Workflow: o que é e como criar?

Para entregar um produto ou um serviço para os seus clientes, toda empresa realiza uma série de atividades seguindo certos procedimentos e em uma ordem estabelecida. E essa organização de trabalho é chamada de workflow.

Esse fluxo de trabalho organizado e automatizado ajuda as empresas a organizar, otimizar e acompanhar os processos utilizados em seus negócios. Assim, melhorando os resultados e conectando todas as áreas da sua empresa.

Por isso, preparamos esse artigo para que você aprenda o que é um workflow, os seus tipos para aplicar na administração da sua empresa e também alguns exemplos de ferramentas para utilizar no seu negócio.

O que é workflow?

O termo workflow vem do inglês, que traduzindo significa fluxo de trabalho. É a maneira como os processos da sua empresa são realizados, e podem ser ilustrados com uma sequência de etapas que precisam ser concluídas em um diagrama ou lista de verificação.

Workflow é basicamente um trabalho fluindo de uma etapa para a outra de maneira organizada, garantindo um trabalho menos engessado e com o mínimo de gargalos possíveis.

Um workflow pode ser executado completamente sozinho ou pode envolver uma equipe de várias pessoas. Não pode confundir workflow com uma tarefa ou um conjunto de tarefas, pois isso seria um projeto. O workflow é uma cadeia de tarefas em sequência.

De forma prática, o workflow é uma automação de processos da sua empresa, nos quais as informações, tarefas e documentos passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada sequência pré-estabelecida.

Quais as vantagens de um workflow?

Após entender melhor o que é um workflow, separamos algumas vantagens de se implementar essa forma de gestão na sua empresa.

Agiliza o gerenciamento de tarefas

Ao padronizar os processos, as tarefas são cumpridas com mais rapidez e precisão, além de definir qual é a responsabilidade de cada colaborador. Dessa forma, ninguém acaba sendo sobrecarregado e existe uma transparência na distribuição de funções.

Oferece fluidez no andamento das tarefas

Como uma linha de produção, o workflow define claramente as funções que cada um dos colaboradores deve executar. Isso proporciona uma fluidez no andamento das atividades, e também diminui o tempo gasto na execução de cada uma delas.

O workflow acaba sendo um ótimo catalisador para acionar os processos e impedir que a empresa pare, afinal os funcionários são seres humanos e cada um tem uma forma de trabalhar.

Otimiza os produtos e serviços entregues aos clientes

O resultado de um workflow bem feito é notado também pelos consumidores. Por ser uma excelente ferramenta para o customer success, os clientes percebem que os produtos e serviços são entregues mais rápidos e com mais qualidade.

Atualmente, melhorar a experiência do consumidor com um trabalho mais ágil é algo muito importante, uma vez que as empresas têm buscado soluções para aumentar os níveis de satisfação no mercado e criar um valor diferenciado.

Reduz a quantidade de erros e etapas desnecessárias

Se você deseja reduzir os erros e eliminar etapas desnecessárias, é fundamental adotar um modelo de workflow para o seu negócio. Por exemplo, uma ferramenta que mapeia os fluxos de trabalho ajuda a identificar possíveis gargalos no processo.

Simplifica a comunicação interna

Para evitar problemas de comunicação interna na sua empresa, é bom utilizar um bom workflow. Além dos problemas de produtividade e financeiro que isso pode gerar, a falha de comunicação pode gerar uma queda significativa do desempenho da empresa.

Diminui o volume de gastos

De maneira geral, podemos concluir que o objetivo e as vantagens de se utilizar um sistema de workflow é para resultar uma diminuição do volume de gastos da empresa.

Ao eliminar processos desnecessários, organizar as tarefas. Isso contribui para uma maior produtividade da equipe, gerando um retorno para sua empresa com menos recursos humanos e materiais.

Tipos de workflow

Ao entender o que é workflow e os benefícios para o seu negócio, é importante dizer que existem vários tipos e quando você e a sua equipe forem definir os fluxos, vão saber identificar e escolher qual o tipo mais eficiente e que se adapta ao seu processo.

AD Hoc

AD Hoc é uma expressão em latim que significa "para esta finalidade", geralmente é utilizada para um fim específico.

Esse tipo de workflow é feito de maneira manual, onde os itens podem ser alterados ou movidos de acordo com procedimentos estabelecidos pela empresa. É o tipo mais simples e flexível de fluxo de trabalho.

Produtivo

Workflow de produção, ou produtivo. Esse está ligado aos processos que podem ter intervenção humana ou não. Precisa ser mais robusto, pois deve processar um grande número de dados e controlar vários procedimentos e regras da empresa.

Administrativo

Este tipo de workflow é bem menos flexível, por envolver processos burocráticos. Esse fluxo de trabalho é orientado às rotinas das demais tarefas empresariais, como: financeiro, gestão RH, etc.

Devido a sua rigidez nos processos e por não possuir um grande volume ou variação, acaba sendo mais fácil construir uma ferramenta para organizar a partir de um workflow.

Colaborativo

O workflow colaborativo envolve o trabalho coletivo para ser executado a fim de garantir bons resultados. 

Por envolver diversos times dentro da empresa, este processo é um dos mais completos. Esse fluxo de trabalho acaba não oferecendo tanta agilidade por demandar ações repetidas até que o objetivo final seja atingido.

Transacional

O workflow transacional, é o processo de trabalho onde as tarefas são feitas de maneira conjunta, porém, em unidades diferentes. Pensando em garantir uma aplicação exata e mais confiável.

Como fazer um workflow?

Após apresentar os tipos e entender o que é um workflow, preparamos um pequeno guia para explicar os passos para se fazer um bom workflow.

Analise os processos internos da sua empresa

Para iniciar qualquer otimização deve ser feita uma análise detalhada dos processos internos da empresa como eles estão atualmente. Com isso você saberá o que funciona e o que não funciona e assim conseguirá seguir os melhores caminhos para a sua produção.

Defina os responsáveis

Para manter um bom controle sobre o andamento dos processos do workflow, é primordial definir de maneira clara quem é o responsável de cada tarefa.

Escolha o início do processo

O início dos processos deve ser determinado a partir de uma situação para que o fluxo de trabalho funcione, e é muito importante que não tenha dúvida sobre essa informação.

Liste tarefas, desvios e ações

É fundamental listar no planejamento todas as etapas e possíveis desvios para que o fluxo de trabalho se encaixe no programado.

Indique o final

É importante que todo workflow tenha definido um gatilho inicial para começar o processo e um marcador que indique o seu final.

Existem metodologias que auxiliam o workflow?

Existem algumas metodologias e ferramentas que, se aplicadas com precisão, ajudam na hora de construir um bom workflow. Conheça algumas dessas metodologias para ajudar a sua equipe durante os processos.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um acrônimo que significa plan-do-check-act (planejar, fazer, checar e agir). Uma ferramenta dividida em quatro etapas que vai desde o diagnóstico dos problemas até as ações para melhorá-las.

Essa metodologia é implementada para melhorar a qualidade e eficiência dos processos durante a gestão de projetos.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa ou também chamado de Diagrama de Causa e Efeito, foi criado no Japão pós-guerra com o objetivo de alavancar a economia do país.

Esta ferramenta é aplicada para identificar causas de problemas específicos. Formado por uma linha horizontal que determina o problema, e utiliza ramos que vão separando para as laterais mostrando os possíveis erros.

Uma vez que permite simplificar as perspectivas de um problema, facilitando a identificação da sua causa, a aplicação dessa metodologia é bastante eficiente na gestão de qualidade.

Análise de Pareto

Um dos diferenciais dessa metodologia é identificar de forma direta e objetiva as principais causas dos problemas verificados e priorizar as suas melhorias. Além de distribuir e organizar os itens conforme a frequência com que ocorre.

Ferramentas de workflow

Separamos também algumas ferramentas para ajudar a organizar a sua empresa e otimizar os processos dos fluxos de trabalho.

1. Zeev

O Zeev é uma ferramenta de workflow que vai ajudar na organização da sua empresa. Ela possibilita que o trabalho flua automaticamente de um colaborador para o outro, com base no que foi determinado para o seu processo.

A plataforma possui alguns fluxos já pré-definidos para você utilizar, a ferramenta é paga e eles possuem uma versão de teste. São diversos processos automatizados, que podem ser relacionados com diferentes departamentos da sua empresa: RH, Financeiro, entre outros.

2. Movidesk

O Movidesk é uma plataforma de Help Desk e Service Desk que possibilita organizar todas as etapas do workflow de uma operação de atendimento, de forma bem prática e intuitiva.

O software tem um sistema de atendimento ao cliente que permite centralizar todos os canais de contato, automatizar os processos de suporte e atendimento, acompanhar o desempenho da equipe e medir o nível de satisfação dos clientes.

3. Asana

Asana é uma ferramenta online de gerenciamento e organização de tarefas. É possível administrar, criar trabalhos, dividir as tarefas de forma rápida e prática dentro da plataforma, além de poder definir responsáveis e prazos.

Para utilizar a plataforma basta realizar um cadastro com seu e-mail e informações pessoais. A partir daí, basta criar um time e definir quem serão os convidados do grupo de trabalho e assim dividir as tarefas entre a sua equipe.

4. HEFLO

O HEFLO foi criado por uma startup brasileira e é uma ferramenta totalmente online. Nela é possível criar seus fluxos de trabalho sozinho ou em equipe, compartilhar com o cliente e até gerar documentação automaticamente.

5. Operand

O Operand é uma plataforma que permite o gerenciamento do fluxo de trabalho de uma equipe ou da empresa como um todo de forma completa. É possível fazer fluxos em desenho, criar tarefas e processos para poder organizar o dia a dia da sua empresa.

Alguns cuidados com o workflow

Alguns erros podem ser comuns durante o processo do seu fluxo de trabalho, então nada melhor que evitá-los para garantir os melhores resultados para a sua equipe.

• Evite a repetição de processos;
• Seja cuidadoso com a diagramação da informação;
• Formule uma boa legenda;
• Capacite os colaboradores.

Aprendeu o que é workflow?

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender o que é workflow, os seus tipos e como aplicá-lo na sua empresa.

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