7 ferramentas para auxiliar na gestão de equipes remotas

O trabalho remoto, com o funcionário atuando à distância, e o modelo de trabalho híbrido, conciliando o home office ao presencial, tornaram-se umas das práticas mais comuns, durante a pandemia da covid-19.

Hoje, inclusive, esses formatos podem até ser oferecidos como um diferencial na hora de anunciar uma vaga. Mas é importante adequar processos e hábitos, que são as verdadeiras engrenagens para que a gestão não presencial não fique desgastada.

Além disso, especialmente durante a gestão de equipes remotas, algumas ferramentas precisam fazer parte de uma rotina estabelecida para que tanto os funcionários quanto a empresa não tenham impactos negativos durante o trabalho à distância.

Para ajudar a sua empresa a se guiar nesse contexto, o Tangerino - controle de ponto digital traz neste artigo algumas dicas de hábitos, ferramentas e softwares que, comprovadamente, tornam essa realidade muito mais ágil e com mais resultados.

Dicas de hábitos positivos durante a gestão de equipes remotas

Trabalhar com equipes à distância ainda é um desafio, especialmente para empresas muito tradicionais, que acreditam que os processos só fluem com a presença dos funcionários e controle constante por parte dos gestores.

Mas, assim como tudo na sociedade, o mercado tem se adaptado e a flexibilidade no trabalho tem sido palavra de ordem em todos os contextos. Para isso, as empresas e os colaboradores precisam se adaptar para que a gestão de equipes remotas se dê da melhor maneira.

Isso quer dizer que alguns hábitos e práticas precisam ser adotados, pensando na organização das tarefas, do tempo, da comunicação e, inclusive, do cuidado e da conexão entre todos. Veja algumas dicas nesse sentido:

Crie um plano de trabalho e estabeleça regras

Regras e diretrizes são fundamentais para o bom funcionamento das empresas, especialmente no contexto remoto.

Assim, ao instituir o home office, as equipes precisam saber exatamente o que devem fazer, qual horário de trabalho, como devem se comunicar, onde as tarefas e ajustes devem ser feitos, o que fazer em caso de problemas ou dúvidas.

O sistema remoto tem tudo para dar certo se todos estiverem cientes das suas tarefas e do fluxo de trabalho, que deve ser repassado pelos gestores com antecedência.

Mantenha a comunicação com as equipes

Comunicação interna significa conexão e engajamento, e deve também ser sinônimo de transparência. Manter uma rotina de contatos e reuniões é muito importante nesse momento de distanciamento, para que todos sigam se sentindo parte do time e seguros.

Assim, planeje uma agenda de reuniões, que podem e devem ser feitas por videoconferência, pelo menos uma vez por semana. Além disso, converse com a equipe sobre a comunicação por mensagem de texto ou áudio, para que seja ágil e objetiva.

Reforce uma cultura de colaboração e humanidade

O distanciamento social não precisa significar o rompimento das relações interpessoais. E esse é um desafio que a maioria das empresas precisa superar.

Preocupar-se com a saúde durante o home office e oferecer suporte a todos, reforçando que a empresa se importa com as pessoas, para além dos resultados e produtividade, reforça uma cultura organizacional humanizada e compreensiva.

Para isso, a empresa pode propor um programa de atendimento psicológico online ou até mesmo oferecer mais flexibilidade no dia a dia, como na jornada de trabalho, práticas que auxiliam nesse contexto.

Invista em tecnologia

Sem dúvidas, foi a tecnologia que permitiu que as empresas tivessem mais sucesso com a gestão de equipes remotas.

Ferramentas, softwares, aplicativos, armazenamento em nuvem, dentre várias outras tecnologias, são as pontes que unem pessoas localizadas em diferentes partes do planeta.

Contar com a maior quantidade possível de tecnologia, muitas delas disponíveis gratuitamente no mercado, é a garantia de um trabalho à distância mais ágil, eficaz e até mesmo prazeroso para todos.

Conheça 7 ferramentas fundamentais para a gestão de equipes remotas

Além de hábitos que devem ser cultivados e colocados em prática, existem diversas ferramentas criadas para facilitar a rotina das empresas e colaboradores, especialmente para aqueles que estão atuando à distância. Veja 7 dicas já muito utilizadas:

Comunicação interna

Manter uma comunicação transparente e constante com as equipes que estão trabalhando à distância é um dos hábitos mais importantes nesse contexto. Manter-se conectado a todos e incentivar feedbacks é fundamental.

Disponível no mercado de forma gratuita e com uma avaliação positiva por parte de usuários, o JivoChat e Zoom têm sido muito acionados durante a pandemia e facilitado a vida de quem está em home office e dos gestores.

Além de possibilitar a comunicação com clientes, o JivoChat pode ser usado para a comunicação interna e possibilita a troca de mensagens instantâneas, como um chat. Com ela é possível conversar individualmente com uma pessoa e até criar canais específicos com um grupo de membros, conforme as necessidades da empresa ou da equipe.

Já o Zoom é uma plataforma de videochamada que permite realizar reuniões individuais ilimitadas, na versão gratuita, além de reunião com até 100 participantes, com compartilhamento de tela e outros recursos. A ferramenta permite, ainda, salvar as reuniões para serem enviadas posteriormente, caso necessário.

Gestão de tarefas

Essa é uma das principais demandas das equipes que trabalham à distância: gerenciar a produção e entrega de tarefas é uma ação fundamental nesse contexto, pois respeitar os prazos e manter a qualidade do trabalho é imprescindível.

Para isso, duas plataformas, com versões gratuitas e que atendem às diversas demandas das empresas, podem ser utilizadas: o Trello e o Asana.

Ambas as ferramentas oferecem um layout onde é possível distribuir todas as tarefas das equipes, dividindo-as por categorias: a serem feitas, em processo de produção ou concluídas.

É possível também estabelecer prazos, marcar os responsáveis por cada uma e fazer upload e download de arquivos, como fotos e documentos, que são importantes para realização dessa tarefa.

Gestão de produtividade

A produtividade é outro aspecto desafiador para as equipes que estão atuando em home office. Mesmo sem a presença física de um chefe ou gestor, todos precisam estar concentrados e engajados com sua rotina e obrigações.

Para isso, existem duas ferramentas gratuitas: o TomatoTimer, de gestão do tempo, e o Google Agenda, de marcação e acompanhamento de compromissos.

O primeiro utiliza a técnica Pomodoro, estratégia para melhorar a administração do tempo. Por meio de um cronômetro, disponível no site ou aplicativo, divide-se o tempo de realização de uma tarefa, que deve ter duração de 25 minutos, chamados de pomodoro.

Após os 25 minutos é feito um intervalo, que varia de 5 a 30 minutos. A proposta é evitar a procrastinação e distrações, mas também manter um descanso regular, sem que o funcionário trabalhe sem parar e se desgaste.

Já o Google Agenda, muito conhecido, permite organizar a sua agenda de compromissos. Nele é possível incluir atividades profissionais e pessoais, e recebe notificações sobre cada uma delas, para que os compromissos não se misturem.

Outra funcionalidade muito útil é a possibilidade de compartilhar e sincronizar uma agenda com outras pessoas, configurando aspectos como a cor em que os compromissos aparecem, para que não se confundam.

Gestão de jornada

O tema controle de jornada de trabalho merece atenção especial, principalmente quando se fala em gestão de equipes remotas.

Por um tempo, as empresas realizavam o controle de ponto apenas dos funcionários que atuam presencialmente, por meio dos formatos permitido até então, ou seja, o manual, mecânico e eletrônico.

Assim, os colaboradores inseridos em outros modelos, como o home office ou trabalho externo, acabavam não precisando passar por esse controle.

Graças à publicação da Portaria 373, de 2011, foi possível desenvolver novas tecnologias que facilitam o controle de jornada dos funcionários e otimizam a rotina dos setores de recursos humanos.

Um dos exemplos são os softwares e aplicativos de controle de ponto. Instalado no tablet, smartphone ou notebook do funcionário, é possível que ele faça a marcação do seu ponto de onde estiver.

Com essa ferramenta, o gestor pode analisar a razão entre as tarefas e o tempo de trabalho, para entender se um setor está sobrecarregado ou se precisa de apoio, além de avaliar um funcionário de forma individual.

O que achou dessas dicas de ferramentas e hábitos para ajudar na gestão de equipes remotas? Investir na tecnologia é tão importante quanto reforçar a conexão entre os funcionários e a colaboração, para que o home office seja leve e, ao mesmo tempo, produtivo.