Ordem de serviço: o que é e para que serve

A Ordem de Serviço, também abreviada como OS, é um documento que formaliza a prestação de serviço a um cliente. 

Este recurso é bastante útil e relevante para as empresas. Isso porque a partir do momento que empresas passam a atender muitos clientes, existe uma necessidade de organizar processos e definir as rotinas que irão auxiliar o gerenciamento do seu negócio.

Isso é importante porque manter a organização traz benefícios para os empreendedores, que vão contar com processos que fluem da melhor forma possível. 

Portanto, organizar um negócio influencia positivamente em seus resultados.

Implementar este documento é uma das maneiras de adicionar valor ao serviço que está sendo prestado. Agindo como guia para o processo de contratação e execução dos trabalhos.

Confira o nosso artigo para aprender mais sobre o que é ordem de serviço, seus benefícios e quais as melhores ferramentas para implementá-la. Vamos lá?

O que é uma ordem de serviço?

A Ordem de Serviço (OS) é um documento que tem como função formalizar o serviço de uma empresa prestada a um cliente. Este é o primeiro passo da organização de trabalho de um negócio.

Com este documento, as empresas prestadoras de serviços são capazes de planejar e organizar suas demandas, otimizando o atendimento e o controle do fluxo de trabalho.

A OS pode ser usada para oficializar diversos tipos de atividades, como serviços de limpeza, transporte, manutenção, criação de campanhas de marketing, entre tantas outras opções.

O documento pode ser criado a partir da demanda de um cliente ou do fechamento de um contrato. Além disso, é algo obrigatório para poder iniciar a prestação de serviços de forma regular.

Portanto, o documento pode ser considerado uma ferramenta de comunicação interna fundamental para organizar as equipes e todos os recursos necessários para executar os serviços.

Sua importância se dá ao fato de registrar as informações sobre o serviço, definindo quando o serviço será prestado, quem será o cliente e qual será seu custo.

Para que serve a ordem de serviço?

Este documento tem a principal função de profissionalizar o gerenciamento de negócios de prestadores de serviços, documentando todas as informações relacionadas à venda e entrega do serviço.

Ao implementar essa documentação, empresas centralizam estas informações e facilitam o gerenciamento de dados no dia a dia. Algo essencial para o controle de qualidade, controle de estoque e gestão financeira.

De forma prática, o documento funciona assim: 

1. Um cliente chega a uma empresa com sua demanda e solicita um orçamento.
2. A área comercial da empresa fecha negócio, definindo o preço e os outros detalhes
3. Ao finalizar a negociação, o responsável irá emitir o documento, organizando seu trabalho. 

O que uma ordem de serviço precisa ter?

É preciso que a atividade exercida pela empresa e o serviço que será prestado estejam informados na ordem de serviço. Além disso, algumas informações adicionais também precisam ser listadas.

Uma OS padrão precisa contar com as seguintes informações:

• Número da ordem de serviço
• Descrição do serviço a ser prestado
• Valor cobrado pelo serviço
• Local onde o serviço será prestado
• Dados do cliente: nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço, telefone
• Data de emissão
• Método de pagamento

O nome do responsável pelo serviço, razão do pedido, laudo técnico e diversos outros dados relevantes também podem ser adicionados. 

Desta forma, a OS servirá o propósito de um documento de autorização, permitindo o início de algum determinado serviço. Além, é claro, de fornecer as informações essenciais sobre o trabalho contratado. 

Uma dica importante é personalizar as OS de acordo com as necessidades e serviços executados pelo seu negócio. Desta forma será possível padronizar os documentos e facilitar a organização.

Benefícios de utilizar a ordem serviço

Como já explicamos, este documento é essencial na organização de processos e das informações de empresas. Além disso, usar a OS também pode trazer diversos outros benefícios para um negócio.

Confira os principais benefícios que uma boa aplicação deste documento pode trazer. 

• Organizar de forma otimizada os pedidos de acordo com a capacidade de atendimento de um negócio. 
• Assegurar que os serviços serão prestados no prazo e com as especificações combinadas.
• Ajuda a controlar a produtividade da equipe.
• Fornece dados organizados para um cálculo mais preciso de materiais e mão de obra necessária para a prestação do serviço.
• Ajuda a fazer o gerenciamento de estoque. 
• Fornece dados para calcular o preço correto a ser cobrado pelo serviço.
• Auxilia no controle de manutenção de equipamentos. 
• Auxilia no gerenciamento de finanças. 
• Dá detalhes sobre o trabalho aos colaboradores.

Principais benefícios de usar um sistema online para emitir a ordem de serviço

Existem sistemas online que integram o gerenciamento financeiro e de processos de negócios. Estas ferramentas podem trazer uma variedade de facilidades para a gestão de negócios. 

Confira os principais benefícios de usar este tipo de plataforma.

Organização de documentos

As ferramentas de organização reforçam a principal característica das OS: organização de informações e documentos. 

O sistema digital pode automatizar o processo de envio de documentos internos e os documentos gerados para os clientes. Isso economiza tempo e facilita o fechamento do mês.

Confirmação de recebimento de e-mail

Outro benefício muito relevante oferecido pelas ferramentas digitais é a notificação de recebimento quando clientes visualizam a ordem de serviço.

Este recurso auxilia os integrantes da equipe de vendas a monitorar propostas e agilizar o processo de fechamento de negócios.

Acaba com a papelada

Utilizar uma ferramenta digital permite a abolição da papelada por parte dos negócios. Afinal, as informações estão registradas em sistema digital.

Desta forma a emissão das ordens será completamente digital, reduzindo a necessidade e quantidade de papéis impressos.

Atualização em tempo real

Em certas ocasiões, é normal que a ordem de serviço seja alterada diversas vezes durante a contratação e a execução do trabalho.

Portanto, contar com uma plataforma online de gerenciamento permite atualizar estes dados em tempo real. Isso evita problemas gerados por inconsistências com OS antigas, como informações desatualizadas.

Integrações com outras áreas do negócio

A maior vantagem que estas ferramentas digitais podem oferecer é a integração com outras funções de um negócio.

Boas opções de ferramentas podem contar com a confirmação de pedidos junto a ordem de serviço, atualizar automaticamente a quantidade de produtos em estoque, fornecer informações sobre fluxo de caixa para o setor financeiro, dentre diversas outras opções.

Além disso, ferramentas integradas também oferecem a opção de emitir a NFS-e, otimizando o trabalho.

4 Melhores ferramentas para emitir a ordem de serviço

Agora que você já aprendeu o que é uma ordem de serviço, sua importância e benefícios, confira algumas das principais ferramentas para facilitar a emissão deste documento.

1. GestãoClick

O GestãoClick é um sistema ERP que oferece uma grande variedade de recursos, incluindo a emissão de ordem de serviço e integração com outras funcionalidades.

As outras funcionalidades são:

• Gerenciamento de estoque
• Financeiro
• Emissão de notas
• Gerenciamento multiempresas
• Relatórios
• Cadastros
• Vendas
• Contratos
• Gerenciamento de funcionários
• Atendimento 
• Agenda

O serviço oferece 4 planos diferentes que podem ser contratados através do pagamento mensal, trimestral, semestral ou anual.

2. Online OS

O Online OS é outra opção de ferramenta para gerenciamento financeiro que conta com a emissão de ordens de serviço, além de oferecer uma variedade de outros recursos.

A plataforma também oferece ferramentas de gerenciamento em serviços, financeiro, estoque, PDV, vendas, relatório e formulários integrados. 

Assim como a opção interior, o serviço conta com 4 planos de contratação que podem ser pagos de forma anual, semestral, trimestral e mensal.

3. Rabbot

Uma plataforma mais simples, focada apenas na emissão de ordem de serviço, é o Rabbot. Todas as funcionalidades foram desenvolvidas para o gerenciamento e controle das OS.

Além disso, os recursos foram criados pensando em transportadores, serviços de transporte, seguradoras, locadores e gestão de manutenção. Portanto, serviços destas áreas podem contar com mais comodidade na hora de gerar as OS.

4. Auvo

A Auvo é uma plataforma de gestão de serviços que busca oferecer as ferramentas necessárias para tornar a empresa de seus usuários mais produtiva.

Através da ferramenta é possível cadastrar e emitir ordens de serviço digital, além de oferecer recursos para gestão financeira, notas fiscais automáticas, localização de equipe, envio automático de faturas, roteirização da agenda e até mesmo helpdesk de atendimento.

Preparado para atualizar seu sistema de emissão da ordem de serviço?

Esperamos que o nosso artigo tenha ajudado você a entender o que é a emissão de ordem, além de apresentar ferramentas que facilitam o controle deste documento.

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