Briefing: O que é como fazer um do zero [Guia Completo]

No universo empresarial e criativo, o briefing é uma ferramenta essencial que garante o desenvolvimento eficaz de campanhas publicitárias, criação novos produtos ou até mesmo execução de projetos mais complexos.

Neste artigo, iremos te explicar detalhadamente o que é um briefing, a importância de ter um modelo bem estruturado, como criar um e quais são os principais elementos que não podem faltar neste documento para que seus projetos sejam um sucesso.

O que é um briefing?

O briefing é um documento que tem como principal função reunir todas as informações e orientações necessárias para execução de uma determinada tarefa ou projeto, como uma campanha de marketing, um site, uma campanha publicitárias, entre outros.

Além disso, este documento garante que todas as partes envolvidas estejam alinhadas sobre os objetivos, expectativas e diretrizes de um projeto, reduzindo consideravelmente os problemas de comunicação e direcionamento.

Por que é importante ter um briefing?

Ter um briefing bem estruturado é vital para o sucesso de qualquer projeto. Confira a seguir alguns dos principais motivos pelos quais você deveria usar essa ferramenta:

Alinhamento de Expectativas

Conforme mencionamos anteriormente, um documento completo permite que todas as equipes envolvidas no projeto compreendam de forma clara os objetivos, metas e expectativas que precisam ser alcançados.

Ao traçar objetivos e metas claras, as equipes conseguem trabalhar de maneira focada e direcionada, o que ajuda a aumentar a produtividade e a eficiência de cada setor, ao mesmo tempo que elimina ambiguidades.

Eficiência, Organização e Planejamento

A partir de um briefing é possível criar um planejamento detalhado com todas as etapas de um projeto, alocar recursos de forma adequada, economizar recursos e definir prazos realistas para entrega de demandas.

Porém, para isso será necessário construir um documento muito bem estruturado que seja capaz de apresentar as informações mais importantes de forma clara.

Controle de Qualidade

Esse tipo de ferramenta nos permite estabelecer critérios e mecanismos de avaliação rígidos para acompanhar o progresso e controlar a qualidade de cada uma das etapas, garantindo que os resultados atendam ás expectativas do cliente.

Os mecanismos de avaliação também servem como uma ferramenta de feedback contínuo para que sua equipe faça ajustes e melhorias em diferentes aspectos sempre que for necessário.

Redução e Controle de Riscos

O briefing ajuda a identificar e antecipar possíveis problemas e desafios, permitindo que sua equipe esteja sempre preparada e tenha tempo de elaborar estratégias de mitigação para contornar eventuais adversidades.

Isso também é uma ótima forma de aumentar a eficiência do projeto, reduzir os custos de produção e evitar desperdícios desnecessários durante a fase de produção.

Ponto de Referência

Por último, mas não menos importante, um briefing detalhado serve como um ponto de referência ao longo de todo o desenvolvimento do projeto, assim como para o planejamento de projetos futuros que sejam semelhantes.

Desta forma, sua equipe pode recorrer ao documento sempre que necessário, o que ajuda a manter a consistência e a coerência do começo até o fim da produção.

Como fazer um briefing?

Agora que você já sabe o que é e para que serve esse tipo de documento, nós preparamos um passo a passo detalhado para ajuda-lo a criar um briefing que seja capaz de alinhar expectativas, direcionar sua equipe e garantir resultados satisfatórios, confira:

1. Defina os Objetivos

Antes de mais nada, será necessário determinar o que você e sua equipe desejam alcançar com esse projeto ou campanha de marketing. Para isso, é importante definir objetivos claros, específicos e mensuráveis.

Um projeto sem objetivos e metas não será capaz de atingir o potencial e os resultados esperados, independente do escopo, pois sua equipe saberá onde focar os recursos necessários.

2. Identifique o Público-alvo

Faça uma analise profunda do seu público-alvo para descobrir informações relevantes, como idade, gênero, localização, nível socioeconômico e qualquer outro fator demográficos que sejam relevantes.

Essas são informações e dados são fundamentais e vão ajudar o seu time de marketing a elaborar uma estratégia de comunicação mais assertiva, permitindo que sua empresa ou marca se conecte com o público correto.

3. Contexto

É indispensável que, durante a produção do briefing, você fale um pouco mais do contexto da empresa ou área que solicitou o projeto. Um breve histórico com informações de resultados e iniciativas anteriores precisa ser inserido no documento.

Além disso, fazer uma análise detalhada do mercado e da concorrência permite que sua equipe compreenda melhor o cenário em que o projeto será desenvolvido e quais estratégias adotar ao longo do caminho.

4. Prazos e Materiais

Faça uma lista com tudo o que será necessário entregar durante a produção do projeto, isso inclui coisas como: materiais gráficos, vídeos, relatórios, cronogramas e qualquer outro arquivo ou documento.

Não se esqueça de Estabelecer um calendário ou cronograma com todas as etapas deste projeto, incluindo prazos para de entrega para demandas menores e a data final em que tudo precisa ser entregue ao cliente.

5. Orçamento

Antes de iniciar a produção, é fundamental que você informe a equipe o orçamento disponível para aquele projeto em especifico, incluindo um relatório completo e detalhado de como e onde o dinheiro será investido.

6. Delegue Funções

Crie uma lista com o nome de todas as pessoas que estarão envolvidas na produção e suas respectivas funções dentro daquele projeto, pois isso mantém a equipe organizada e deixa mais fácil encontrar quem é o responsável por cada etapa.

7. Defina os KPI's do seu briefing

Para conseguir medir sucesso do projeto em diferentes etapas da produção, é indispensável que você estabeleça KPI's (Key Performance Indicators) desde cedo. Os indicadores variam de acordo com o objetivo de cada projeto.

8. Fluxo de Aprovação

Uma excelente estratégia para aumentar a eficiência da equipe, é criar um processo de aprovação muito bem detalhado para cada etapa com o nome dos responsáveis que devem aprovar as demandas e um prazo limite de aprovação.

Como estruturar seu briefing

A seguir, preparamos um exemplo para te ajudar a estruturar o seu primeiro briefing, confira:

1. Título e Identificação do Projeto: Aqui você vai colocar o nome do projeto e a data de criação do briefing;
2. Introdução: Parte designada para descrever a visão geral do projeto, o porque eles está sendo criado e o contexto;
3. Objetivos: Informe os objetivos gerais e o resultados que espera alcançar com este projeto;
4. Público-Alvo: Coloque todas as informações relevantes a respeito do público-alvo que você pretende atingir;
5. Escopo do Projeto: Aqui você precisa detalhar tudo que será necessário para executar o trabalho, incluindo cronograma, prazos, materiais, etc.
6. Mensagem: Informar de forma clara e objetiva qual a mensagem este projeto deverá comunicar ao público. Importante definir os tons e a voz da persona;
7. Orçamento: Definir o orçamento, composição da equipe e as ferramentas necessárias;
8. Limitações: Entender as limitações orçamentárias e possíveis restrições legais;
9. KPI`s: Definir metas quantitativas e os indicadores de desempenho que serão rastreados;
10. Plano de Aprovação: Definir como serão feitas as aprovações, revisões e possíveis ajustes.

Vale ressaltar que não existe uma formula exata para estrutura um briefing, este é apenas um dos diferentes modelos disponíveis na internet. A formatação e as informações podem variar de acordo com a especificidade de cada projeto, empresa ou campanha.

Aprendeu o que é briefing e como fazer um?

Esperamos que nosso artigo tenha te ajudado a entender o que é briefing, para que ele serve e como é fácil montar um documento eficaz. Lembre-se que está é uma ferramenta que tem como objetivo facilitar a execução do projeto e melhorar a colaboração entre as equipes.