Como emitir nota fiscal eletrônica [Guia 2024]

O processo de emitir uma nota fiscal faz parte da rotina de qualquer tipo de negócio, apesar disso, muitas pessoas que estão empreendendo na internet têm dúvidas sobre o assunto.

Saber como emitir a nota fiscal eletrônica é algo que torna o gerenciamento de negócios muito mais simples, prático e rápido.

Apesar disso, não é tão fácil entender sobre todos os tipos de notas fiscais, ferramentas de emissão, autorizações do governo e certificados necessários para emitir suas notas.

Para ajudar você, preparamos esse artigo com o passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas e uma explicação sobre os principais tipos de notas. 

O que é a Nota Fiscal Eletrônica ?

A Nota Fiscal Eletrônica - NF-e é um documento digital que registra a venda de mercadorias e prestação de serviços, algo essencial para manter um negócio funcionando de acordo com a lei.

Muitas empresas têm a obrigação de emitir esse tipo de documento fiscal, portanto, é essencial contar com um responsável que entenda esses processos e saiba como fazer a nota fiscal. 

Quais as principais vantagens de emitir a Nota Fiscal?

Saber como fazer a Nota Fiscal Eletrônica também oferece ótimos benefícios para os consumidores e o seu negócio. Confira essas vantagens a seguir.

1. Melhora a produtividade

Emitir suas notas eletronicamente também pode aumentar a produtividade do seu negócio. Isso acontece porque o preenchimento da nota é online, deixando de lado a necessidade de realizar processos manuais. 

Algumas das ferramentas disponíveis para contratação também contam com recursos para preenchimento automático de dados. 

2. Segurança

Emitir esse documento também permite que o seu negócio seja mais transparente, gerando mais confiança ao seu público.

3. Reduz gastos

Por se tratar de um processo 100% digital, não é preciso gastar com impressoras, seus insumos nem mesmo espaço para armazenar esses documentos. 

4. Controle

É mais fácil manter um controle fiscal e financeiro do seu negócio através de documentos digitais. 

Isso permite buscar por informações como dados de tributação, valores totais e produtos vendidos de uma forma muito mais fácil usando o emissor de notas.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

O passo a passo de como emitir uma nota fiscal é bem simples. Será preciso passar por apenas algumas etapas e os processos podem ser feitos online.

Confira os passos a seguir e aprenda como fazer a Nota Fiscal Eletrônica.

1. Saiba quais notas você deve emitir

Assim como explicamos, existem diversos tipos de notas: NF-e para produtos, NFC-e para vendas ao consumidor no varejo e NFS-e para serviços.

Seu primeiro passo deve ser definir qual nota será emitida pelo seu negócio. É possível emitir tipos diferentes através de processos diferentes.

2. Cadastre-se no governo

O credenciamento aos órgãos competentes de sua cidade ou estado é necessário para emitir suas notas. 

Quem precisa emitir a NF-e deve fazer o cadastro na SEFAZ - Secretaria de Fazenda do Estado. Já quem deseja emitir a NFS-e precisa se cadastrar à prefeitura do seu município.

Na maior parte dos casos esse cadastro pode ser feito online usando o CPF e RG do responsável, além do contrato social da empresa.

Contudo, é importante consultar sobre a legislação de sua região. Caso tenha dúvidas, busque um contador para saber quais são os processos burocráticos.

3. Adquira seu certificado digital

Na grande parte dos casos será necessário usar um certificado digital para assegurar a validade jurídica das notas fiscais eletrônicas emitidas.

Esse certificado é importante no processo por funcionar como uma assinatura digital, o que garante acesso aos sistemas do governo e autenticidade de transações digitais.

É possível adquirir seu certificado através da ICP-Brasil - Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, da Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, SERPRO e Receita Federal.

Contudo, é importante ressaltar que o certificado é obrigatório apenas na emissão de NF-e, enquanto a NFS-e pode ser emitida apenas com a Senha Web.

4. Adquira um software de emissão

Por fim, também será necessário um software emissor. É possível utilizar opções gratuitas como a oferecida pela Sefaz ou versões disponíveis para aquisição. 

A principal diferença é que os softwares emissores contratados geralmente oferecem mais recursos e são mais inteligentes. 

A contratação desses serviços também garante a integração do emissor com seu sistema de gerenciamento de negócios.

5. É hora de emitir suas notas fiscais

Depois de passar por todos os processos necessários e como acesso ao sistema do governo, além do seu emissor, é hora de emitir suas notas fiscais.

Fazer isso é simples, é preciso apenas clicar na opção "Emitir NF-e" ou "Emitir NFS-e" e então preencher os espaços com as informações necessárias sobre a venda e o cliente.

Os dados que são exigidos geralmente são:

• Nome ou razão social
• Endereço, e-mail e telefone do cliente
• Data de emissão
• Natureza da operação e local da transação
• Código de atividade 
• Valor da transação e outras despesas como seguros, fretes e descontos
• Impostos
• Dados do transportador, caso exista
• Quantidade, preço e porcentagem de tributos
• Descrição em detalhes dos produtos e serviços

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica usando seu CPF?

É possível emitir a nota fiscal usando seu CPF, contudo, é preciso conferir se a empresa contratante aceita este tipo de nota ou exige CNPJ.

Caso a empresa em questão aceite, é preciso apenas:

• Fazer seu cadastro de autônomo na prefeitura de sua cidade.
• Pagar pela taxa de serviço.
• Usar seu número de registro e emitir suas notas fiscais eletrônicas.

Melhores sistemas ERP para gerenciar seu negócio e emitir Nota Fiscal Eletrônica

Os ERPs são sistemas modernos que ajudam empresas de todos os tamanhos a gerenciar seus negócios e processos. 

As principais aplicações deste tipo de sistemas são para: finanças, controladoria, manufatura, suprimentos, vendas e serviços.

Essa ferramenta também é capaz de emitir as notas fiscais necessárias para as operações do seu empreendimento.

Caso tenha interesse em usar este recurso em sua empresa, confira a seguir as melhores alternativas do mercado.

1. GestãoClick

O GestãoClick é um sistema que permite emitir os 3 tipos de notas eletrônicas: NF-e, NFC-e e NFS-e. Além disso, é possível armazená-las em um arquivo XML de forma simplificada.

O serviço é bem avaliado, atendendo mais 10 mil clientes no país, sendo alguns deles Terra, SEBRAE, Band, O Globo e outras marcas populares.

A ferramenta também oferece aos seus usuários funcionalidades de controle como:

• Agenda
• Financeiro
• Estoque
• Contratos
• Vendas
• Cadastros
• Relatórios
• Atendimento
• Funcionários
• Notas

O sistema também permite o gerenciamento de CNPJs diferentes para que controle múltiplas empresas.

2. Conta Azul

A Conta Azul se especializa em oferecer sistemas ERP voltados para pequenas empresas do mercado brasileiro.

Através do serviço é possível fazer o gerenciamento de vendas, fazer integração bancária, controlar perfis de usuários e emitir notas fiscais eletrônicas.

A ferramenta funciona online e pode ser acessada de qualquer local, além disso, também mantém o foco na segurança de seus usuários.

3. Tiny ERP

O Tiny ERP é uma ótima alternativa que também tem como foco atender pequenas empresas, e-commerces, prestadores de serviços, varejo e indústrias.

Para emitir as notas fiscais com a ferramenta é preciso escolher um plano que ofereça este recurso. 

4. eGestor ERP

Por fim, a última adição em nossa lista é o eGestor ERP. Esse é um sistema desenvolvido para micro e pequenas empresas realizarem a gestão de recursos por uma ferramenta completamente online.

O serviço oferece recursos como:

• Emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e
• Emissão de boletos
• Controle financeiro
• Fluxo de caixa
• Controle de vendas 
• Controle de estoque

Aprendeu como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

Esperamos que o nosso artigo tenha ensinado você a emitir sua NSF-e de uma forma simples e prática.

Caso tenha interesse em outra ferramenta para otimizar os resultados do seu negócio, considere começar a utilizar um chat online.

O JivoChat é uma ferramenta de atendimento online que permite unificar canais de comunicação como Facebook, Instagram, WhatsApp e o chat do seu site em um só lugar.