Método GTD: O que é e como maximizar sua produtividade

Neste artigo, iremos explicar o que é esta ferramenta, para que ela serve e como você pode implementa-la de maneira eficaz na sua rotina em apenas alguns passos. Pronto para descobrir como aumentar sua produtividade?

O que é o método GTD (Getting Things Done)?

O GTD, abreviação pra Getting Things Done, é uma metodologia criada por David Allen, autor do livro "A arte de fazer acontecer", que foca em ajudar as pessoas a organizar o tempo e se tornarem mais produtivas.

Com esta ferramenta você pode transformar a sensação de sobrecarga em um sentimento de controle, trazendo mais equilíbrio e qualidade de vida para sua rotina, ao mesmo tempo que diminui o estresse e a ansiedade causado pelas tarefas do dia a dia.

A metodologia criada por David Allen divide as atividades cotidianas em três principais categorias:

• Atividades Não Planejadas: Refere-se a atividades inesperadas que surgem ao longo do dia e exigem atenção imediata, ou seja, você deve resolvê-las o mais rápido possível.
• Atividade Predefinidas: Essas são atividade, tarefas e compromissos que já estão planejados ou agendados. Isso inclui reuniões, consultas médicas e qualquer outro compromisso.
• Atividades a Serem Definidas: Essas são tarefas que ainda não estão claramente agendadas, mas que são consideradas uma demanda em andamento, como novos projetos e ideias você pode executar quando possível.

Ao adotar essa estratégia, você consegue organizar melhor a sua rotina e ter uma visão mais clara do que precisa ser feito agora e do que pode ser deixado para um outro momento, evitando que seu dia fique sobrecarregado.

As 5 etapas do método GTD

Para implementar esta metodologia de forma eficaz, precisamos entender as cinco etapas que a constituem. Vamos entender como cada uma dessas etapas funcionam e como elas te ajudam a aumentar sua produtividade:

1. Capturar

A primeira etapa do método GTD consiste em reunir todas as tarefas, ideias, compromissos e qualquer outra demanda em um sistema confiável de coleta. Para isso, você pode usar um papel, uma aplicativo ou uma ferramenta de organização, como Asana ou Jira.

O principal objetivo aqui é esvaziar sua mente de qualquer preocupação, pensamento ou até mesmo ideias que estejam tomando sua atenção para garantir que você não esqueça de realizar nenhuma tarefa.

2. Esclarecer

Agora esta na hora de analisar individualmente os itens selecionados anteriormente para categoriza-los de acordo com o nível de atenção que eles exigem. O objetivo é dividi-las em ações menores e mais fáceis de gerenciar.

Caso encontre um item que você não sabe ao certo o que fazer, opte por uma das opções a seguir:

• Lixeira: Descarte as tarefas ou demandas que você não tem interesse ou que simplesmente não valem o seu tempo;
• Talvez: Para aqueles projetos que ainda não tem uma data definida, mas são do seu interesse, crie uma categoria chamada "Algum dia/talvez". Isso inclui viagens, aprender uma nova habilidade, iniciar um novo hobby, etc;
• Referências: Aqui você pode guardar materiais que sejam interessantes e possam ser úteis em algum outro projeto no futuro, como um livro, artigo, uma música, etc.

3. Organizar

Em seguida, comece a separar suas tarefas em categorias contextuais. Por exemplo, uma ideia bem interessante é criar pastas para diferentes áreas da sua vida, como trabalho, estudos, casa, projetos pessoais, viagens, etc.

Sempre que uma nova tarefa, projeto ou demanda surgir, basta separa-la de acordo com essas categorias para garantir que cada item esteja no lugar certo, pronto para ser acessado sempre que for necessário.

4. Refletir

A etapa de reflexão do método GTD é o momento em que você irá atualizar seu sistema de controle e alinhar suas prioridades. Para isso, é necessário revisar regularmente suas listas de tarefas e projetos para garantir que você esta focado no que é mais importante.

Se possível, separe pelo menos um dia na sua semana para fazer essa reflexão, sempre tentando reavaliar suas prioridades, analisar resultados de tarefas concluídas e inserir novos projetos, se for necessário.

5. Engajar

Com todas as suas listas e sistemas atualizados e organizados, está na hora de se concentrar para e se dedicar para conseguir executar essas tarefas. É nesta etapa em que conseguimos enxergar o verdadeiro aumento na produtividade.

Entretando, David Allen diz que precisamos avaliar as ações diárias seguindo três regras:

• 1. Executar Tarefas Predefinidas: Foque seus esforços em trabalhos que já estão agendados ou tem prazo definido;
• 2. Cumprir Novas Tarefas Conforme Surgem: Execute novas tarefas conforme elas surgem, principalmente se forem imprevistos ou urgências do dia.
• 3. Revise e Atualize Listas: Separe um tempo diariamente para atualizar suas listas e adicionar novas tarefas. Isso permite que você mantenha tudo sempre organizado.

Aprendeu o que é o método GTD?

Esperamos que nosso artigo tenha ajudado você a entender o que é o método GTD e como essa ferramenta poderosa pode ser utilizada para organizar sua rotina de forma eficaz e aumentar a sua produtividade.