Contabilidade para ecommerce: como fazer e vantagens

Com o progresso da tecnologia e a digitalização dos procedimentos empresariais, muitos serviços passaram a ser executados de forma remota, incentivando o surgimento de diferentes modelos de negócio. A contabilidade para ecommerce é um exemplo que simplifica o dia a dia.

Você tem conhecimento sobre o funcionamento da contabilidade para comércio eletrônico e quais as vantagens desse serviço para impulsionar o crescimento da sua empresa?

As tarefas contábeis, financeiras, trabalhistas, tributárias e diversas outras obrigações fazem parte da rotina diária de todo empreendedor - e nem sempre é simples conciliar tantas responsabilidades.

A ótima notícia é que, por meio da contabilidade para ecommerce, gerenciar procedimentos de rotina se torna mais descomplicado e o gestor adquire o embasamento necessário para tomar decisões com maior segurança.

O que é contabilidade para ecommerce

A contabilidade para ecommerce é um serviço de consultoria contábil destinado a empresas que operam no setor de vendas online, seja por meio de uma plataforma própria de loja virtual ou de marketplaces.

Uma empresa que realiza a venda de produtos por canais eletrônicos tem duas opções para lidar com suas finanças: manter uma contabilidade interna ou terceirizar o serviço, uma prática comum entre as pequenas e médias empresas.

Com o surgimento de ferramentas digitais e o crescimento da contabilidade online, a terceirização de tarefas financeiras, fiscais e trabalhistas tornou-se ainda mais acessível.

De fato, existem empresas contábeis especializadas em oferecer pacotes de serviços adequados a diversos tipos de clientes, como startups, micro e pequenas empresas, indústrias e até mesmo microempreendedores individuais (MEIs).

A contabilidade para e-commerce segue a mesma abordagem, fornecendo ao empreendedor todo o suporte necessário para que ele desenvolva suas atividades de forma eficiente e tome as melhores decisões comerciais.

Por que um ecommerce precisa de contador?

Uma empresa que atua no comércio eletrônico necessita dos serviços contábeis da mesma forma que uma loja de conveniência, uma empresa de serviços ou uma grande indústria. O que muda é o canal de vendas, que pode ser online ou offline.

Desde o momento da abertura do CNPJ, a contabilidade para ecommerce é fundamental ao longo de todo o ciclo de vida do negócio.

Alguns serviços contábeis são obrigatórios, como a entrega das declarações DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) ao governo.

Outros são essenciais do ponto de vista da gestão<, como o planejamento tributário, o gerenciamento de indicadores-chave de desempenho (KPIs) e os procedimentos burocráticos de emissão de guias e relatórios.

Ao abrir um e-commerce (exceto no caso de Microempreendedores Individuais), é necessário contar com um contador para cuidar da contabilidade da empresa e mantê-lo informado sobre os eventos contábeis-financeiros relacionados à atividade principal.

Como fazer a contabilidade para ecommerce?

A não ser que a sua empresa seja de grande porte, a forma mais adequada de realizar a contabilidade para ecommerce é por meio da terceirização do serviço.

As empresas especializadas em contabilidade online fornecem soluções personalizadas e a preços acessíveis para diferentes tipos de negócio, graças às ferramentas tecnológicas que possibilitam a automatização de tarefas rotineiras. Os principais serviços de contabilidade para ecommerce são:

Abertura de CNPJ

A formalização do negócio, especialmente se você pretende utilizar uma plataforma de marketplace, começa com a abertura do CNPJ para a empresa de ecommerce.

Nesse sentido, contar com a assessoria de um contador garantirá que todas as etapas sejam cumpridas corretamente, evitando possíveis prejuízos decorrentes de falhas processuais.

Entre os serviços prestados, o profissional contábil irá auxiliá-lo:

• Na escolha do regime tributário mais adequado;
• Na definição da natureza jurídica mais vantajosa;
• Na identificação dos CNAEs (Códigos Nacionais de Atividades Econômicas) primários e secundários;
• Nos processos de registro e licenciamento.

Embora as etapas possam parecer complexas, com o auxílio da tecnologia, é possível abrir uma empresa de e-commerce sem sair de casa e de forma gratuita.

Emissão de notas fiscais e guias

Através das plataformas avançadas da contabilidade online, emitir notas fiscais e gerar guias de pagamento de impostos torna-se uma tarefa fácil e conveniente.

O cálculo dos impostos, por exemplo, é automatizado com base nas informações contábeis inseridas, e o gestor ainda recebe alertas sobre as datas de vencimento.

Rotinas trabalhistas

A contabilidade para ecommerce também engloba as atividades relacionadas às obrigações trabalhistas, além de outros serviços, como contratação/demissão de funcionários, processamento da folha de pagamento, planejamento de férias e cálculo de encargos sociais.

Além disso, dependendo das necessidades do cliente, ela pode oferecer assessoria ou consultoria em processos societários, fusões e aquisições, entre outros serviços adicionais.

Obrigações e relatórios 

A contabilidade para ecommerce abrange responsabilidades legais junto à Receita Federal, ao Estado e à prefeitura, além das obrigações acessórias, como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Em geral, os pacotes contábeis oferecem uma variedade de relatórios financeiros, como Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), Balanço Patrimonial, Balancete, Livro Caixa, entre outros.

Quanto um ecommerce paga de impostos?

Constatamos que, além de outras funcionalidades, a contabilidade para ecommerce realiza o cálculo e a emissão de guias de impostos a serem pagos pela empresa.

No entanto, o tamanho da carga tributária depende de diversas variáveis, como o setor de atuação da empresa, o regime tributário escolhido e o volume de faturamento.

No caso das empresas de e-commerce que optam pelo regime do Simples Nacional, todos os tributos devidos mensalmente ao órgão fiscalizador são consolidados em uma única guia chamada Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

O cálculo do DAS é realizado com base na receita mensal da empresa, de acordo com as alíquotas estabelecidas nos Anexos do Simples Nacional. As empresas do ramo de comércio são tributadas de acordo com o Anexo I, no qual as alíquotas variam de 4% a 19%, dependendo do tamanho da receita.

À medida que o faturamento aumenta, o peso tributário também aumenta. Por exemplo, uma empresa de comércio eletrônico que tenha uma receita anual de até R$ 180 mil paga 4% de tributos sobre a receita bruta.

Acima desse valor, as alíquotas aumentam progressivamente de acordo com cada faixa de faturamento.

Vantagens da contabilidade para ecommerce

Da mesma forma que um ecommerce, a contabilidade digital tem crescido rapidamente, oferecendo serviços de alta qualidade a preços competitivos, graças às soluções tecnológicas.

Por meio de ferramentas digitais eficientes, a contabilidade online pode atender clientes de diversas regiões do país.

Redução de custos

A automação de várias tarefas rotineiras e burocráticas têm um impacto direto na contabilidade voltada para comércio eletrônico: a redução de custos.

Com sistemas inteligentes realizando o trabalho burocrático, os escritórios contábeis conseguem atender a um maior número de clientes, aumentar a receita e, ao mesmo tempo, reduzir o preço dos planos oferecidos.

Agilidade e praticidade

A tecnologia também contribui para um aumento significativo na eficiência, eliminando a necessidade de reuniões presenciais ou envio de documentos físicos por correio.

Através de videoconferências e sistemas de armazenamento em nuvem, com compartilhamento em tempo real acessível por qualquer dispositivo conectado à internet, é possível obter mais agilidade e praticidade.

Tanto os escritórios contábeis, ao expandirem sua capacidade de atendimento, quanto os empreendedores, ao acessarem remotamente as informações necessárias para gerir seu comércio eletrônico com maior qualidade, são beneficiados por essas iniciativas.

Segurança garantida 

Ao adotar o uso do cloud computing em substituição aos documentos em papel, a contabilidade voltada para comércio eletrônico deve aderir estritamente aos procedimentos de segurança, como a criptografia de dados e o controle de acesso.

O objetivo é assegurar que o fluxo de informações da empresa, de seus sócios e dos funcionários seja tratado e armazenado em conformidade com as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

O que é necessário para fazer um planejamento contábil para ecommerce eficiente?

Existem diversas estratégias que podem ser adotadas para obter uma compreensão abrangente do negócio, desenvolver um planejamento de contabilidade para ecommerce eficaz e, dessa forma, assegurar que todas as operações e obrigações sejam executadas de maneira adequada, prevenindo problemas futuros.

Definir o regime tributário ideal

É de extrema importância selecionar o regime tributário mais adequado para o e-commerce, pois isso permite gerenciar os custos e cumprir as obrigações de forma eficiente. Existem várias opções disponíveis, incluindo o Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

Para fazer a escolha mais acertada, é necessário analisar as particularidades do negócio, como o porte, as atividades exercidas, o faturamento anual, entre outros fatores relevantes.

Conhecer os períodos de apuração da tributação para e-commerce

As leis tributárias no Brasil são conhecidas por sua complexidade e por passarem por mudanças frequentes.

Por essa razão, é essencial lidar com as questões tributárias de um e-commerce de forma antecipada e sem cometer erros, uma vez que isso pode resultar em multas e penalidades impostas pelo órgão fiscalizador.

Geralmente, os períodos de apuração dos tributos são os mesmos aplicados às empresas físicas, o que permite que o empreendedor se prepare e acompanhe todos os prazos estabelecidos para cumprir suas obrigações tributárias. É fundamental estar em conformidade com esses prazos para evitar problemas futuros.

Conhecer o lucro do negócio

Ter plena consciência de todas as transações financeiras realizadas no e-commerce, entender como o dinheiro está sendo utilizado e avaliar sua rentabilidade são aspectos essenciais para garantir a sustentabilidade do negócio.

Nesse sentido, acompanhar de perto o fluxo de caixa é uma tarefa de grande importância. Além disso, ter conhecimento da lucratividade é uma etapa fundamental para a contabilidade, pois permite gerar relatórios periódicos sobre as entradas e saídas financeiras, possibilitando verificar se a empresa está gastando mais do que deveria.

Essa análise auxilia na identificação de áreas em que é possível reduzir custos e melhorar a eficiência financeira do e-commerce.

Organizar os documentos e registros contábeis

A organização é um elemento essencial para garantir a eficiência operacional e o cumprimento das obrigações contábeis de uma empresa.

Nesse sentido, contar com o apoio de uma contabilidade para ecommerce pode ser extremamente vantajoso, pois contribui para estruturar e manter os dados e informações financeiras do e-commerce de forma organizada.

Uma assessoria contábil qualificada é capaz de estabelecer uma estrutura sólida para os registros contábeis, assegurando a precisão e a integridade das informações. Isso permite o acesso a relatórios relevantes e atualizados, facilitando a análise financeira e auxiliando na tomada de decisões estratégicas para o negócio.

Além disso, a assessoria contábil pode auxiliar na elaboração de um planejamento preciso, considerando os dados contábeis e financeiros do e-commerce. Esse planejamento serve como uma base sólida para embasar as decisões empresariais, otimizando a gestão do negócio e contribuindo para o seu sucesso a longo prazo.

Melhores soluções de contabilidade para ecommerce

Agora que você conheceu mais sobre o que é contabilidade online e a importância de contratar um profissional para auxiliar na gestão da sua empresa, separamos uma lista com 3 opções de contabilidade para ecommerce.

1. Contabilizei

A Contabilizei, fundada em 2013, é uma das principais empresas de contabilidade online no Brasil. Atualmente, possuem uma base de mais de 50 mil clientes. Em reconhecimento à sua inovação, a empresa foi eleita uma das Empresas Mais Inovadoras do Mundo pela Revista Fast Company em 2017.

A Contabilizei oferece uma variedade de planos abrangentes de contabilidade para abrir empresas nos setores de serviços e comércio. Além disso, eles disponibilizam serviços adicionais, como conta digital PJ, certificado digital, emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), plano de saúde, entre outros.

Uma vantagem adicional é a flexibilidade no atendimento, que pode ser realizado via WhatsApp, chat, telefone e e-mail. Além disso, a Contabilizei oferece um atendimento exclusivo por meio de um assessor especialista no segmento do cliente, permitindo a escolha do plano Experts.

Além de tudo isso, a Contabilizei auxilia na organização de todas as obrigações contábeis e no cálculo dos impostos mensais.

2. Conta Azul

Outra opção de contabilidade para ecommerce é a Conta Azul, fundada em 2011. A empresa foi a primeira startup brasileira selecionada pela 500Startups, um renomado programa de aceleração de negócios no Vale do Silício, que oferece mentoria em design, distribuição online e métricas.

A Conta Azul oferece quatro planos, cada um deles indicado para um tipo específico de empresa, de forma a se adequar melhor às necessidades do negócio. Além disso, a plataforma permite a emissão de notas fiscais de produto, serviço e consumidor, além de boletos registrados pelo banco.

Um diferencial desta plataforma é a possibilidade de se tornar um contador parceiro da Conta Azul, migrando o escritório contábil para o ambiente digital.

3. Facilite

A Facilite é mais uma opção de contabilidade online, com uma base de mais de 2000 clientes em todo o Brasil. Seu foco está nas pequenas empresas, oferecendo quatro planos que atendem Microempreendedores Individuais (MEIs) e empresas enquadradas no Simples Nacional.

A plataforma da Facilite disponibiliza recursos para emissão de notas fiscais de serviços (NFS-e) e de vendas ao consumidor (NFC-e), além de oferecer serviços de gestão financeira, certificado digital e auxílio na documentação da empresa. Além disso, eles oferecem um serviço simplificado e rápido para abertura de empresas.

Outro diferencial da Facilite é a possibilidade de trocar de contador. Todo o processo de migração é realizado de forma online, e eles também oferecem um atendimento exclusivo com um contador parceiro para esclarecer suas dúvidas.

Encontrou o melhor serviço de contabilidade para ecommerce?

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a encontrar o melhor serviço de contabilidade para ecommercer para auxiliar desde a criação, até o gerenciamento da sua empresa.

Se você prefere o serviço tradicional de um escritório de contabilidade, confira nosso artigo com os melhores escritórios de contabilidade do Brasil.