Como fazer um relatório: o passo a passo

Entender como fazer um relatório vai permitir que você possa elaborar um documento de qualidade e que atenda os requisitos exigidos pelos seus superiores, seja no ambiente profissional ou acadêmico. 

O relatório é um gênero textual que surge como uma ferramenta facilitadora para que você possa apresentar resultados sobre uma pesquisa, uma estratégia aplicada ou até mesmo um modelo de negócio.

E embora ele seja complexo, se você seguir a estrutura que apresentaremos nesse artigo você vai conseguir desenvolver um relatório de qualidade para qualquer área de trabalho.

Portanto, se você deseja aprender como fazer um relatório de estágio ou como fazer um relatório de trabalho para o chefe, continue a leitura desse artigo.

O que é e como fazer um relatório?

Antes de apresentarmos como fazer um relatório é preciso entender o que é um relatório e quais são as características principais de um relatório.

Um relatório é um gênero textual que aborda o relato sobre uma situação específica utilizando uma linguagem formal, apresentando um texto que seja claro, objetivo e coerente.

Em um relatório são apresentados os resultados sobre uma pesquisa, projeto, iniciativa e até mesmo uma estratégia aplicada no ambiente de trabalho dentro de um determinado período de tempo. 

O objetivo principal de um relatório é simplificar resultados e apresentar recomendações para  que a partir dessas informações seja possível tomar uma ação futura. 

Alguns elementos normalmente se encontram presentes em um relatório são:

• Razões pelas quais foi feito o relatório
• Descrição detalhada das atividades ou eventos
• Análise do impacto do evento
• Validação dos fatos e apresentação de dados
• Fontes de informação que foram utilizadas
• Previsões de como o evento pode influenciar um resultado futuro
• Recomendação sobre uma próxima ação
• Conclusão

Ou seja, o responsável pelo desenvolvimento de um relatório deverá se valer de uma grande quantidade de informações e se possível ter participação no evento a ser relatado.

Não existe um tamanho padrão de relatório e ele vai depender estritamente da temática e também da quantidade de dados que você pretende apresentar.

Relatórios mais recorrentes tendem a ser ter tamanhos menores por apresentarem uma menor quantidade de dados. 

O formato de entrega de um relatório pode variar dependendo do seu objetivo, ou a critério da empresa que você trabalha.

Algumas empresas possuem modelos de relatórios padronizados e que tendem a facilitar a sua elaboração. 

O importante é que, na hora de elaborar o seu relatório, você priorize a acessibilidade das informações para que qualquer pessoa, independente de estar ciente ou dos acontecimentos, possa compreender os acontecimentos, objetivos e o que deve ser feito a partir dele.

Ou seja, é preciso focar nos dados mais relevantes para que o leitor possa compreender a mensagem de maneira rápida e clara.

Utiliza o JivoChat no seu site? Entenda como interpretar os relatórios de resultados de atendimento da ferramenta.

Quais são os tipos de relatórios?

Um outro aspecto importante antes de aprender como fazer um relatório é compreender em que situações os relatórios são utilizados. 

Os relatórios fazem parte do dia a dia de praticamente todas as áreas profissionais, desde indústrias, ciência, área médica, criminal, negócios e também na área acadêmica. 

Dentre os tipos mais comuns de relatórios podemos citar:

• Relatório escolar: São relatórios propostos pelo professor onde os alunos devem detalhar atividades elaboradas dentro da sala de aula.
• Relatório científico: São relatórios acadêmicos normalmente realizados após uma pesquisa. Costumam ser feitos por universitários em ocasiões como relatório de estágio, relatório de conclusão de curso, relatório de participação em simpósio acadêmico etc.
• Relatório de trabalho (relatório administrativo): são produzidos para registros empresariais  com foco em apresentar resultados ou registrar um acontecimento e podem ser feitos com frequências variadas (mensais, anuais, semanais).  

É importante notar que apesar do relatório científico na maioria das vezes ter a necessidade de ser elaborado a partir das normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e obedecer uma estrutura específica, o relatório administrativo pode ser escrito em formatos variados. 

Podendo ser apresentados no formato de gráfico, infográficos, tabela, arquivo de texto ou então utilizando todos esses elementos permitindo que o relatório possa facilitar a compreensão. 

Conheça 9 sites para você criar relatórios no formato de infográficos e deixá-los mais visuais e facilitar a compreensão. 

Por que usar estatísticas em relatórios?

Uma pergunta muito comum na hora de aprender como fazer um relatório é sobre a necessidade de utilizar dados estatísticos em relatórios. 

Nem todo relatório irá conter dados em números, isso porque podemos fazer pesquisas que sejam qualitativas ou quantitativas.

Entretanto, em relatórios onde você irá apresentar dados quantitativos, são os dados estatísticos que permitirão afirmar o quão confiável são os resultados que você está apresentando.

Ou seja, a utilização de dados estatísticos pode não ser obrigatória, mas em algumas situações, principalmente durante a elaboração de relatórios acadêmicos ela poderá ser uma exigência, pois eles contribuem  para validação dos resultados.

Uma maneira mais simples, e recomendada, de apresentar dados numéricos (ou quantitativos) de relatórios é a partir da utilização de gráficos.

O passo a passo de como fazer um relatório

Agora que você já entendeu o que é um relatório e porque é importante que o seu relatório contenha dados expressos graficamente, vamos aprender como fazer um relatório passo a passo utilizando o modelo de relatório mais comum no ambiente acadêmico e profissional. 

A estrutura básica de um relatório é a seguinte:

• Capa com título
• Introdução
• Desenvolvimento (Metodologia, Resultados e análises)
• Considerações finais
• Referências bibliográficas

1. Capa

A formatação da capa, ou da folha de rosto, irá seguir de acordo com as indicações de cada organização, seja ela uma instituição de ensino ou o seu local de trabalho.

Por isso, você deve se informar e saber se ela deve seguir um padrão de formatação, não esqueça que não havendo um padrão você pode sempre consultar as normas da ABNT para a realização de trabalhos acadêmicos e seguir o modelo.

Entretanto, podemos abordar algumas informações que provavelmente você deve abordar na capa.

• Título do relatório
• Nome da instituição que está elaborando o relatório
• Departamento/Setor
• Curso/Função
• Nome do autor ou da equipe

O título também é um elemento importante e deve estar apresentado na capa. Ele deve estar relacionado diretamente com a temática e expressar o objetivo principal do trabalho. 

No caso de relatórios acadêmicos ele pode ser redigido como "Relatório de final de Estágio" ou "Relatório de Estágio supervisionado" sem a necessidade de especificação.

Entretanto, normalmente ele deve sempre ser baseado no seu assunto principal como veremos nos exemplos a seguir: 

• Relatório de Visita Técnica
• Relatório de mídias sociais
• Relatório de atendimento ao cliente
• Relatório de compra e venda

2. Introdução

A introdução de um relatório deve conter um resumo de todos os tópicos que serão abordados ao longo do relatório. 

Nela você deve expor o tema principal do seu trabalho, os objetivos, um breve comentário dos resultados e o que será possível concluir ao final do relatório.

Se for um relatório acadêmico, por exemplo, é preciso ainda comentar sobre a metodologia utilizada para a elaboração da sua pesquisa.

Confira o exemplo abaixo:

"Este relatório foi produzido para descrever os resultados obtidos depois da implementação de um sistema de chat online na empresa XX. 

Os  resultados demonstram que houve uma melhora na satisfação do consumidor com os serviços oferecidos pela empresa, em especial os serviços que envolvem o atendimento ao cliente. 

Ao final da análise será possível observar se existe a necessidade de implementar outros serviços de atendimento ao cliente."

Obviamente você precisa desenvolver a introdução e apresentar mais informações, em relatórios acadêmicos ainda é possível que haja a necessidade de fazer uma breve revisão bibliográfica a respeito do tema apresentado.

3. Desenvolvimento

O desenvolvimento é a parte mais complexa e extensa dentro de um relatório, para aprender como fazer um relatório de boa qualidade é preciso que o seu desenvolvimento seja claro e objetivo, pois é para essa parte do relatório na qual você apresentará  os dados coletados para o relatório, além das pesquisas realizadas. 

Além disso, no desenvolvimento é possível incluir entrevistas, gráficos, tabelas, depoimentos e outras informações que você achar relevante para complementar o seu relatório. Essas informações vão dar mais relevância aos dados apresentados.

A estrutura do desenvolvimento normalmente é a seguinte:

1. Objetivos: O objetivo é dividido em "objetivo geral" e "objetivos específicos". O objetivo geral é onde será abordado o foco principal do tema, os objetivos específicos vão abordar subtópicos que ajudarão a alcançar o objetivo geral.
2. Metodologia: Na metodologia você vai falar sobre as ferramentas utilizadas e como você fez para obter os resultados, se utilizou programas específicos, se foi feito por meio de formulários ou entrevistas.
3. Resultados: É o momento de expor seus dados sejam eles qualitativos ou quantitativos, nesse tópico você pode apresentar gráficos, questionários, e respostas da entrevista.
4. Discussão: Para relatórios acadêmicos é necessário utilizar referências da literatura para dar embasamento teórico e justificar os resultados obtidos. Já para relatórios administrativos é onde você irá abordar o que foi observado nos resultados com um olhar crítico e argumentativo justificando as possíveis causas dos resultados observados.

Não esqueça de enumerar os tópicos do seu relatório corretamente e organizar as informações de maneira simples e objetiva.

Caso o seu relatório tenha imagens ou gráficos é preciso enumerá-las e legendá-las para que elas possam ser referenciadas no texto.

Se incluir tabelas, as tabelas também devem ser numeradas e legendadas de maneira explicativa. 

Encontrou um dado interessante para apresentar no seu relatório? Conheça as ferramentas que transformam PDF em Word, e irão te fazer poupar tempo na hora de escrever o seu relatório. 

4. Conclusão ou Considerações finais

A conclusão é onde você irá fazer um fechamento das ideias apresentadas, e dos resultados obtidos. Nesse tópico é importante que você selecione as ideias principais e tente relatar o que foi concluído a partir dessas ideias. 

Por exemplo:

"Por meio desse relatório foi possível comprovar que a presença de um chat online no site afeta positivamente a satisfação do consumidor 

Portanto, o uso dessa ferramenta deve ser levado em consideração quando se busca melhorar o atendimento ao cliente dentro de um ecommerce ou loja virtual, sendo necessário a realização de estudos mais aprofundados para entendermos seus reais impactos. "

5. Referências bibliográficas

E por fim do nosso passo a passo de como fazer um relatório, o último elemento nem sempre é utilizado em relatórios administrativos, entretanto é amplamente utilizado em relatórios acadêmicos. 

Essa é uma folha à parte onde você irá apresentar quais foram os materiais consultados para a elaboração do seu relatório. 

Elas preferencialmente devem seguir as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), a referência bibliográfica deve seguir um padrão de citação: 

• Artigo com autor: SOBRENOME, Nome. Título. Nome do jornal, cidade de publicação, dia, mês e ano. Seção (se houver). Disponível em: . Acesso em: dia, mês e ano.
• Artigo sem autor: TÍTULO . Nome do Jornal, cidade de publicação, dia, mês e ano. Seção (se houver). Disponível em: . Acesso em: dia, mês e ano.

Depois desta etapa basta salvar o seu relatório em um formato como PDF para que ele não corra o risco de ser desformado ao ser aberto em outro programa. Pra isso você pode usar a ferramenta Soda PDF.

Como  apresentar um relatório?

Aprendeu como fazer um relatório e agora vai precisar apresentá-lo? Confira a nossas dicas para fazer da sua apresentação um sucesso

Melhore a sua oratória

Se você é do tipo de pessoa que costuma ficar nervosa só de pensar em ter que apresentar o seu relatório para um grupo de pessoas?

Talvez uma alternativa que possa te ajudar a superar esse medo seja melhorar a sua capacidade de comunicação e oratória.

Existem diversos conteúdos disponíveis na internet que podem te ajudar a superar o medo de falar em público, mas se você quiser encurtar esse caminho e aprender como falar em público com o curso Curso Oratória Extreme – Você Falando Bem em Público.

Não deixe de conferir também algumas dicas que separamos para você no nosso conteúdo: 14 dicas de como falar em público.

Utilize as ferramentas certas

Tanto para aprender como fazer um relatório quanto para apresentá-lo é preciso conhecer quais são as ferramentas que podem ser aplicadas e utilizadas para simplificar a construção do seu relatório.

Por exemplo,  os mapas mentais da Gitmind e MindMeister são bastante úteis para que você possa organizar  suas ideias antes de colocá-las no papel e saber quais pontos são mais importantes de abordar.

Além disso, o Shutterstock: Creative Flow, que já citamos, já vem com templates prontos para facilitar a preparação da apresentação do seu relatório, basta escolher um template e incluir as informações editando-o da maneira que você quiser para deixar sua apresentação com aspecto profissional

Os layouts prontos do Shutterstock ainda vão agilizar o seu fluxo de trabalho para que você possa focar no que realmente é importante para o seu relatório. 

Simplifique as informações 

Outra dica muito importante é primeiro elaborar um relatório escrito antes de fazer a versão apresentável.

O relatório escrito tende a ser mais completo, e você já viu nesse artigo como fazer um relatório, por isso é mais fácil captar quais são as informações essenciais para uma apresentação.

Em uma apresentação não é necessário colocar todos os pontos, encare a apresentação como uma conversa que você vai apresentar os pontos principais, apresentações muito longas tendem a ser cansativas.

Então para apresentação tente simplificar ao máximo e ser objetivo, sem deixar nenhum dado importante de fora.

Prepare a sua apresentação antecipadamente

Para conseguir dar conta de tudo, a dica é: Prepare tudo com antecedência.

Você já sabe como fazer um relatório escrito, e agora ainda tem tempo sobrando para preparar  a apresentação? Comece o quanto antes. Assim você terá mais tempo para praticar a sua fala e organizar detalhes que estejam fora de ponto.

Se você tem dificuldade em se organizar e costuma deixar tudo para última hora, um curso de gestão de tempo como o Gestão de Tempo - como aumentar sua produtividade pode te ajudar a como fazer um relatório, a apresentação e ainda ter tempo suficiente para se preparar para apresentá-lo.

Agora você já sabe como fazer um relatório

Nesse artigo mostramos como fazer um relatório e ainda como se preparar para uma possível apresentação desse documento.

Não esqueça de revisar tanto a versão escrita quanto a versão de apresentação para ter certeza de que você incluiu todos os dados e que não existem erros antes de entregá-lo aos responsáveis. 

Até a próxima!