Aprender como fazer uma ata de reunião é indispensável para profissionais e empresas que desejam melhorar a comunicação e a organização interna, garantindo um registro claro das decisões, responsabilidades atribuídas e prazos definidos durante cada encontro.
Neste guia, você vai entender o que é uma ata de reunião, quais elementos ela deve conter e conferir dicas práticas que tornam o processo de criação mais simples e eficiente.
O que é uma ata de reunião?
A ata de reunião é um documento cujo principal objetivo é registrar de forma organizada e clara tudo o que foi discutido durante um encontro organizacional, seja ele presencial ou online. Além disso, ela funciona como um histórico das reuniões, permitindo que todos da equipe consultem as informações sempre que necessário.
Conforme destacamos, esse recurso detalha as decisões tomadas, as tarefas atribuídas, os prazos definidos e os responsáveis por cada ação, assegurando que cada membro esteja ciente de suas responsabilidades.
O que não pode faltar em uma ata de reunião?
A seguir, separamos um pequeno checklist com tudo que precisa estar presente em uma ata de reunião para que ela fique completa:
- Data, hora e local da reunião - informações básicas que situam o contexto do encontro
- Lista de participantes - nomes e cargos de todos presentes
- Pauta da reunião - Todos os assuntos que foram discutidos
- Decisões tomadas - registro oficial das deliberações feitas pelo grupo
- Tarefas atribuídas - descrição das atividades delegadas a cada responsável
- Prazos definidos - datas para conclusão de cada tarefa
- Observações adicionais - questões levantadas, preocupações ou informações importantes compartilhadas durante a reunião
- Encerramento da reunião - hora de término e considerações finais
- Assinatura ou aprovação - confirmação de que a ata foi revisada e aprovada pelos participantes ou pelo responsável designado
Como fazer uma ata de reunião?
Fazer uma ata de reunião eficiente é mais simples do que parece, principalmente se você seguir uma estrutura organizada. Confira um passo a passo prático:
- Prepare as informações básicas: O primeiro passo é anotar, antes da reunião, informações como data, horário, local, lista de participantes e todos os tópicos que serão discutidos durante o encontro.
- Registre os principais pontos: Durante a reunião, faça um esboço dos principais assuntos discutidos, garantindo que informações importantes não sejam esquecidas. Inclua ideias aceitas ou rejeitadas, tarefas atribuídas, prazos definidos e outros pontos relevantes.
- Detalhe e organize o conteúdo: Assim que a reunião terminar, revise suas anotações, complete informações que ficaram de fora e produza a versão final da ata. Mantenha uma linguagem clara e objetiva, para que todos os participantes compreendam facilmente.
- Defina responsabilidades e prazos: Certifique-se de que cada tarefa discutida tenha um responsável definido e um prazo para ser concluída. Isso evita confusões e facilita o acompanhamento das demandas.
- Compartilhe e armazene corretamente: Por fim, envie a ata para todos os participantes, inclusive aqueles que não puderam comparecer, e armazene o documento em um local seguro, acessível para toda a equipe.
Modelo de Ata de Reunião
Para te ajudar, preparamos um pequeno modelo de ata de reunião que você pode copiar e adaptar conforme a necessidade da sua equipe:
Modelo de Ata de Reunião
Título: Ata da Reunião -- [Nome do Projeto ou Departamento] Data: [dd/mm/aaaa] Horário: [hh:mm] Local: [Presencial/Online -- plataforma, se aplicável] Participantes:
- [Nome 1 - Cargo]
- [Nome 2 - Cargo]
- [Nome 3 - Cargo]
Pauta da Reunião:
- [Assunto 1]
- [Assunto 2]
- [Assunto 3]
Principais Discussões:
- [Resumo do que foi discutido sobre o Assunto 1]
- [Resumo do que foi discutido sobre o Assunto 2]
- [Resumo do que foi discutido sobre o Assunto 3]
Decisões Tomadas:
- [Decisão referente ao Assunto 1]
- [Decisão referente ao Assunto 2]
- [Decisão referente ao Assunto 3]
Tarefas e Responsáveis:
- [Descrição da tarefa 1] [Nome do Responsável] [Data] [Detalhes adicionais]
- [Descrição da tarefa 2] [Nome do Responsável] [Data] [Detalhes adicionais]
Observações Adicionais:
- [Informações importantes levantadas durante a reunião]
Encerramento:
- [Horário de término]
- [Comentários finais, se houver]
Assinatura / Aprovação:
- [Nome do responsável]
Aprendeu o que é e como fazer uma ata de reunião?
Agora que você já viu o que não pode faltar, como elaborar e até conferiu um modelo pronto, fica muito mais simples aplicar esse recurso em suas próprias reuniões e melhorar a comunicação dentro da sua equipe.
