos fiscalizadores como sonegação fiscal. 

No entanto, existem algumas categorias de empreendedores que contam com algumas particularidades na emissão deste documentos. Entenda melhor nos tópicos a seguir. 

MEI - Microempreendedores Individuais

Microempreendedores Individuais (MEI) não são obrigados a emitir notas fiscais para a prestação serviço ou vendas para pessoas físicas, no entanto, devem emitir recibos que comprovem a transação. Já no caso de prestação de serviço ou vendas para pessoas jurídicas, a emissão da nota se torna obrigatória. 

PME - Pequenas e Médias Empresas

O termo Pequenas e Médias Empresas - PME é apenas uma forma de categorizar negócios de acordo com a quantidade de colaboradores e faturamento. Para questões relacionadas à tributação, são consideradas empresas.

Portanto, enquanto o MEI não é obrigado a emitir as notas em todas as ocasiões, as Pequenas e Médias Empresas são obrigadas a gerar a Nota Fiscal em todas as suas operações de entrada e saída de dinheiro, tanto nas vendas como na prestação de serviço. 

empreendedores calculando e emitindo suas notas fiscais

Freelancers e autônomos

Profissionais autônomos e freelancers não têm a obrigação de emitir notas fiscais, porém, precisam emitir o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou o Recibo de Pagamento ao Contribuinte Individual (RPCI). 

Para isso, o profissional não deve apresentar qualquer vínculo empregatício com empresas ou instituições. O modelo de recibo para emitir o RPCI pode ser encontrado em papelarias ou ser produzido em gráficas para que o profissional possa preenchê-lo após a prestação de um serviço.

Isso não significa que o trabalho de profissionais autônomos e freelancers esteja livre de impostos. É preciso recolher uma parcela do valor para ser direcionado ao INSS e, em alguns casos, para o Imposto de Renda. 

Contudo, apesar de estarem livres da obrigação de emitir a nota, estes empreendedores podem se cadastrar na prefeitura de sua cidade para emitir a Nota Fiscal avulsa.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

O primeiro passo para emitir seu documento é entender que existem 3 tipos de notas eletrônicas com finalidades diferentes: 

  • NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica): é emitida por empresas que vendem produtos físicos, sejam elas lojas físicas ou lojas virtuais
  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): é emitida por empresas que prestam serviços.
  • NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): é um documento emitido por empresas do varejo para substituir o cupom fiscal eletrônico. 

Como cada um destes documentos apresenta uma finalidade diferente, eles não são emitidos da mesma maneira. 

A NF-e e a NFC-e são geradas através do software da Sefaz - Secretaria de Fazenda de cada estado. Os programas são gratuitos e devem ser instalados em um computador. Enquanto isso, a NSF-se é gerada no site da prefeitura da cidade em que a empresa está situada. 

O processo de emissão não é simples e apresenta alguns desafios. Geralmente, tanto os órgãos estaduais quanto municipais apresentam algumas instabilidades se existe um grande fluxo de documentos a serem gerados, algo que acontece com frequência no início e fim do mês.

Além disso, não existe uma padronização no método de emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Cada estado e cidade pode usar sistemas e processos diferentes. Isso gera dificuldade para os usuários que não entendem como lidar com a burocracia e com o que é solicitado. 

Uma alternativa viável para tornar a emissão destes documentos uma tarefa mais simples é a contratação de sistemas que emitem as notas, facilitando a administração do seu empreendimento. 

No mercado existem opções de serviços que trabalham exclusivamente com a emissão de notas, porém, os sistemas ERP são plataformas de gestão empresarial capazes de emitir esses documentos além de oferecer uma série de outras funcionalidades para o gerenciamento de finanças, manufatura, controladoria, suprimentos, vendas e serviços.

6 Sistemas ERP para emitir sua Nota Fiscal

Os sistemas ERP são plataformas de gestão que tornam o acesso de dados de uma empresa mais simples, fazendo com que seus processos sejam mais ágeis e confiáveis, além de integrar diversos setores.

Utilizar este tipo de ferramenta em sua empresa irá proporcionar a oportunidade de automatizar uma boa quantidade de processos e manter o tempo de trabalho de sua equipe focado em questões que necessitam de mais atenção, gerando mais produtividade.

Para ajudar você a escolher a melhor opção para seu empreendimento, criamos uma lista com alguns dos melhores sistemas ERPs do mercado para que possa avaliar qual das alternativas atende melhor às necessidades do seu negócio. 

1. eNotas

O eNotas é oferece uma solução completa e se destaca entre as ferramentas para emitir nota fiscal eletrônica e nota fiscal de serviço, oferecendo automação, integração aos seus meios de pagamento preferidos e recursos para:

  • Automação na emissão de notas fiscais (na cobrança, no pagament ou na garantia);

  • Encaminhamento de notas fiscais por e-mail;

  • Cancelamento automático de notas fiscais quando uma venda é reembolsada;

  • Integrado ao Hotmart, PagSeguro, Iugu, etc.

  • Pode ser integrado ao seu sistema ERP;

A ferramenta conta com um checkout minimalista e suporta WooCommerce, marketplaces, SaaS, além de disponibilizar um atendimento especializado para seu negócio.

E caso você não esteja 100% satisfeito com a solução por qualquer motivo, eles oferecem garantia incondicional e devolvem seu dinheiro caso solicite reembolso dentro dos primeiros 30 dias da assinatura.

Emissão automática de notas fiscais com a eNotas

2. GestãoClick

O GestãoClick é um dos sistemas de gestão integrada mais completos do mercado. A solução conta com todas as funcionalidades que um negócio precisa para agilizar seu gerenciamento: estoque, financeiro, emissor de nota fiscal eletrônica, contratos, vendas, cadastros, relatórios, funcionários, atendimento e agenda.

A plataforma oferece até mesmo a possibilidade de gerenciar diversas empresas para empreendedores que precisam administrar CNPJs diferentes.

O GestãoClick tem seus clientes como a maior prova de sua eficiência. São mais de 10 mil usuários no Brasil, incluindo grandes marcas como o Terra, Estadão, O Globo, SEBRAE, Band, entre outras. 

GestãoClick - Sistema ERP Online

3. eGestor ERP

Uma ótima opção para micro e pequenas empresas, o eGestor oferece ao seus usuários as ferramentas e funcionalidades necessárias para gerenciar um negócio de forma online, com dados guardados na nuvem e disponível para acesso a qualquer momento de qualquer dispositivo com conexão na internet. 

A plataforma conta com a emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e, emissão de boletos, controle de vendas e estoque, fluxo de caixa e controle financeiro.

4. Cake ERP

Com a funcionalidade de emitir notas fiscais, módulos de gestão financeira, gestão de estoque, vendas e compra, o Cake ERP é uma boa opção para o seu negócio. Sua plataforma também pode gerar relatórios gerenciais integrados com seu negócio virtual para acompanhar de perto os resultados de sua empresa.

5. Tiny ERP

O Tiny ERP é mais uma ótima opção para pequenos negócios, ecommerces, indústrias e prestadores de serviços. 

A plataforma pode ser contratada através de 4 planos diferentes, um deles oferece exclusivamente a emissão de notas fiscais, enquanto planos mais completos contam com funcionalidades para melhorar processos operacionais e gerenciar um grande volume de pedidos de clientes.

6. Conta Azul

Uma das melhores plataformas ERP voltadas para pequenas empresas é criada por uma marca nacional, a Conta Azul. Sua ferramenta permite a gestão de vendas, integração bancária para conferir lançamentos, controle do perfil de usuários e a emissão da NF-e.

Uma de suas maiores vantagens é o sistema online, que pode ser acessado de qualquer lugar com acesso à internet. Além disso, a solução conta com as principais funcionalidades para atender necessidades administrativas, além de garantir a segurança dos dados e informações armazenadas de sua empresa.

Aprendeu o que é a Nota Fiscal Eletrônica e como emiti-la?

Esperamos que o nosso artigo tenha explicado de forma simples o que é a Nota Eletrônica, como ela funciona e como ela pode ser emitida. Sem dúvidas, as ferramentas ERP são as melhores soluções para assegurar que o seu negócio não terá nenhum tipo de problema na hora de gerar este documento. 

Agora, se você está procurando por formas de melhorar os resultados do seu negócio digital, confira nossa lista com os melhores cursos sobre como vender na internet.

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