Entenda o que é Matriz de Eisenhower e como aplicá-la

A capacidade de organizar e priorizar demandas são habilidades necessárias para ocupar um cargo de liderança e gerar bons resultados.

A Matriz de Eisenhower é uma técnica que permite colocar essas habilidades em prática para definir bem suas prioridades e auxiliar sua tomada de decisão.

Simples e efetiva, essa ferramenta pode ser usada no planejamento estratégico de qualquer empresa e até mesmo na rotina de profissionais.

Confira nosso artigo para entender melhor o que é a Matriz de Eisenhower e como aplicá-la em seu trabalho ou vida pessoal.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma técnica de gestão de tempo que organiza tarefas por sua urgência e importância, permitindo priorizar trabalhos mais relevantes com eficiência.

A matriz é composta por quatro quadrantes:

• Importante e urgente
• Importante, mas não urgente
• Não importante, mas urgente
• Não importante e não urgente

Quem apresentou os conceitos iniciais para a criação da técnica foi o 34° presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.

O método foi criado porque ele notou que diversas pessoas perdiam muito tempo em atividades que eram urgentes, mas não eram importantes.

Em sua visão, era preciso que as pessoas se concentrassem nas tarefas importantes por mais que elas não sejam urgentes.

Nesse contexto, a matriz se tornou uma ferramenta útil para gerenciar tempo e tomar melhores decisões.

Contudo, é importante ter um bom discernimento para classificar se atividades são importantes e urgentes.

Como distinguir tarefas importantes e urgentes na Matriz de Eisenhower?

Como foco na simplicidade, a Matriz de Eisenhower é uma excelente metodologia para auxiliar na tomada de decisões.

O método consiste basicamente em classificar trabalhos nos quatro tipos de tarefas que citamos.

Dessa forma, será possível definir uma estrutura para analisar seus itens e decidir a prioridade de cada um deles.

O primeiro passo para colocar a técnica em prática é identificar a categoria de suas atividades:

• Importante e urgente: são tarefas que precisam ser feitas imediatamente e irão gerar um impacto significativo para seus objetivos.
• Importante, mas não urgente: são tarefas que irão contribuir com seu objetivo a longo prazo, mas não precisam ser feitas imediatamente.
• Não importante, mas urgente: são tarefas que precisam ser feitas o quanto antes, mas não contribuem para seus objetivos.
• Não importante e não urgente: são tarefas que não precisam de atenção.

Depois de identificar as atividades de sua matriz, será necessário tomar decisões sobre como e quando serão realizadas:

• Tarefas importantes e urgentes: devem ser sua maior prioridade, enquanto tarefas não urgentes e não importantes podem ser ignoradas.
• Tarefas importantes, mas não urgentes: podem ser agendadas para depois.
• Tarefas não importantes, mas urgentes: é importante lidar com elas o quanto antes para evitar consequências negativas.

Como os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower são divididos

Como explicamos, a Matriz de Eisenhower utiliza a divisão de tarefas para entender demandas que precisam ser priorizadas, agendadas e delegadas.

Confira a seguir uma representação gráfica desse método:

1 ° quadrante: faça

É o quadrante reservado para tarefas que exigem uma ação imediata, tendo total prioridade.

Não deve haver dúvidas sobre os itens que se encaixam aqui, pois normalmente já são prioridade e exigem mais atenção.

2° quadrante: agende

Aqui estão localizadas as tarefas que são importantes, mas não são urgentes.

Itens dessa área precisam ser agendados para depois, afinal, irão exigir sua atenção já que estão ligados aos objetivos a longo prazo.

3° quadrante: delegue

Esse quadrante reúne tarefas que não são relevantes, mas precisam ser concluídas com urgência.

Itens encaixados aqui geralmente surgem de forma repentina e precisam de uma ação imediata.

É importante avaliar se essas tarefas não são essenciais e não exigem tempo. Então, será possível delegar as atividades para outra pessoa.

4° quadrante: elimine

Os itens deste quadrante muitas vezes não podem nem ser considerados tarefas.

De forma geral, aqui se encontram distrações e tarefas desnecessárias que devem ser evitadas e removidas de sua lista de afazeres.

Quais as vantagens de aplicar a Matriz de Eisenhower?

Essa técnica de gestão de tempo tem como principal benefício oferecer um caminho mais claro para seus objetivos.

O mapeamento e a classificação das atividades ajuda a encontrar a direção certa e a definir as prioridades para alcançá-la.

Além disso, existem algumas outras vantagens que aplicar a Matriz de Eisenhower pode gerar:

• Simplificar a tomada de decisão: visualizar as tarefas ajuda na hora de tomar decisões. Principalmente para escolher o que precisa ser feito "agora".
• Gestão de tempo eficiente: definir a prioridade de atividades em si é uma tarefa e não é tão simples. Aplicar a matriz é uma forma inteligente de priorizar as atividades mais importantes.
• Melhora na produtividade: aplicar a matriz corretamente ajuda a aumentar a produtividade ao focar nas tarefas mais importantes com uma abordagem organizada.
• Redução de estresse: otimizar o tempo e a tomada de decisões ajuda a reduzir o estresse consideravelmente.
• Foco nos objetivos: ajuda a identificar o que realmente importa para seus objetivos, não apenas atividades urgentes que serão feitas para evitar consequências.

4 dicas de como priorizar tarefas na Matriz de Eisenhower

Confira a seguir algumas dicas que irão ajudar a definir prioridades entre suas atividades dentro da matriz.

1. Use cores para identificar tarefas

Uma abordagem interessante é utilizar um código de cores para visualizar melhor os itens com alta prioridade.

Fica aqui uma sugestão de sistema de cores:

• Verde: prioridade máxima
• Laranja: prioridade secundária
• Azul: prioridade terciária
• Vermelho: não é prioridade

A ideia é que cada uma dessas cores seja aplicada em um quadrante, assim como nosso exemplo visual.

2. Defina um limite de 10 tarefas por grupo

Busque usar um número limitado de tarefas em cada quadrante de sua matriz, para garantir que fique bem organizada e fácil de entender.

Conseguir separar os itens que irão para sua matriz também irá ajudar na identificação de prioridades.

3. Crie listas de pendências pessoais e profissionais separadas

Separar pendências profissionais de profissionais é uma forma de limitar os itens que entrarão em sua Matriz de Eisenhower.

Isso é importante para diferenciar bem objetivos pessoais de objetivos profissionais, permitindo manter o foco neles no momento correto.

4. Elimine para depois priorizar

Outra forma de otimizar a organização das prioridades é eliminar as atividades desnecessárias. A ideia é preencher o quarto quadrante antes dos outros.

Isso é importante para economizar tempo na hora de organizar e planejar nosso trabalho, permitindo que o foco fique apenas em atividades produtivas.

Preparado para usar a Matriz de Eisenhower?

Esperamos que o nosso conteúdo tenha ajudado você a entender o que é a Matriz de Eisenhower e como criar uma para sua vida profissional ou pessoal.

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