O que é KPI e qual é sua importância

Saber o que é um KPI é essencial para que você consiga avaliar corretamente o desempenho do seu empreendimento.  

Eles são utilizados em diferentes etapas e níveis para avaliar o sucesso, e também o desenvolvimento da sua empresa.

Por isso, definir seus KPI e acompanhá-los é importante se você quiser minimizar a chance de riscos, manter a sua equipe motivada e ainda fazer uma boa gestão do seu empreendimento.

Acompanhando os KPIs é possível predizer se sua estratégia está funcionando ou quais são outras métricas que seriam relevantes de acompanhar. 

Mas se você ainda não sabe o que é um KPI, não se preocupe, pois nesse artigo nós vamos esclarecer todas as suas dúvidas sobre esse assunto.  

O que é KPI?

Embora ainda não tenhamos abordado o que é KPI, é bem  provável que você já tenha uma ideia do que estamos falando, mas talvez ainda não saiba o que significa KPI.

KPI é a sigla para Key Performance Indicator, expressão originária da língua inglesa que traduzida seria bem próxima de "Indicador chave de performance".

Assim, podemos dizer que os KPIs são indicadores chaves utilizados para avaliar a performance e sucesso de uma organização, negócio, reunião e etc…

Para definir os KPIs, utilizam-se dados reais como métricas, índices e todo tipo de dado quantitativo ou qualitativo que seja relevante a um objetivo. 

Por exemplo, digamos que você tenha um ecommerce, e seu objetivo seja aumentar as vendas em 40% até o mês de junho. 

Os KPIs são as medidas que você utilizará para dizer se esse resultado foi alcançado ou não.

Mas cuidado, não confunda KPI com métrica.

KPI x Métrica x Objetivo

Se o conceito de o que é KPI ainda não ficou muito claro pra você, não se preocupe, pois vamos diferenciar KPI e métrica para que você entenda bem qual é a diferença entre eles. Confira:

• Objetivo: O objetivo que você está tentando alcançar, um exemplo, é aumentar as vendas.
• KPI: As medidas que ajudam você a entender se você está alcançando o resultado esperado, um exemplo, número de compras efetivadas.
• Métricas: são medidas, números ou valores, que são usadas para acompanhar um processo específico.  Um exemplo de métrica é "visitas no seu site mensais" ou "porcentagem de homens que visitam seu ecommerce"

Dessa maneira é importante observar que o KPI é um indicador criado a partir das métricas, mas que estão sempre associados a um objetivo de conversão. 

Enquanto as métricas trazem informações, os KPI trazem os resultados. 

A métrica é apenas um dado a ser mensurado, não apresentando objetivo certo ou concreto. 

Já o KPI tem um objetivo. Uma métrica pode virar um KPI se ela for muito importante para um dado.

Quais são as vantagens de definir KPIs

Você já sabe o que é KPI, mas já sabe quais são as vantagens em utilizá-los nas suas estratégias? Confira algumas dessas vantagens:

• Mantém seu time mais focado: se sua equipe sabe quais são os objetivos,  onde precisam chegar e como alcançá-los eles se tornam mais eficientes contribuindo com  performance da equipe como um todo, além de mantê-la alinhada com os objetivos da empresa. 
• Previne contratempos: Você mantém monitoramento constante através do KPIs, e dessa forma é capaz de identificar fatores de risco dentro da sua empresa, evitando perdas ou danos.
• Permite que você realize ajustes: Através dos KPI você consegue ver onde há falhas na suas estratégias ou onde suas estratégias estão sendo bem sucedidas dessa forma é mais fácil ajustá-las. 
• Mantém suas equipes responsáveis: A escolha dos KPIs corretos faz com que sua equipe acompanhe seus progresso, dessa forma eles se sentem mais responsáveis pelo andamento dos projetos.
• Melhora a tomada de decisão: Você toma as decisões com base nos dados atuais, sendo menos arriscado.  

Como definir KPIs para o seu negócio

Não existe uma regra para definir um KPI, mas como já foi mencionado um KPI precisa ter um objetivo, sendo esse o passo mais importante na definição dos seus KPIs..

Mas fica mais fácil de você defini-los quando já possui dados e conta com as ferramentas corretas para realizar essa ação. 

Obtenha dados

Antes de definir um KPI para qualquer ação ou estratégia, você precisa ter alguns dados e métricas relevantes, para poder fazer uma comparação, sem esses dados fica impossível saber se você melhorou o seu desempenho ou não.

Por isso as ferramentas de CRM,  reúnem e integram dados para  que sua equipe se mantenha atualizada, desde informações pessoais dos seus clientes até a preferência de compra. 

O RD Station, que é a principal ferramenta de CRM e automação de Marketing digital da américa latina, ela possui planos pagos e gratuitos para que você possa obter os dados mais relevantes e utilizá-los nos seus KPIs. 

Dessa forma você poderá utilizar os dados obtidos para fazer uma comparação futura quando definir os seus KPIs. 

Defina um objetivo

O objetivo deve ser definido, pois é a partir dele que você definirá quais serão os KPIs para monitorar seus resultados. 

Basta você analisar o seu empreendimento e realizar essa pergunta para te ajudar a definir o seu objetivo: Qual é o resultado desejado?

O que você quer fazer da sua empresa? Aumentar as vendas pode ser uma das respostas para essa pergunta, ao responder essa pergunta você encontra um objetivo. 

Mas lembre-se que o objetivo deve estar alinhado com a situação atual da sua empresa.

Você deve pensar quais são os benefícios que esse objetivo trará para ela.  O que você espera atingir ao chegar nesse resultado?

Dessa maneira fica mais fácil você identificar o que é importante de ser avaliado, e também se ele é um objetivo que pode ser alcançado. 

Defina uma estratégia

Depois de ter definido onde você quer chegar, é hora de traçar uma estratégia para alcançar esses resultados.

Faça um planejamento simples e objetivo, não mais do que uma página. 

Nesse planejamento você deve incluir:

• Como o progresso da estratégia será medido.
• De que maneira você ou a equipe responsável irá influenciar no resultado.
• Determinar quem será o responsável ou qual a equipe será responsável por atingir os objetivos. 

Analisando esse planejamento você consegue ter uma breve noção de quais serão os dados e métricas mais relevantes, e também consegue definir seus KPIs.

Avalie seus dados

Você pode fazer uma lista de todos os dados que são necessários para que você consiga alcançar seu objetivo. 

Uma maneira de fazer isso é comparando os dados que você já possui, com os dados que você acha que seriam relevantes para monitorar seu desempenho.

Busque também informações extras em bancos de dados para complementar as informações em falta. 

Depois de elencar todas essas informações, basta definir quais são os dados e as métricas que você considera mais relevantes para acompanhar o seu desempenho na sua estratégia.

E não esqueça de determinar uma boa frequência de avaliação dos seus KPIs.

Revise seus KPIs

Mantenha seus KPIs em constante análise para ajudar você e sua equipe a tomar as melhores decisões.

Se um KPI demonstrou não ser útil você deve eliminá-lo.

Por tanto, revise as métricas para ter certeza de que elas são essenciais, e que você não está perdendo tempo com métricas que não são importantes para o seu desempenho.

Como saber se um KPI é efetivo?

Agora que você já sabe o que é KPI e como defini-lo, vamos entender como saber se você definiu KPIs efetivos.

Definir um KPI nem sempre é uma tarefa fácil, e embora tenhamos mencionado que o KPI gira em torno de um objetivo específico, algumas empresas não entendem a importância de formulá-lo com base nos dados e objetivos da empresa.

A melhor maneira de fazer isso é definir quais são os KPIs mais apropriados para o seu objetivo, dessa maneira é importante definir KPIs que sejam efetivos.   

Para isso esses KPIs devem: 

Apresentar simplicidade

Um bom KPI é aquele que é simples e fácil de identificar, demanda uma decisão direta, sem a necessidade de adição de questões extras. 

Voltando ao exemplo do ecommerce "Quantos novos compradores temos atualmente?" 

No nosso exemplo, o KPI escolhido é a quantidade de compradores novos, ele é um dado fácil de ser compreendido, além disso não requer questões adicionais. 

É importante que os KPIs sejam compreendidos por toda equipe, pois eles são uma forma de comunicação para que os esforços estejam alinhados com o objetivo. 

Dessa forma dê preferência por facilitar essa comunicação escolhendo KPIs mais sucintos o possível.

Apresentar relevância

Um KPI efetivo deve mostrar que tem relevância.

Uma maneira de garantir essa relevância é relacionar o KPI a metas e objetivos estratégicos da empresa ou a um time específico.

Também é importante que a sua equipe compreenda quais são esses objetivos, e principalmente irão alcançá-los, dessa forma a compreensão dos KPIs é mais fácil. 

A relevância garante um aumento na probabilidade de que você consiga um bom resultado. 

Possuir objetivos alcançáveis 

Os KPIs devem indicar se você ou sua equipe estão conduzindo a estratégia de maneira correta.

Você deve definir objetivos que sejam alcançáveis, utilizar KPIs para metas inatingíveis desmotiva seus colaboradores.

Sua equipe deve estar ciente dos objetivos e dos KPIs. Ela também deve ter participação no resultado do seu objetivo.  

Dessa forma, monitorar os KPIs é uma maneira indireta de acompanhar o desenvolvimento da sua equipe.

Ser mensurável

Ele deve ser fácil de mensurar, e evitar objetivos mais gerais como:  "aumentar as vendas". 

Ele deve ser baseado em um objetivo sólido, que produza medidas qualitativas e quantitativas. 

Como o KPI que utilizamos de exemplo no início deste artigo: "Aumentar as vendas em 40% até  julho".

E como já foi comentado, ele deve ser baseado em dados obtidos em determinada escala de tempo, através dos dados que você já possui. 

Os principais tipos de KPIs

Conheça agora quais são os principais KPIs utilizados nas empresas, mas não esqueça que esses são apenas alguns deles: 

• Indicadores de desempenho de produtividade: se referem a uma comparação entre os recursos e a quantidade de entrega de um processo em determinado período. Deve vir acompanhado do indicador de qualidade, para analisar se as necessidades dos clientes estão sendo supridas.
• Indicadores de desempenho de qualidade:  são utilizados para identificar entregas fora do padrão, com defeitos, por exemplo. 
• Indicadores de desempenho estratégico: identifica se a empresa está atingindo seus objetivos estratégicos. Estão relacionados aos fatores críticos de sucesso, lucro é uma métrica de desempenho estratégico.
• indicadores táticos: são apontadas métricas para determinar se as ações traçadas por cada área estão contribuindo para que objetivos maiores sejam alcançados Precisam mostrar que seus testes e o gerenciamento da estratégia estão no caminho certo.
• indicadores operacionais aqueles que normalmente são de curto prazo e que são ligados a processos operacionais da empresa. Envolvem os colaboradores de todos os níveis da empresa cujo o principal objetivo é fornecer mais detalhes para o entendimento dos resultados dos indicadores estratégicos e táticos.

O que é KPI para Marketing Digital 

O Marketing digital se tornou uma importante ferramenta para crescimento, e divulgação das empresas no ambiente online. 

Por isso, alguns KPIs são muito relevantes para analisar o crescimento de uma empresa:

ROI (Return on Investment)

O ROI é um dos KPI mais relevantes dentro do marketing digital, pois através dele é possível avaliar se o capital investido trouxe retorno para uma empresa.

Indica se as suas estratégias de marketing devem continuar, aumentar ou diminuir o investimento em determinada campanha, principalmente campanhas que possuem o foco em conversão. 

Ele é uma ótima estimativa de lucro para e-commerce. O cálculo pode avaliar tanto o desempenho da loja em geral quanto a performance de estratégias e ações específicas. 

Custo por lead

O custo por lead é um KPI utilizado para melhorar a eficiência de campanhas.

Leads são potenciais clientes que demonstram interesse em um produto ou serviço, e deixam algum meio de contato. 

Um custo por lead muito elevado pode indicar que você precisa fazer ajustes nas suas campanhas, pois o custo por lead é calculado pela divisão do valor investido em Marketing.

CTR (Click Through Rate)

O CTR é Click Through Rate, traduzido para o português significa Taxa de Clique.

Ela indica quantos cliques determinada campanha de anúncios obteve, é importante para definir se as campanhas precisam ser ajustadas.

Se você está alcançando seu público alvo com suas campanhas. 

Para realizar o seu cálculo, basta somar o número de cliques, dividido pelo número de visualizações e multiplicar por 100.

Taxa de conversão

Taxa de conversão bastante utilizada no ambiente digital e também, para ecommerces.

Ela indica a porcentagem de visitantes do seu site que realizaram uma ação, como apertar no botão de finalizar a compra.

É uma boa opção para medir se suas campanhas estão atraindo o público correto, e que tem interesse no produto. 

E é um KPI que pode ser medido pelo Google Analytics. 

Alcance da campanha

Alcance da campanha é uma métrica utilizada para determinar para qual quantidade de pessoas suas campanhas veiculadas através do Facebook Ads, Google Ads e etc… foram entregues. 

É uma métrica importante de avaliar em conjunto com a taxa de cliques, pois ela pode indicar se você está segmentando a sua campanha para o público certo. 

O que é KPI de vendas 

Se você possui um ecommerce ou loja física e ainda não sabe muito bem quais são os KPIs que pode avaliar, trouxemos alguns exemplos para você se inspirar:

Taxa de aprovação de pedidos

Indica quantas vendas foram concluídas em um ecommerce, tendo em vista que nem todas as vendas nessas plataformas são finalizadas. 

Para calcular a taxa de aprovação você deve dividir o número de vendas concluídas pelo número de pedidos e multiplicar por 100.

Monitorar esse KPI permite que você melhore suas condições de pagamentos, e ofereça opções de pagamento variadas. 

Valor médio de venda

Para saber o quanto cada vendedor da sua equipe de vendas gera de receita em determinado período se tempo você pode utilizar essa métrica.

É uma ótima métrica para monitorar suas equipes, e modificá-las para que sejam mais eficientes.

Você só precisa dividir o valor da receita gerada por esse profissional pelo número de vendas que ele efetuou. 

Tempo de rampeamento de vendedores

É a métrica que define qual foi o tempo gasto pela equipe de vendas para atingir as metas estabelecidas.

Permite que você faça ajustes para melhorar a performance de suas equipes e gerar mais lucros em menos tempo. 

Número de visitantes do site

Número de visitantes de um site é uma das principais KPI de ecommerces, pois ele indica se as performances para atrair seus clientes estão funcionando.

Você pode analisar quais são as principais fontes de conversão. 

Ou seja, quais são os dispositivos utilizados para o acesso e aprimorar cada vez mais o seu site fazendo ele ser mais responsivo aplicando UI design.

Número de vendas

É um indicador de receita.

É o número das vendas totais realizadas, pode ser calculado por um período de tempo.

Eles ajudam a avaliar como está a aceitação do público, se você deve investir em mais ofertas ou não. 

O que é KPI para Social Media

Separamos alguns dos KPIs que são importantes para avaliar seu desempenho dentro das redes sociais. 

Engajamento

Engajamento é um dos KPIs mais conhecidos para quem faz o gerenciamento das redes sociais, como social media ou digital influencers. 

A taxa de engajamento é a quantidade de interações que suas postagens recebem, como por exemplo curtidas, reações, compartilhamentos e comentários nas suas postagens.

Ela é uma métrica importante para avaliar se você está postando conteúdo de valor. 

Tráfego

Tráfego mostra quantos dos usuários chegam  ao seu site, blog ou ecommerce através das publicações que você realizou nas redes sociais.

É um KPI para indicar a qualidade das suas publicações, pois se seu público está acessando o site através delas quer dizer que elas despertam seu interesse. 

Crescimento por canal

É um KPI que identifica o quanto sua sua marca está crescendo dentro dos canais. 

É feita uma avaliação de quantos seguidores novos você conseguiu, qual é o engajamento das suas publicações e também incluí dados de tráfego.

Descubra os próximos passos depois de aprender o que é KPI

Você aprendeu o que é KPI e qual é a importância dele para que você consiga acompanhar o desenvolvimento da sua empresa.

A estratégia multicanal também é uma estratégia relevante se você deseja que o seu empreendimento se destaque e ganhe mais visibilidade.

Não esqueça de definir KPIs que sejam práticos para que sua equipe consiga compreendê-los, e investir em boas ferramentas de CRM para obter mais dados e personalizar seus KPIs.